Crear una Evaluación de desempeño

TABLA DE CONTENIDO

• 1. Título de la evaluación y selección de evaluadores
• 2. Participantes
• 3. Preguntas
  • Configurar categorías de preguntas
  • Configuración de preguntas
  • Plantilla
• 4. Agenda y notificaciones
  • Agenda
  • Notificaciones

En Evaluación del desempeño > Evaluaciones, haz clic en el botón (+) NUEVA EVALUACIÓN en la esquina superior izquierda para crear una nueva evaluación.

El proceso de creación de la evaluación incluye las siguientes secciones:

• Título de la evaluación y selección de evaluadores
• Participantes
• Preguntas
• Agenda y notificaciones

Nota: Mientras configuras tu evaluación, puedes hacer clic en el icono GUARDAR BORRADOR Y SALIR ubicado en la esquina superior derecha para guardar tu evaluación como borrador. De esta forma, podrás editarla y completar la configuración posteriormente.

1. Título de la evaluación y selección de evaluadores

En esta sección, proporcionarás la siguiente información:

• Título de la evaluación: título de la evaluación. Por ejemplo, Evaluación de desempeño T1
• Descripción: descripción de la evaluación (opcional)
• Selección de evaluadores: haz clic en el botón para elegir los tipos de evaluaciones que deseas tener en tu evaluación, dependiendo de los evaluadores que participan en el proceso:

Notas: 

• Para los tipos de evaluadores de Responsables y Subordinados, los evaluadores se asignan automáticamente en función de la estructura interna de tu empresa. Los evaluadores no necesitan ser evaluados para poder participar
• Si activas esta función, el límite de nominaciones aplicará para cada empleado. Un mensaje les indicará el número de nominados mínimo y máximo que deben seleccionar para poder guardar su selección.
  
   

Una vez que completes los pasos anteriores, haz clic en Siguiente para continuar configurando la evaluación.

2. Participantes

En la página de Selección y gestión de participantes, puedes elegir quién recibirá feedback en este ciclo de revisión.

Para 1.) Agregar participantes, hay dos opciones:

• Usa la barra de búsqueda para encontrar a un empleado por su nombre.
• Usa los filtros para ver empleados con atributos específicos, como una ubicación, un equipo determinado, o aquellos que tienen un/a gerente asignado/a.

Los empleados disponibles se muestran en la columna izquierda. Haz clic en (+) para agregarlos al ciclo de revisión. En la columna derecha, verás a todos los EMPLEADOS SELECCIONADOS. Puedes eliminar participantes usando el icono de la papelera o hacer clic en SIGUIENTE cuando completes la selección.

En la sección 2.) Gestionar Participantes, puedes ver un resumen y la asignación de los participantes de la revisión.

• REVISADOS: Muestra los participantes seleccionados para el ciclo de revisión.
• GERENTE: Selecciona automáticamente a los gerentes de los destinatarios del feedback. Si un empleado no tiene un gerente asignado, el campo mostrará Sin revisor en gris. Puedes asignar manualmente un proveedor de feedback usando el icono de lápiz de edición o proceder sin un revisor.
• SUBORDINADO DIRECTO: Muestra a uno de los miembros del equipo subordinado como proveedor de feedback. Sin Proveedor de Feedback indica que el destinatario del feedback no tiene subordinados directos. Puedes asignar manualmente un proveedor de feedback usando el lápiz de edición o proceder sin uno.
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A la derecha, en Resumen, verás un resumen de los detalles ingresados, incluyendo la cantidad de feedback agrupada por tipos de revisión, por ejemplo, 2 autoevaluaciones o 2 feedbacks de gerentes que deben darse.

3. Preguntas

Para agregar preguntas al proceso de evaluación, sigue los siguientes pasos:

• Haz clic en (+) AÑADIR PREGUNTAS y selecciona una categoría (puedes hacer clic en el símbolo de información para leer la descripción de cada categoría)
• Haz clic en el botón (+) junto a una pregunta para agregarla al cuestionario. Para agregar todas las preguntas existentes en la categoría actual, usa el botón SELECCIONAR TODO
• Puedes ver el resumen del cuestionario en el panel Preguntas incluidas en esta sección, en el lado derecho
• Puedes escoger si las preguntas son necesarias u opcionales, haciendo clic en la casilla de Pregunta obligatoria. Las obligatorias tendrán un asterisco rojo a su lado. Todas las preguntas son obligatorias por defecto. El participante también verá el asterisco cuando esté rellenando la evaluación y no podrá finalizarla a menos que responda a todas las preguntas obligatorias.
  
• Además, puedes incluir valores numéricos en tu pregunta. Esto significa que tu empleado puede responder en forma de número.
• Haz clic en Guardar para actualizar los cambios
  
  

• Puedes reorganizar el orden de las preguntas haciendo clic en el icono = junto a cada pregunta
• También puedes escoger qué audiencia tendrá visibilidad sobre qué pregunta, haciendo clic en Todos los participantes. En el ejemplo a continuación, la primera pregunta será visible para los evaluadores que sean los responsables o para las autoevaluaciones. Los evaluadores que sean pares o subordinados no verán esta pregunta.

Nota: Las preguntas predeterminadas Recomendadas por Kenjo usan la escala Likert para medir las respuestas. La escala tiene las siguientes opciones: Por debajo de las expectativas, cumple con las expectativas, excede las expectativas, excede las expectativas con creces y realmente sobresaliente.

La Matriz de talento y la Puntuación global 

Una vez estén añadidas las preguntas, verás las preguntas de Matriz de talento y Puntuación global.

Sólo podrás añadir la Matriz de talento cuando esté seleccionada la categoría evaluación por "Responsables". La matriz de talento (nueve cajas) es una herramienta sencilla que brinda auténtica perspectiva sobre las fases de desarrollo de los empleados en sus puestos actuales. Si la activas, aparecerá en la sección de Resultados de tu evaluación.

Nota: Dado que la matriz de talento es una pregunta destinada a los Responsables, sólo ellos tendrán acceso a estos resultados.

La pregunta Puntuación global se agregará automáticamente al final de tu cuestionario. Esta pregunta tiene por defecto las siguientes opciones en su 1-5: Por debajo de las expectativas, cumple con las expectativas, excede las expectativas, excede las expectativas con creces y realmente sobresaliente. Para personalizar las respuestas, sigue los siguientes pasos:

• Haz clic en el lápiz junto a la Puntuación global
• Haz clic en el icono de tres puntos
• Haz clic en Editar para modificar el texto
• Por último, haz clic en Guardar

• Haz clic en Siguiente una vez estés listo para avanzar a la siguiente sección.

Configurar categorías de preguntas

Para agregar una nueva categoría en Tus categorías, sigue los siguientes pasos:

• Haz clic en el botón (+) junto a Categorías
• Agrega la nueva categoría junto con su descripción (opcional)
• Haz clic en el botón Guardar para actualizar los cambios
  

Para editar o eliminar una categoría, haz clic en el botón de información. Los detalles se abrirán en el lado derecho. Utiliza el botón de tres puntos (⋮) para acceder a las acciones Editar y Eliminar.

Nota: 

• Las categorías que aparecen en la sección Recomendadas por Kenjo no se pueden editar. 
• Es importante crear categorías para los distintos tipos de áreas que quieres evaluar, pues estas facilitarán la lectura de los resultados posteriormente. 

Configuración de preguntas

Para agregar una nueva pregunta en una categoría, sigue los siguientes pasos:

• Selecciona tu categoría y haz clic en el botón (+) junto a Preguntas
• Formula tu nueva pregunta en la ventana del lado derecho, escribe una nueva pregunta para la autoevaluación, agrega una descripción, elige una categoría y especifica el tipo de respuesta
  

Tienes las siguientes opciones para el tipo de respuesta:

• Texto libre: especialmente adecuado para problemas complejos
• Escala lineal: especialmente adecuada para calificaciones. Las opciones incluidas por defecto son:
  "Por debajo de las expectativas, Cumple con las expectativas, Supera las expectativas, Supera en gran medida las expectativas y Verdaderamente sobresaliente". Puedes realizar cambios en las opciones según sus requisitos
• Selección múltiple (especialmente adecuada para las tendencias): elija entre tantas opciones como desee y decida si desea permitir comentarios
• Selección única: elija entre tantas opciones como desee y decida si desea permitir comentario

Haz clic en Permitir comentarios, para permitir comentarios en una pregunta personalizada.

Al hacer clic en Guardar, la pregunta aparecerá en la categoría que seleccionaste.

Para editar o eliminar una pregunta, haz clic en el título de la pregunta. Los detalles se abrirán en el lado derecho. 

Utiliza el botón de tres puntos (⋮) para acceder a las acciones Editar y Eliminar.

Nota: Las preguntas que aparecen en la sección Recomendadas por Kenjo no se pueden editar. 

Plantilla

Una vez que agregues las preguntas, puedes guardarlas como una plantilla dándole clic a la opción Guardar cuestionario como una plantilla.

Si intentas crear una plantilla con el nombre de una plantilla existente, esta última será reemplazada. Recibirás una advertencia si el nombre de la nueva plantilla coincide con el de una existente.

Una vez creadas las plantillas, puedes utilizarlas posteriormente en otro proceso de evaluación. Si ya tienes plantillas, puedes elegir la opción Cargar una plantilla.

Nota:

• Puedes cambiar el nombre de una plantilla existente haciendo clic en el icono de edición
• Puedes eliminar una plantilla existente haciendo clic en el icono de la papelera

4. Agenda y notificaciones

Agenda

En esta sección, puedes definir la cronología de tu proceso de evaluación, paso por paso. Las fechas de cada tarea son relativas a la fecha de inicio de la evaluación. Por lo tanto, la aplicación mostrará un mensaje de error si la línea de tiempo no concuerda con la fecha de inicio.

Dependiendo del tipo de evaluación que hayas seleccionado, deberás definir las fechas en que suceden las siguientes acciones:

 Nominación de pares

Si se selecciona el tipo de evaluación por pares, los evaluadores o sus responsables directos podrán nominar a        los evaluadores durante el período de tiempo que establezcas.

    Inicio de la evaluación

    Fecha en la que todos los evaluadores pueden comenzar a escribir sus comentarios.

    Fin de la evaluación

• Número de días/semanas desde la fecha de inicio de la evaluación, después de la cual finalizará el proceso de evaluación
• Si marcas la opción Compartir comentarios de inmediato, los evaluadores podrán compartir sus comentarios con los evaluados tan pronto como hayan completado la evaluación. De lo contrario, todos los comentarios se compartirán una vez que haya pasado la fecha de finalización de la evaluación

    Nota:

• Los comentarios que se comparten o completan no se pueden editar
• Los comentarios sin terminar permanecen abiertos para editarlos y compartirlos

Compartir respuestas de evaluación

Decide cuando estarán disponibles las respuestas de la evaluación,

• Compartir las respuestas inmediatamente después de finalizar la evaluación: Al seleccionar esta opción las respuestas estarán disponibles desde el momento que el evaluado finalice la evaluación.
• Compartir las respuestas en la fecha de finalización configurada para la evaluación: Al seleccionar esta opción las respuestas de la evaluación solo estarán disponibles desde el dia de finalización configurado para la evaluación.

Como se compartirán las respuestas?

Las respuestas serán compartidas bien por correo electrónico o mediante notificaciones dentro de la app de Kenjo. 

• El evaluado es notificado en los siguientes tipos: Responsables, Subordinados o Revisión por pares.

• El responsable del evaluado es notificado en el tipo Autoevaluación.

Una vez que se define la Agenda, podrás ver las fechas concretas de cada acción en el proceso de evaluación en la sección Resumen en el lado derecho de la pantalla.

Notificaciones

Los evaluadores y evaluados serán notificados por correo electrónico en cada etapa de la evaluación. En esta sección, puedes hacer clic en el botón Vista previa para ver el contenido de los correos electrónicos que recibirán con cada notificación.

Una vez que la evaluación esté completamente configurada, puedes hacer clic en Iniciar evaluación para iniciar el proceso de evaluación.

Para saber cómo administrar las evaluaciones existentes, consulta el artículo Configuración de la Evaluación del desempeño.