Prérequis : tous les employés doivent déjà être ajoutés dans Kenjo. Si tu dois encore ajouter des employés, lis d'abord l'article « Ajouter des employés ».
Jusqu'à cette étape de ton implémentation, tous tes employés étaient inactifs. Tu as ainsi pu configurer et tester ton compte sans que tes employés reçoivent d'e-mails.
Une fois la configuration de ton compte terminée, tu peux activer tes employés en masse.
Activer plusieurs employés à la fois
C'est la méthode la plus rapide quand tu es prêt à te lancer et que tu veux inviter tous les employés en une seule fois.
Va dans Employés.
Clique sur la case à cocher dans l'en-tête pour sélectionner tous les employés.
Clique sur Actions > Activer les employés.
Une boîte de dialogue s'affiche : « L'e-mail d'invitation sera envoyé immédiatement. Cette action est irréversible. »
Clique sur Activer les employés pour confirmer.
Les employés reçoivent un e-mail contenant un lien d'activation et le texte de bienvenue que tu as saisi dans Paramètres > Assistant de bienvenue. Ils sont invités à compléter leurs informations personnelles et à ajouter une photo de profil. Une fois ces étapes terminées, leur statut passe automatiquement à Actif.
Remarque :
L'e-mail d'activation est valable trente jours. Si l'employé ne s'est pas connecté via le lien d'activation pendant cette période, il doit être activé à nouveau dans le système.
Dans l'annuaire des employés, tu peux utiliser le filtre Statut de l'employé pour trouver tous les employés qui ne sont pas encore activés, puis les activer individuellement ou en masse.
Les employés sont facturés dès que l'e-mail d'invitation Kenjo est envoyé. Pour plus d'informations, consulte : FAQ : Facturation et gestion des factures.
Activer un employé individuellement
Si tu ne veux pas inviter tout le monde en même temps, tu peux activer les employés un par un.
Va dans Employés et clique sur le nom de l'employé.
Clique sur Activer l'employé à droite de l'écran.
L'employé reçoit un e-mail avec un lien d'activation et ton texte de bienvenue.
Lien d'activation expiré : renvoyer l'invitation
Le lien d'activation est valable 30 jours. Si un employé ne clique pas sur le lien dans ce délai, il expire.
Pour renvoyer l'invitation :
Va dans Employés et clique sur le nom de l'employé.
Clique sur Renvoyer l'invitation.
Le nouvel e-mail d'invitation est envoyé immédiatement et reste valable 30 jours supplémentaires.
Filtrer les employés non activés
Dans la vue d'ensemble, tu peux voir quels employés n'ont pas encore été activés :
Va dans Employés.
Clique sur l'icône de filtre en haut.
Sous « Statut », sélectionne Pas encore activé ou Expiré.
Tu ne vois plus que les employés dont l'invitation est en attente ou a expiré. Tu peux les activer directement depuis cette vue ou leur renvoyer l'invitation.
Les employés ne reçoivent pas l'e-mail d'invitation
Si un employé ne reçoit pas d'e-mail, cela vient généralement de son adresse e-mail :
Assure-toi que l'adresse e-mail professionnelle de l'employé est active avant de créer son profil. Si Kenjo ne parvient pas à délivrer un e-mail, le système bloque les envois futurs vers cette adresse.
Si c'est déjà arrivé, écris à [email protected]. L'équipe support peut réinitialiser l'adresse pour toi.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il quand j'active un employé ?
Un lien d'activation est envoyé immédiatement par e-mail. L'employé doit cliquer dessus pour débloquer son compte. Dans l'annuaire des employés, son statut apparaît comme « Invité ».
Puis-je personnaliser l'e-mail d'invitation ?
Oui. Va dans Paramètres > Assistant de bienvenue et modifie le texte que tous les employés voient dans leur e-mail d'invitation. La modification s'applique à toutes les nouvelles activations.
Les employés sont-ils facturés dès que je les active ?
Oui. La facturation commence à l'envoi de l'e-mail d'invitation, et non à la première connexion de l'employé. Tu trouveras plus d'informations dans Paramètres > Facturation.
Puis-je activer un employé inactif plus tard ?
Oui. Tu peux activer un employé à tout moment, même des semaines ou des mois après l'avoir ajouté. Va sur le profil de l'employé et clique sur Activer l'employé.
Puis-je annuler l'activation ?
Non. Quand tu actives des employés, les e-mails sont envoyés immédiatement et l'action est irréversible. Si c'est une erreur, contacte l'équipe support à [email protected].