Ouvrir l'éditeur d'onboarding des employés
Ouvre l'éditeur d'onboarding sous Paramètres > Champs des employés pour adapter le parcours de tes nouveaux employés. L'onboarding est le parcours qu'un nouvel employé suit après l'invitation : il définit son mot de passe, puis complète son profil.
Va dans Paramètres > Champs des employés > Vues.
Sur la carte Onboarding des employés, clique sur Aller à la vue.
Une vue définit quels champs apparaissent dans une zone. La carte Onboarding des employés affiche le nombre d'étapes, le nombre total de champs, le temps estimé et la date de la dernière modification.
L'éditeur s'ouvre en plein écran. À gauche se trouvent les Étapes d'onboarding, à droite l'Aperçu en direct. Au-dessus des étapes, tu vois le nombre d'étapes, de champs et de champs obligatoires, ainsi que le temps estimé, par exemple ~8 min pour les employés.
Remarque : Si tu as un plan Connect v4 ou TAA+Admin, tu peux modifier tous les paramètres de l'éditeur. Si tu as un autre plan, l'éditeur est en lecture seule et affiche des messages pour passer à un plan supérieur. Tes employés suivent alors toujours les étapes par défaut de Kenjo.
Personnaliser les étapes de l'onboarding
Tu peux ajouter, masquer et supprimer des étapes, les réorganiser, modifier les titres et les descriptions et choisir la langue. Une étape est une question ou une tâche de l'onboarding avec un groupe de champs. Dans l'application mobile, chaque étape correspond à un écran distinct.
Ajouter une étape : Clique sur Ajouter une étape en bas de la liste.
Changer l'ordre : Fais glisser l'étape par la poignée à six points, à gauche, vers sa nouvelle position.
Masquer une étape : Désactive le commutateur Visible de l'étape. L'étape affiche alors Non visible et n'apparaît plus dans l'onboarding de tes employés.
Supprimer une étape : Supprime les étapes dont tu n'as pas besoin. Tu récupères une étape par défaut avec Rétablir l'étape par défaut [À VÉRIFIER].
Déplier et replier une étape : Clique sur la flèche à droite de l'étape pour afficher ou masquer le titre, la description et les champs.
Modifier le titre et la description : Choisis la langue au-dessus des étapes (allemand, anglais, espagnol, français, italien, néerlandais), puis saisis le Titre et la Description (Facultatif). Sans titre, l'éditeur affiche le message « Donne un titre à cette étape »
Avec Rétablir le texte par défaut, tu réinitialises les textes par défaut. Kenjo traduit automatiquement les étapes par défaut.
Traductions : Si tu modifies un titre ou une description, les employés qui utilisent une autre langue voient ton texte jusqu'à ce que tu ajoutes une traduction pour leur langue.
Personnaliser les champs
Dans chaque étape, tu décides quels champs les employés remplissent et lesquels sont obligatoires. Un champ obligatoire est un champ que l'employé doit remplir. Tant qu'il est vide ou invalide, l'employé ne peut pas passer à l'étape suivante.
Déplie l'étape dans laquelle tu veux modifier un champ.
Clique sur Ajouter un champ et choisis le champ dans la liste. La liste contient les champs standard et tes champs personnalisés.
Avant de pouvoir ajouter un champ personnalisé, tu dois le créer sous Paramètres > Champs des employés > Tous les champs .
Fais glisser un champ vers sa nouvelle position pour changer l'ordre.
Clique sur la croix du champ pour le retirer. L'employé ne le voit alors plus.
Coche la case de la colonne Obligatoire pour rendre le champ obligatoire.
Ajouter un champ personnalisé
Ajoute un champ personnalisé si le champ souhaité n'existe pas encore. Tu peux ensuite l'ajouter à n'importe quelle étape, y compris aux étapes par défaut.
Va dans Paramètres > Champs des employés > Tous les champs. Le tableau affiche tous les champs standard et personnalisés avec leur Catégorie et leur Type. Dans la colonne Onboarding, tu vois dans quelle étape un champ apparaît et s'il est Obligatoire. Avec Filtrer, tu affines la liste.
Clique sur Ajouter un champ personnalisé et crée le champ dans le panneau latéral. Tu peux aussi y consulter et supprimer des champs personnalisés.
Modifier le texte de bienvenue
Modifie le texte de bienvenue dans la première étape de l'éditeur d'onboarding, l'Étape personnalisée avec la mention Texte modifiable – non numéroté.
Le texte de bienvenue est le message que ton nouvel employé voit au début de l'onboarding.
Va dans Paramètres > Champs des employés > Vues et clique sur Aller à la vue sur la carte Onboarding des employés.
Déplie la première étape, Étape personnalisée.
Saisis le Titre et la Description (Facultatif). Pour d'autres langues, choisis la langue au-dessus des étapes.
Si tu n'as pas de plan Connect v4 ou TAA+Admin, tu ne peux pas modifier le texte de bienvenue. Tes employés voient alors le texte par défaut de Kenjo.
Vérifier l'aperçu et le temps estimé
Vérifie dans l'aperçu en direct, à droite de l'éditeur, ce que voit ton employé, et garde un œil sur le temps estimé. L'aperçu affiche l'étape sélectionnée et se met à jour immédiatement quand tu modifies des champs, l'ordre ou des textes.
En haut à droite de l'Aperçu en direct, bascule entre Mobile et Ordinateur. Quand tu commences à adapter les champs, l'aperçu mobile est sélectionné en premier.
Choisis la langue au-dessus des étapes pour voir les textes dans cette langue.
L'aperçu n'affiche pas les champs qu'aucun employé ne peut modifier.
Si ton plan n'inclut ni Connect v4 ni TAA+Admin, l'aperçu mobile est marqué comme premium et ne peut pas être sélectionné.
Le temps estimé correspond à la durée dont un employé a besoin pour l'ensemble de l'onboarding. L'éditeur l'affiche au-dessus des étapes, par exemple sous la forme ~8 min pour les employés. Chaque nouvelle étape l'augmente, chaque étape supprimée le réduit. Si le temps nécessaire pour remplir l'onboarding dépasse 5 minutes pour l'employé, tu verras un avertissement dans l'éditeur.
Comprendre l'effet des plans sur la personnalisation
La personnalisation de l'onboarding est incluse dans les plans Connect v4 et TAA+Admin. Sans l'un de ces plans, tu vois l'éditeur en lecture seule et tes employés suivent les étapes par défaut de Kenjo. Si tu ne personnalises pas l'onboarding, Kenjo demande les champs existants dans l'ordre existant.
Fonction | Avec Connect v4 ou TAA+Admin | Autres plans |
Éditeur d'onboarding | Entièrement modifiable | Visible, mais en lecture seule, avec des messages pour passer à un plan supérieur |
Aperçu mobile dans l'éditeur | Disponible | Marqué comme premium |
Étapes pour les employés | Ta configuration, sur ordinateur et dans l'application mobile | Étapes par défaut de Kenjo |
Champs obligatoires | Appliqués sur ordinateur et dans l'application mobile | Impossible |
Désactiver l'onboarding | Possible, les employés passent l'onboarding | Impossible |
Texte de bienvenue | Modifiable dans l'éditeur | Uniquement le texte par défaut de Kenjo |
Comprendre l'effet des autorisations sur les champs
Les autorisations ont la priorité sur ta configuration de l'onboarding. Un profil d'autorisations définit quelles catégories de champs un employé peut modifier ; par exemple, les employés ne peuvent rien modifier dans la zone Travail. Si le profil d'un employé ne peut pas modifier une catégorie, les champs de cette catégorie n'apparaissent pas pour lui, pas même comme champs obligatoires.
Situation | Ce que voit l'employé |
Le profil peut modifier le champ | Le champ apparaît. S'il est obligatoire, Suivant reste désactivé tant que l'employé ne l'a pas rempli correctement. |
Le profil ne peut pas modifier le champ et le champ est vide | Le champ n'apparaît pas, pas même comme champ obligatoire. |
Le profil ne peut pas modifier le champ et le champ est déjà rempli | Le champ apparaît en lecture seule avec une indication de contacter les RH. |
L'éditeur t'avertit pour chaque étape lorsque certains employés ou tous ne peuvent pas modifier un champ. L'avertissement affiche une icône de cadenas et un lien vers Paramètres > Profils et autorisations.
Comprendre comment les employés suivent l'onboarding
Après avoir défini leur mot de passe, les employés suivent les étapes que tu as configurées, sur ordinateur et dans l'application mobile.
Champs obligatoires : Ils sont signalés. Suivant reste désactivé tant que tous les champs obligatoires ne sont pas valides.
Vérification des saisies : Kenjo vérifie les adresses e-mail, les URL, les numéros de téléphone, les IBAN et SWIFT, les dates et les listes de choix. Une date de naissance ne peut pas être dans le futur.
Information sur la confidentialité : Une information explique où Kenjo enregistre les données.
Autorisations : Les champs que l'employé ne peut pas modifier d'après son profil d'autorisations n'apparaissent pas. Les champs déjà remplis mais verrouillés apparaissent en lecture seule avec une indication de contacter les RH.
Interruption : L'employé peut fermer l'application ou le navigateur et reprendre plus tard là où il s'est arrêté.
Application mobile : Le parcours utilise les mêmes étapes et la même vérification. Il propose en plus une sélection du pays pour les numéros de téléphone, la saisie de pièces d'identité, l'envoi de photos et un calendrier avec sélection de l'année et du mois.
Questions fréquentes
Pourquoi je ne peux pas modifier l'onboarding ?
Si ton plan n'inclut ni Connect v4 ni TAA+Admin, l'éditeur est en lecture seule. Tu vois alors des messages pour passer à un plan supérieur, et tes employés suivent les étapes par défaut de Kenjo.
La personnalisation s'applique-t-elle aussi dans l'application mobile ?
Oui, si ton plan inclut Connect v4 ou TAA+Admin. Les étapes et les champs obligatoires que tu as configurés s'appliquent alors sur ordinateur et dans l'application mobile. Sans ces plans, les étapes par défaut de Kenjo s'appliquent.
Pourquoi mon employé ne voit-il pas un champ obligatoire ?
Si le profil d'autorisations de l'employé ne peut pas modifier la catégorie du champ, le champ n'apparaît pas, pas même comme champ obligatoire. Vérifie sous Paramètres > Profils et autorisations si le profil peut modifier la catégorie.
Pourquoi mes employés ne voient-ils pas mon texte dans leur langue ?
Si tu modifies un titre ou une description, les employés qui utilisent une autre langue voient ton texte jusqu'à ce que tu ajoutes une traduction pour leur langue. Choisis la langue au-dessus des étapes et saisis le texte à cet endroit.