Pour : Admin, Manager
Créez des créneaux dans la Planification, assignez-les à des employés ou en tant que créneaux ouverts et publiez le planning pour que vos employés puissent voir leur programme.
Créer un créneau
Vous accédez à la Planification via Planification > Planning. Naviguez jusqu'à la semaine souhaitée et cliquez sur (+) à côté du nom de l'employé le jour souhaité, ou sur le bouton Ajouter un créneau en haut à gauche.
Remplissez les champs suivants dans la boîte de dialogue. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) :
Champ | Remarque |
Répéter le * | Sélectionnez un ou plusieurs jours de la semaine. Sans sélection, un créneau unique est créé. |
Heure de début * | Durée minimale : 15 minutes, durée maximale : 23h 45min |
Heure de fin * |
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Durée de la pause | Optionnel. La pause ne peut pas être plus longue que le créneau. |
Site * | Seuls les sites activés pour la Planification sont disponibles. |
Zone de travail | Optionnel. Aide à filtrer les suggestions d'employés. |
Rôle * | Filtre les suggestions d'employés. Au moins un rôle doit être configuré dans les Paramètres. |
Tags | Optionnel. Par exemple pour les compétences linguistiques ou les qualifications. |
Employé | Sélectionnez un ou plusieurs employés (max. 15) ou laissez le créneau en tant que Créneau ouvert. |
Notes | Optionnel. Visible par l'employé assigné. |
Cliquez sur Enregistrer. Le créneau est sauvegardé avec le statut non publié, reconnaissable aux rayures diagonales sur la carte du créneau.
Assigner des employés
Le menu déroulant des employés affiche d'abord les employés sous Par rôle / site — tous ceux qui correspondent au site et au rôle du créneau. Les icônes à côté du nom indiquent :
Icône calendrier orange : l'employé a une absence un jour sélectionné
Icône cercle orange : l'employé est marqué comme indisponible un jour sélectionné
Sous Tous les autres employés, vous trouvez tous les autres employés actifs dont le rôle ou le site ne correspond pas entièrement.
Créer un créneau ouvert
Dans le champ employé, sélectionnez Créneau ouvert (aucun employé assigné) si vous ne souhaitez pas encore assigner quelqu'un ou si vous souhaitez que les employés puissent postuler. Deux champs supplémentaires apparaissent :
Ajouter des créneaux par jour : Combien d'employés peuvent couvrir ce créneau ouvert simultanément (max. 50)
Affectation de créneau ouvert : Nécessite une approbation (vous devez confirmer manuellement la candidature) ou Attribuer automatiquement au premier candidat
Pour assigner un créneau ouvert à un employé ultérieurement, ou pour convertir un créneau planifié en ouvert, ouvrez la carte du créneau, cliquez sur l'icône crayon et modifiez le champ employé.
Créer des créneaux récurrents
Si vous avez sélectionné plusieurs jours de la semaine, le bouton Options avancées apparaît. Activez-le pour répéter le même créneau sur plusieurs semaines :
Fréquence : Hebdomadaire ou toutes les 2 à 24 semaines
Se termine le : Date de fin de la récurrence
Kenjo crée alors tous les créneaux en une seule fois (max. 10 000). Pendant la création, Kenjo affiche l'écran de chargement Préparation de la création massive de créneaux — gardez la fenêtre ouverte jusqu'à la fin du processus.
Remarque : Si des conflits sont détectés dans un créneau, la boîte de dialogue les affiche directement sous forme de champs surlignés. Vous pouvez tout de même enregistrer le créneau et résoudre le conflit ultérieurement. Consultez l'article Gérer les conflits de créneaux pour plus d'informations.
Modifier, réassigner ou supprimer un créneau
Cliquez sur une carte de créneau pour ouvrir la boîte de dialogue. Avec l'icône crayon, vous pouvez modifier tous les champs (date, heure, site, rôle, employé, notes). Après l'enregistrement, vous verrez une confirmation.
Déplacer des créneaux par glisser-déposer
Les créneaux non publiés peuvent être déplacés entre les employés par glisser-déposer. Faites simplement glisser la carte du créneau vers la ligne d'un autre employé — les horaires sont automatiquement adaptés. Cela fonctionne aussi bien dans la vue employés que dans la vue rôles.
Remarque : Le glisser-déposer ne fonctionne que pour les créneaux non publiés. Les créneaux publiés doivent être réassignés manuellement via l'icône crayon.
Supprimer un créneau
Cliquez sur l'icône corbeille. En cas de suppression :
Créneau non publié : Kenjo demande une confirmation unique et le créneau est définitivement supprimé.
Créneau publié : Kenjo demande si l'employé assigné doit être informé par notification push.
Lors de la modification d'un créneau publié, l'avertissement suivant apparaît : « Ceci est un créneau publié. Vos employés peuvent être notifiés des modifications. » Activez le bouton Informer vos employés après la modification si les employés doivent être informés de la modification.
Publier des créneaux
Les créneaux non publiés ne sont visibles que par les admins et les managers, reconnaissables aux rayures diagonales sur la carte. Les employés ne peuvent les voir qu'après la publication. Tant qu'il existe des créneaux non publiés, Kenjo affiche une bannière informative avec leur nombre.
Cliquez sur Publier en haut à droite.
Une fenêtre de confirmation apparaît avec un récapitulatif des affectations planifiées : nombre d'employés, heures totales et nombre de créneaux. Vous pouvez également activer ou désactiver le bouton de notification. Lorsqu'il est activé, les employés concernés reçoivent une notification push.
Cliquez de nouveau sur Publier. Les cartes de créneaux apparaissent maintenant en couleur pleine et sont visibles par les employés dans l'application.
Remarque :
La publication se fait semaine par semaine : un clic sur Publier publie tous les créneaux non publiés de la semaine en cours.
Si plusieurs managers de planification travaillent simultanément, cliquer sur Publier libère tous les créneaux non publiés existants, peu importe qui les a créés.
Après la publication, vous pouvez ajouter de nouveaux créneaux non publiés à tout moment. Vous les reconnaissez encore aux rayures jusqu'à ce que vous les publiiez à nouveau.
Foire aux questions
Puis-je assigner un créneau à plusieurs employés simultanément ?
Oui, vous pouvez assigner un créneau à un maximum de 15 employés simultanément. Sélectionnez simplement plusieurs noms dans le champ employé.
Que se passe-t-il si je supprime un créneau publié ?
Lorsque vous supprimez un créneau publié, Kenjo demande si l'employé doit être informé par notification push. Après confirmation, le créneau est définitivement supprimé et n'est plus visible dans l'application.
Pourquoi ne vois-je pas certains employés dans le menu déroulant ?
Le menu déroulant n'affiche que les employés actifs. Si un employé est absent, vérifiez s'il est activé dans Planification > Paramètres > Employés.
Les employés peuvent-ils postuler pour les créneaux ouverts ?
Oui, les employés peuvent postuler pour les créneaux ouverts, à condition que la fonctionnalité soit activée dans Planification > Paramètres > Créneaux ouverts. Selon le paramètre, la première candidature est attribuée automatiquement ou doit être approuvée par le manager.
Les employés sont-ils automatiquement informés lorsque je publie le planning ?
Les employés ne sont informés que si les notifications push sont activées dans Planification > Paramètres > Notifications. Vous pouvez également activer ou désactiver le bouton directement dans la fenêtre de publication.
Puis-je aussi déplacer les créneaux publiés par glisser-déposer ?
Non, le glisser-déposer ne fonctionne que pour les créneaux non publiés. Les créneaux publiés doivent être réassignés manuellement via l'icône crayon.