Pour ajouter de nouveaux employés, va dans :
Employés > (+) AJOUTER UN EMPLOYÉ, en haut à droite.
Un assistant te guide pas à pas à travers six étapes : Personnel, Travail, Absence, Présence, Rémunération et Activation.
Tu peux passer chaque étape avec Passer l'étape. Si tu passes une étape, les modifications de cette étape ne sont pas enregistrées. Tu peux compléter tous les champs plus tard dans le profil de l'employé.
1. Personnel
Dans l'étape Personnel, saisis les données de base de l'employé :
Le prénom et le nom sont obligatoires.
La date de naissance est importante pour que Kenjo reconnaisse l'anniversaire de tes employés.
Clique sur SUIVANT lorsque tu as saisi toutes les informations personnelles.
2. Travail
Pour les DSP, l'étape Travail contient des champs supplémentaires nécessaires à l'activité de livraison.
Champs obligatoires
Champ | Description |
Société | Entité juridique à laquelle appartient l'employé. Elle est importante pour la paie, les rapports et l'organigramme. |
Langue | Détermine la langue dans laquelle l'employé voit Kenjo. Elle peut être modifiée plus tard. |
E-mail professionnel | Adresse e-mail professionnelle. Elle sert d'identifiant de connexion. |
Profil | Sélectionne Employé (Delivery Associate) pour les DA. Pour le personnel de bureau, choisis un autre profil. Le profil détermine les autorisations et les champs obligatoires. |
ID employé | Identifiant interne de l'employé. |
ID de transport DA | Identifiant alphanumérique du Delivery Associate. Obligatoire pour le profil DA. Tu trouves l'ID du transporteur dans ta console, sous le profil du DA. Si tu as des questions, ton Responsable des Partenaires de Livraison (Delivery Partner Manager) peut t'aider. |
Date de début | Premier jour de travail de l'employé (date d'embauche). Elle peut se situer dans le passé. Pour les employés dont les heures requises sont calculées à partir des heures hebdomadaires contractuelles et des jours de travail contractuels, la date de début compte dans les heures requises. Aucune heure requise n'est calculée pour les jours qui la précèdent. |
Station de livraison | Station à laquelle l'employé est affecté. Obligatoire pour le profil DA. Voir la remarque ci-dessous. |
Jours de travail contractuels | Jours de la semaine pendant lesquels l'employé travaille selon son contrat de travail. |
Heures hebdomadaires contractuelles | Heures que l'employé travaille par semaine selon son contrat de travail. |
Station de livraison : attribuer Hors Amazon
Le menu déroulant Station de livraison affiche toutes les stations configurées dans Kenjo. À la fin de la liste apparaît en plus l'option Hors Amazon.
Option | Quand l'utiliser |
[Nom de la station] (p. ex. DEA1, DEF3) | Cas standard : le DA livre exclusivement pour Amazon. |
Hors Amazon | Le DA livre pour d'autres clients (p. ex. Hermes). Les employés avec cette sélection peuvent être filtrés précisément dans les exports, par exemple à des fins d'audit. |
Champs facultatifs (sous Plus d'informations sur le travail)
Clique sur Plus d'informations sur le travail (Facultatif) pour afficher d'autres champs :
Date de fin de contrat : date de fin pour les contrats à durée déterminée.
Bureau : bureau ou site.
Département
Intitulé du poste
Dépend de : supérieur direct.
Approbateur d'absences : personne qui approuve les demandes d'absence.
Heures de travail minimales : heures minimales par semaine fixées dans le contrat.
Clique sur SUIVANT.
3. Absence
À l'étape suivante, tu peux attribuer des politiques d'absence à l'employé. Cette étape est facultative. Clique sur PASSER L'ÉTAPE ou sur SUIVANT si tu préfères le faire plus tard. Les types d'absence que tu vois ici sont ceux que tu as configurés sous Paramètres > Absence > Paramètres.
4. Présence
À l'étape suivante, tu peux attribuer une politique de présence à l'employé. La politique par défaut est attribuée automatiquement. Dans le menu déroulant, tu peux choisir toute autre politique que tu as créée. Sélectionne une politique qui inclut les méthodes de suivi du temps que l'employé va utiliser.
5. Rémunération
À cette étape, tu ajoutes le salaire de l'employé et tu attribues les suppléments de salaire.
Va dans Employés et clique en haut à droite sur (+) Ajouter un employé.
Complète les étapes Personnel, Travail, Absence et Présence.
Clique sur Suivant jusqu'à l'étape Rémunération.
Tu peux passer cette étape avec Passer l'étape et ajouter le salaire plus tard dans le profil de l'employé, sous Rémunération. Si tu passes l'étape, les modifications de cette étape ne sont pas enregistrées.
Ajouter le salaire
Clique sur (+) Ajouter le salaire pour ouvrir le formulaire du salaire.
Remplis les champs sous Base contractuelle :
Champ | Description |
Date de début du salaire | Date à partir de laquelle le salaire s'applique. Elle est préremplie avec la date de début de l'employé. |
Type de paiement | Choisis un salaire mensuel fixe ou un salaire horaire. |
Date de fin | Laisse le salaire en cours s'il n'a pas de date de fin, ou indique une date précise pour un contrat à durée déterminée. |
Une fois Type de paiement et Date de début du salaire remplis, d'autres champs apparaissent :
Avec un paiement mensuel :
Champ | Description |
Salaire | Salaire mensuel brut de l'employé. |
Devise | EUR par défaut. |
Temps partiel | Calculé automatiquement à partir des heures hebdomadaires contractuelles et des heures de travail de l'entreprise. Tu peux ajuster la valeur manuellement. |
Salaire ETP | Valeur calculée à temps plein (lecture seule). |
Taux horaire | Calculé automatiquement à partir du salaire et utilisé pour les suppléments de salaire (p. ex. supplément dimanche, supplément jour férié). Tu peux l'écraser manuellement. Avec l'icône de flèche, tu reviens à la valeur suggérée. |
Commentaires | Champ de texte libre facultatif pour des notes internes sur le salaire. |
Avec un paiement horaire :
Champ | Description |
Taux horaire | Salaire horaire brut de l'employé. |
Devise | EUR par défaut. |
Clique sur Suivant.
Si tu veux supprimer le formulaire du salaire, clique sur l'icône Supprimer le salaire en haut à droite de la carte. Toutes les valeurs saisies sont supprimées.
Attribuer des suppléments de salaire
Les suppléments de salaire (p. ex. pour le travail le dimanche ou les jours fériés) apparaissent à l'étape Rémunération, directement sous le salaire, mais seulement si tu as déjà créé des règles de supplément dans les paramètres.
Dans le menu déroulant Sélectionne les suppléments de salaire, choisis une ou plusieurs règles.
Les règles choisies sont attribuées à l'employé dès que tu le crées.
Si tu n'as pas encore créé de règles, cette zone n'apparaît pas. Tu peux les créer dans les paramètres et les attribuer plus tard dans le profil de l'employé.
6. Activation
À l'étape Activation, tu as les options suivantes :
Envoie une invitation : si tu actives cette option, l'employé reçoit une invitation par e-mail (via l'assistant de bienvenue) pour s'inscrire à Kenjo. Tu peux configurer et modifier l'assistant de bienvenue ici. Laisse cette option désactivée si tu veux encore modifier le profil avant d'envoyer une invitation.
Suivi de présence : si tu actives ce commutateur, l'employé peut ajouter des entrées de temps dans l'onglet Présence ou avec l'horodateur (selon tes paramètres de suivi du temps). Il est alors pris en compte dans les calculs du Résumé de présence.
Remarque : si tu décides de ne pas envoyer d'e-mail, l'employé apparaît comme Non activé sous Employés. Tu as les options suivantes pour l'activer :
Va dans Employés > sélectionne l'employé (ou plusieurs) > ACTIONS > Activer les employés.
Va dans le profil de l'employé > Personnel > Activer l'employé.
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas attribuer à un employé plus d'un certain nombre d'heures hebdomadaires ?
La limite dépend de la valeur que tu as définie pour l'employé à temps plein sous Paramètres > Mon entreprise. Augmente cette valeur si un employé a besoin de plus d'heures hebdomadaires que ce qui est actuellement autorisé.
Que se passe-t-il si je n'envoie pas d'invitation tout de suite lors de la création d'un employé ?
L'employé apparaît comme Non activé. Tu peux l'activer plus tard sous Employés > Actions > Activer les employés.
Que signifie le statut Invité ?
Il signifie que l'invitation a été envoyée, mais que l'employé n'a pas encore activé son compte. Va dans Employés > [employé] > Personnel et clique sur Renvoyer l'invitation pour l'envoyer de nouveau.
Pourquoi ne puis-je pas choisir une date de début postérieure à la date de sortie ?
La date de début ne peut pas être postérieure à la date de sortie, et la date de sortie ne peut pas être antérieure à la date de début. Tu trouves la date de sortie sous Employés > [employé] > Personnel > Confidentiel.
Où saisir l'ID de transport DA ?
Lors de l'ajout d'un employé, saisis-le à l'étape Travail, dans le champ ID de transport DA. Pour un employé existant, tu trouves le champ dans le profil sous Personnel > Travail. Il est obligatoire pour le profil Employé (Delivery Associate), et seuls les lettres et les chiffres sont autorisés.