Après avoir créé les profils de tes employés, tu peux ajouter des informations supplémentaires et effectuer diverses actions. Dans cet article, nous aborderons toutes les mesures que tu peux prendre, premièrement pour remplir les informations restantes de ton employé et deuxièmement pour comprendre quelles actions tu peux entreprendre à partir de son profil.
Profil public
Chaque employé a un profil public que tous ses collègues peuvent consulter. Le profil public affiche le nom d'affichage de l'employé, son image, son poste, son supérieur, son bureau, son équipe, son département et son secteur, le cas échéant. Optionnellement, l'employé peut remplir sa courte biographie permettant à ses collègues de mieux le connaître. Depuis ce menu, chaque employé peut envoyer un "Shoutout" public qui apparaîtra sur la page d'accueil !
Remarque : En tant qu'admin ou HR-Administrateur, tu peux accéder directement au domaine des documents personnels de l'employé ou à son absence depuis le profil public. Les autres employés ne peuvent cependant pas voir cet espace.
Personnel
Qu'est-ce que le profil personnel d'un employé ?
Lors de la création de ton employé, soit en l'ajoutant manuellement à Kenjo ou en important ses données, tu as saisi certaines informations, telles que : ses données personnelles, ses e-mails professionnels, son département, son rôle, son planning de travail, les politiques d'absence qui s'appliquent à lui et si une liste de présences est nécessaire ou non. Voici un aperçu de toutes les données que tu devais saisir.
Cependant, ces informations ne suffisent pas à mener à bien les processus RH. En tant qu'admin ou HR-Admin, tu peux voir le profil personnel de tes employés sous Employés > Profil de l'employé > Onglet Personnel. Chaque employé a également accès à son propre profil personnel (mais bien sûr, pas aux profils personnels des autres employés). Dans le profil personnel d'un employé, toi et tes employés trouverez les sections suivantes :
Informations personnelles
Informations professionnelles
Planning de travail
Adresse
Personnel
Finance
Urgence
Confidentiel
Dans chaque section, tu trouveras différents champs d'informations. Certains de ces champs sont déjà remplis avec les informations que tu as ajoutées au moment de la création ou de l'importation des données de tes employés. D'autres, en revanche, sont vides. Nous te recommandons de demander à tes employés de remplir les informations restantes dès qu'ils commencent à utiliser Kenjo.
Date de fin de contrat
La date de fin de contrat se réfère au dernier jour de travail fixé par le contrat (généralement utilisé pour les contrats temporaires à ce moment). Définir une date de fin de contrat est pour information interne (l'employé peut la voir) et n'initie pas automatiquement la fin de l'emploi à cette date.
Conséquences de fixer cette date :
Proration de la date de fin de vacances (si activée dans la politique)
Workflows si configurés pour utiliser cette date.
Date de résiliation
La date de résiliation implique une fin permanente de l'emploi et non la fin d'un contrat temporaire. En tant que telle, elle s'applique à la fin de l'emploi pour les contrats à durée déterminée et indéterminée (information privée).
Conséquences de fixer cette date :
Proration du salaire pour le dernier mois.
Retrait de la comptabilité paie DATEV (1 mois après la date de résiliation, pour qu'ils soient payés le dernier mois).
Remarque : Tu peux créer de nouveaux champs employés à tout moment. Pour cela, suis les instructions décrites dans cet article.
Mes employés peuvent-ils modifier tous les éléments de leur profil personnel ?
Non. En tant qu'admin ou HR-Admin, tu peux modifier tous les champs du profil personnel d'un employé. Cependant, la section Travail et celle du planning ne peuvent être modifiées. Pour une liste complète des autorisations que tes employés ont pour leur profil personnel, consulte Profils et Autorisations > Profil de l'employé (ou dans le profil personnalisé que tu as créé pour eux).
Il existe d'autres actions qui sont réservées aux admin ou HR-Admin dans le domaine personnel d'un employé. Voyons lesquelles.
Quelles actions puis-je entreprendre en tant qu'administrateur dans le profil personnel d'un employé ?
Sur le côté droit de l'onglet Personnel, tu verras les actions sur le profil que tu peux entreprendre dans le profil personnel de l'employé. Ces actions dépendent de nombreuses fonctionnalités que tu n'as peut-être pas encore configurées à ce stade.
Si tu utilises DATEV, tu peux voir les champs correspondants pour l'exportation.
Sous DÉCLENCHER LE WORKFLOW, tu peux déclencher un workflow prédéfini pour cet employé. En cliquant sur l'option, tu trouveras une liste de tous les workflows que tu as créés.
Tu peux également activer/désactiver le suivi des présences.
Si tu as ajouté le courrier professionnel personnel de l'employé lors de la création de son profil, tu peux le modifier en cliquant sur MODIFIER E-MAIL TRAVAIL.
Si tes employés n'ont pas reçu d'invitation par e-mail après l'activation OU tu les as ajoutés manuellement sans les activer lors de la création de leur profil, tu peux leur envoyer un e-mail avec un lien pour activer leur compte en utilisant l'option ACTIVER L'EMPLOYÉ.
Enfin, tu peux activer la planification de shift.
Que puis-je faire d'autre à propos du profil personnel d'un employé ?
Dans le profil personnel d'un employé, tu peux configurer une signature d'e-mail et voir l'historique.
Signature d'e-mail
Tu peux également ajouter une signature d'e-mail au profil de l'employé. Cette signature d'e-mail apparaîtra alors comme une signature de l'employé lorsqu'il enverra un e-mail depuis Kenjo. C'est généralement le cas lorsque tu contactes des candidats via notre module de recrutement. Par exemple, tu peux ajouter une signature d'e-mail à ton propre profil personnel. Ensuite, lorsque tu communiques avec tes candidats dans Recrutement > Boîte de réception, ta signature d'e-mail peut être automatiquement ajoutée à l'e-mail. Voir l'exemple ci-dessous :
Afficher l'historique
Enfin, tu peux voir l'historique des actions que tu as effectuées en tant qu'Admin ou HR-Admin, ou que l'employé a effectuées dans son profil personnel.
Présence
Si tu as activé le suivi du temps pour cet employé, tu trouveras dans cette section un aperçu des temps enregistrés. De plus, en tant qu'admin, tu peux enregistrer et approuver ou supprimer des temps.
Salaire
Grâce au menu Salaire, tu peux ajouter un emploi, un salaire et un salaire variable.
Paie
Dans la section Paie, tu trouveras une vue d'ensemble des salaires de l'employé. Tu peux gérer et voir chaque paie dans la section Smart Docs.
Performance
Dans l'onglet Performance, tu verras une archive de toutes les évaluations de performance terminées par tes employés dans le passé, ainsi que celles qu'ils doivent encore achever.
