Tu veux migrer tes données d'absence d'un autre système vers Kenjo ? Cet article t'explique comment transférer des données d'absence historiques via un export TSM, une solution particulièrement utile si tu veux respecter les obligations légales, conserver des enregistrements corrects ou faciliter un changement de système en douceur.
Comprendre les bases
Kenjo te permet d'importer des données d'absence historiques via un export TSM. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si tu veux respecter les obligations légales, conserver des enregistrements corrects ou faciliter un changement de système en douceur.
Remarques importantes :
Les demandes d'absence transférées sont uniquement enregistrées : tu ne pourras pas les modifier par la suite.
Si tu as besoin de demandes modifiables, crée de nouvelles absences, individuellement ou en masse. LIEN
Les demandes portant sur des dates futures ne sont pas importées par le système.
Le transfert de demandes passées via l'export TSM n'ajuste pas automatiquement les droits aux congés actuels d'un employé. Pour corriger cela, utilise les ajustements manuels. En savoir plus LIEN
Avant de commencer la migration, il est important de comprendre comment nous transformons les données depuis TSM et comment ces données historiques s'afficheront ensuite dans Kenjo.
Remarque :
Le fichier pour les données d'absence et les données de présence est identique. Tu peux découvrir comment le télécharger ici.
Exemple de traitement des données :
Voici à quoi ressemblent les informations du fichier d'export TSM :
L'employé 2 dispose d'un congé payé horaire accepté de 8 heures le vendredi 21 mars 2025
L'entrée d'absence appartient à la catégorie congé payé (PTO), type Congé
Après la migration, Kenjo effectue les actions suivantes :
Kenjo associe le numéro d'employé à l'ID employé et identifie les employés correspondants.
Le système crée une catégorie inactive sous laquelle la catégorie d'absence est classée.
Kenjo crée une entrée d'absence avec les données suivantes :
Demandes en journée complète : le nombre d'heures correspond à la valeur indiquée dans la colonne PAID TIME OFF (congé payé) du document.
Statut : le statut est Accordée (par exemple, déjà acceptée).
Description : correspond à la valeur indiquée dans la colonne SITE NAME.
Demandes en journée complète | Nombre d'heures = valeur indiquée dans la colonne PAID TIME OFF (congé payé) du document  |
Statut | est Accordée (par ex. déjà acceptée) |
Description | Valeur indiquée dans la colonne SITE NAME |
Sélectionner le type d'import
Suis ces étapes pour démarrer le processus :
Accède à Paramètres > Importation de données.
Sélectionne Absence puis clique sur Importer.
Sélectionne l'option Migrer avec un export TSM puis clique sur SUIVANT.
Avant de commencer, vérifie les points suivants :
Assure-toi que tous les employés du fichier sont déjà créés dans Kenjo avec le bon ID employé. Kenjo utilise l'ID employé comme identifiant unique pour associer les données aux bonnes personnes.
Tu peux mettre à jour les ID employé individuellement dans le profil de l'employé, ou en masse via l'assistant d'import.
Le fichier d'export doit être dans l'une des 6 langues prises en charge par Kenjo.
Assure-toi d'utiliser le bon fichier d'export TSM.
Charger le fichier
Charge tes données dans le système :
Clique sur Sélectionner un fichier et charge le fichier TSM.
Assure-toi que le fichier a le bon format et contient les données pertinentes.
Clique sur Suivant pour continuer.
Associer les types d'absence
Dans cette étape, tu associes les catégories source et cible :
Associe les types d'absence de TSM aux catégories de Kenjo (par exemple : PTO/Vacation devient Congé payé, type Congé).
Tu peux créer de nouveaux types d'absence dans Kenjo si nécessaire.
1 | Il s'agit du nom du type d'absence associé dans Kenjo |
2 | La coche verte indique que le champ correspondant a été associé avec succès |
3 | La croix noire indique que le champ TSM n'a pas été associé
|
4 | Coche cette case pour exclure les colonnes non associées |
Clique sur Confirmer une fois l'association terminée.
Finaliser l'import
Termine le processus comme suit :
Vérifie les données dans l'aperçu de l'import.
Clique sur Démarrer l'import pour terminer le processus.
Les données importées apparaissent ensuite dans le module Absence de l'employé concerné.