Activer les sites dans Shiftplan
Avant de pouvoir planifier les services des employés, tu dois activer les sites où Shiftplan sera utilisé. Shiftplan récupère les sites depuis la configuration générale de l'entreprise. Il n'est pas possible de les créer directement ici, uniquement de sélectionner lesquels doivent être actifs.
Va dans Planification > Paramètres > Sites.
Tu verras tous les sites configurés dans Kenjo. Les sites inactifs apparaissent en gris et ne peuvent pas être utilisés pour la planification.
Clique sur un site pour l'activer dans Shiftplan.
Si un site dont tu as besoin n'apparaît pas dans la liste, tu dois d'abord le créer dans Paramètres > Mon entreprise > Bureaux.
Remarque :
Si tu supprimes un site, il ne sera plus disponible comme option lors de la création de services.
Un site ne peut pas être désactivé ou supprimé s'il est lié à des profils d'employés et à des services planifiés.
Configurer les zones de travail et les rôles
Les zones de travail (ex. Cuisine, Caisse, Entrepôt) regroupent les employés au sein d'un site. Les rôles (ex. Chef d'équipe, Caissier) décrivent la qualification avec laquelle un employé doit être planifié. Les deux sont facultatifs, mais ils facilitent la gestion des capacités et la vue d'ensemble dans Shiftplan.
Créer une zone de travail
Va dans Planification > Paramètres > Zones de travail.
Clique sur (+) Ajouter une zone de travail.
Saisis un nom et assigne la zone de travail à un site.
Clique sur Enregistrer.
Une zone de travail peut être assignée à plusieurs sites. Dans Shiftplan, tu pourras filtrer et regrouper par zone de travail ultérieurement.
Pour modifier ou supprimer une zone de travail, clique sur l'icône crayon ou corbeille.
Remarque : Les zones de travail ne peuvent pas être supprimées si elles sont assignées à des employés ou si des services ont été créés avec cette zone de travail.
Créer un rôle
Va dans Planification > Paramètres > Rôles et labels > Rôles.
Clique sur (+) Ajouter un rôle.
Saisis un nom (ex. Service, Caissier, Chef d'équipe) et choisis une couleur. La couleur permet de distinguer les rôles dans le planning.
Clique sur Enregistrer.
Pour modifier ou supprimer un rôle, clique sur l'icône crayon ou corbeille. Un rôle ne peut pas être supprimé tant que des employés y sont liés.
Créer un label
Les labels sont des identifiants libres que tu peux assigner aux employés pour la planification (ex. Certifié, Permis B, Anglais courant). Ils peuvent être utilisés comme critère de filtre lors de la création de services, tout comme les rôles.
Va dans Planification > Paramètres > Rôles et labels > Labels.
Clique sur (+) Ajouter un label.
Saisis un nom et choisis une catégorie : Compétences, Informations ou Autres.
Clique sur Enregistrer.
Activer les employés dans Shiftplan
Chaque employé qui doit apparaître dans Shiftplan doit être activé individuellement. Pour ce faire, tu suivras un assistant de configuration rapide qui définit le site, la zone de travail, les rôles et les labels pour cet employé.
Va dans le profil de l'employé (Employés > [sélectionner l'employé] > Personnel)
Dans l'onglet Personnel, tu verras le lien Activer dans Shiftplan à droite
L'assistant s'ouvre : Site → Zone de travail → Rôles → Labels → Enregistrer
Étape | Ce que tu configures |
Site | Sur quel site l'employé sera planifié  |
Zone de travail | À quelle zone de travail il est assigné (optionnel)  |
Rôles | Quels rôles il peut assumer (optionnel)  |
Labels | Quels labels lui sont assignés (optionnel)  |
Clique sur Enregistrer. L'employé apparaîtra désormais dans Shiftplan.
Remarque : L'activation doit actuellement être effectuée individuellement pour chaque employé. L'activation en masse n'est pas disponible.
Comprendre les droits et les rôles de responsable
Ce que chaque personne peut voir et faire dans Shiftplan est contrôlé par son profil de droits. Si tu veux qu'un employé gère activement Shiftplan, tu as deux options :
Assigne à l'employé l'un des profils par défaut : HR Admin, Admin ou Manager/Superviseur.
Crée un profil personnalisé pour attribuer des droits spécifiques avec précision.
Tu trouveras les droits Shiftplan dans Paramètres > Profils et droits. Fais défiler vers le bas jusqu'à la section Planification.
Droit | Ce qu'il permet |
Accès aux paramètres Shiftplan | Accès à Planification > Paramètres |
Accès à la vue Shiftplan | Accès à Planification > Plannings |
Modifier le profil de l'employé | Activer et configurer des profils Shiftplan pour les employés (propre / personnalisé / tous) |
Rôles | Créer, modifier, supprimer des rôles |
Zones de travail | Créer, modifier, supprimer des zones de travail |
Labels | Créer, modifier, supprimer des labels |
Gestion de la planification des services
Droit | Ce qu'il permet |
Quarts planifiés | Voir, créer, modifier, supprimer des services publiés et non publiés |
Quarts ouverts | Voir, créer, modifier, supprimer des services ouverts |
Gestion des capacités | Voir et modifier les objectifs de capacité par service et rôle |
Copier des quarts | Copier des services vers d'autres semaines ou périodes  |
Supprimer des quarts en masse | Supprimer plusieurs services à la fois  |
Publier des quarts | Rendre les services visibles pour les employés |
Modèles | Lire, créer, modifier, supprimer des modèles  |
Pour limiter la visibilité d'un profil à des équipes, départements ou sites spécifiques, crée un profil personnalisé et dans Modifier le profil de l'employé sélectionne l'option Employés sélectionnés selon les critères.
Actions réservées aux HR Admin et Admin
Certaines actions ne peuvent pas être configurées via Profils et droits, mais sont définies au niveau système :
Action | HR Admin | Admin | Manager standard |
Activer/désactiver Shiftplan | Oui | Oui | Non |
Activer/désactiver des sites | Oui | Oui | Non |
Activer/désactiver les notifications | Oui | Oui | Non |
Activer/désactiver les paramètres de pause | Oui | Oui | Non |
Ce que voit le profil manager standard
Un employé avec le profil manager standard voit dans Shiftplan uniquement les employés qui, selon le champ Rapporte à, font partie de son équipe : c'est-à-dire les employés dans le profil desquels il est enregistré comme responsable direct/L'employé rapporte directement.
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Si un manager doit planifier des services pour des employés qui ne lui rapportent pas directement, il devra :
ajuster l'assignation Rapporte à dans le profil de l'employé, ou bien
attribuer au manager un profil de droits personnalisé avec une règle de visibilité élargie, configurable dans Paramètres > Profils et droits.
Remarque : Si tu ne vois pas les droits Shiftplan dans le profil, il manque probablement une des étapes de la section Activer les sites. Les droits n'apparaissent qu'une fois la fonctionnalité active.
Configurer des paramètres supplémentaires
Dans Planification > Paramètres, tu trouveras d'autres options de configuration après la mise en place initiale. Configure les onglets suivants selon tes besoins :
Paramètre | Ce qu'il contrôle |
Employés du planning |  offre une vue d'ensemble de tous les employés de l'entreprise avec leur statut dans Shiftplan (Actif, Inactif, Incomplet) et leurs sites, rôles, zones de travail et labels assignés. De là, tu peux modifier les profils Shiftplan existants, mais pas en activer de nouveaux. Les nouvelles activations sont toujours lancées depuis le profil de l'employé. |
Notifications | Notification push aux employés lorsque leur service est mis à jour (bureau : cloche en haut à droite, mobile : cloche dans le menu de l'app) |
Options d'affichage | Diverses options : afficher les absences dans le planning ; personnaliser les champs de la carte de service ; les employés peuvent voir les indisponibilités des autres ; afficher les jours fériés par site ; afficher le solde de présence et les heures supplémentaires dans le planning
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Une fois les fonctions de base opérationnelles, nous recommandons de configurer Pauses et Conflits et automatisations comme prochaine étape, afin que Kenjo détecte automatiquement les erreurs de planification telles que les chevauchements ou les violations des temps de repos. L'échange de services, la disponibilité et la gestion des capacités sont facultatifs et peuvent être ajoutés à tout moment.
Questions fréquentes
Pourquoi un manager ne voit-il pas tous les services de son équipe ?
Le profil manager standard affiche uniquement les employés dans le champ Rapporte à desquels ce manager est enregistré. Vérifie d'abord le profil de l'employé dans l'onglet Personnel. Si l'assignation est correcte, un profil de droits personnalisé avec une visibilité élargie peut être la solution.
Puis-je activer la planification des services pour plusieurs employés à la fois ?
Non. L'activation doit actuellement être effectuée individuellement pour chaque employé via l'assistant dans Planification > Paramètres > Employés du planning.
Quelle est la différence entre rôles et zones de travail ?
Les zones de travail sont des unités physiques ou organisationnelles au sein d'un site (ex. Cuisine, Réception). Les rôles décrivent une qualification ou une fonction de l'employé (ex. Chef d'équipe). Un employé peut être assigné à une zone de travail et avoir plusieurs rôles en même temps.
Est-il obligatoire de configurer des zones de travail et des rôles ?
Non, les deux sont facultatifs. Tu peux planifier des employés sans zone de travail ni rôle. Ils sont particulièrement utiles pour la gestion des capacités et les possibilités de filtrage structuré.
Un employé n'apparaît pas dans la planification des services. Pourquoi ?
Vérifie si l'employé a le statut Actif dans Planification > Paramètres > Employés du planning. Si le statut est Inactif ou Incomplet, l'activation doit être complétée ou relancée.