Dopo aver creato i profili dei tuoi collaboratori, puoi aggiungere ulteriori informazioni ed effettuare diverse operazioni. In questo articolo trattiamo tutte le azioni che puoi intraprendere, primo per completare le informazioni rimanenti del tuo dipendente e secondo per capire quali azioni puoi compiere dal suo profilo.
Profilo pubblico
Ogni dipendente ha un profilo pubblico che tutti i suoi colleghi possono vedere. Il profilo pubblico mostra il nome visualizzato del dipendente, la sua immagine, la sua posizione, il suo supervisore, il suo ufficio, il suo team, il suo dipartimento e il suo settore, se presente. Opzionalmente, il dipendente può compilare la sua breve biografia per permettere ai suoi colleghi di conoscerlo meglio. Da questo menu, ogni dipendente può inviare un "Shoutout" pubblico che verrà visualizzato sulla home page!
Nota: Come amministratore o amministratore HR, puoi accedere direttamente dal profilo pubblico del dipendente alla sua area documenti personali o alle assenze. Tuttavia, gli altri dipendenti non possono vedere quest'area.
Personale
Cos'è il profilo personale di un dipendente?
Nella creazione del tuo dipendente, sia aggiungendolo manualmente a Kenjo che importando i suoi dati, hai inserito alcune informazioni su di lui, ad es. i suoi dati personali, le sue email di lavoro, il dipartimento e il suo ruolo, il suo piano di lavoro, le politiche di assenze a lui applicabili e se ha bisogno di un'elenco presenze o meno. Qui trovi una panoramica di tutti i dati che dovevi inserire.
Queste informazioni però non sono sufficienti per completare i processi HR. Come amministratore o admin HR puoi visualizzare il profilo personale dei tuoi dipendenti sotto Dipendenti > Profilo dipendente > Tab Personale. Ogni dipendente ha anche accesso al proprio profilo personale (ma ovviamente non ai profili personali degli altri dipendenti). Nel profilo personale di un dipendente trovi tu e i tuoi colleghi le seguenti sezioni:
Informazioni personali
Informazioni di lavoro
Programma
Indirizzo
Privato
Finanza
Emergenza
Confidenziale
In ogni sezione troverai vari campi con informazioni. Alcuni di questi campi sono già riempiti con le informazioni che hai aggiunto durante la creazione o l'importazione dei dati dei tuoi dipendenti. Altri invece sono vuoti. Ti consigliamo di invitare i tuoi dipendenti a completare le informazioni rimanenti non appena iniziano a utilizzare Kenjo.
Data di fine contratto
La data di fine contratto si riferisce all'ultimo giorno di lavoro come stabilito nel contratto (usualmente utilizzata per contratti di lavoro a termine per il periodo corrente). Impostando una data di fine contratto si fornisce un'informazione interna (il dipendente può vederla) e non avvia automaticamente la risoluzione del rapporto di lavoro a questa data.
Effetti dell'impostazione di questa data:
Prorogazione della data di fine vacanze (se attivata nella politica)
Workflows, se configurati, che utilizzano questa data.
Data di cessazione
La data di cessazione implica la cessazione definitiva dell'impiego e non il termine di un contratto a termine. Pertanto, la cessazione del rapporto di lavoro si applica sia ai contratti a termine che ai contratti a tempo indeterminato (informazione riservata).
Effetti dell'impostazione di questa data:
Prorogazione del salario per l'ultimo mese.
Rimozione dalla busta paga DATEV (1 mese dopo la data di cessazione, in modo che vengano pagati l'ultimo mese).
Nota: Puoi creare nuovi campi dipendente in qualsiasi momento. Segui le istruzioni descritte in questo articolo per farlo.
I miei dipendenti possono modificare tutte le parti del loro profilo personale?
No. Come amministratore o admin HR puoi modificare tutti i campi del profilo personale di un dipendente. Le sezioni Lavoro e Programma di lavoro, però, non possono essere modificate. Trovi un elenco completo delle autorizzazioni che i tuoi dipendenti hanno per il loro profilo personale sotto Profili e autorizzazioni > Profilo dipendente (o nel profilo personalizzato corrispondente che hai creato per loro).
Ci sono ulteriori azioni che solo tu come amministratore o admin HR puoi eseguire nell'area personale di un dipendente. Vediamo quali sono.
Quali azioni posso eseguire come amministratore nel profilo personale di un dipendente?
Sul lato destro del tab "Personale" puoi vedere le azioni profilo che puoi eseguire nel profilo personale del dipendente. Queste azioni dipendono da molte funzionalità che forse non hai ancora impostato.
Se usi DATEV, puoi vedere i campi pertinenti per l'esportazione.
Sotto ATTIVA WORKFLOW puoi avviare un workflow preimpostato per questo dipendente. Quando clicchi sull'opzione, troverai un elenco di tutti i workflow che hai creato.
Puoi anche attivare/disattivare il monitoraggio della presenza.
Se hai aggiunto l'email lavorativa personale del dipendente durante la creazione del suo profilo, puoi modificarla cliccando su CAMBIA EMAIL LAVORATIVA.
Se i tuoi dipendenti non hanno ricevuto un invito email dopo l'attivazione OPPURE li hai aggiunti manualmente senza attivarli al momento della creazione del loro profilo, puoi inviare loro un'email con un link di attivazione del loro account usando l'opzione ATTIVA DIPENDENTE.
Infine, puoi attivare la pianificazione dei turni.
Cos'altro posso fare per il profilo personale di un dipendente?
Nel profilo personale di un dipendente puoi impostare una firma email e vedere la cronologia.
Firma email
Puoi anche aggiungere una firma email al profilo del dipendente. Questa firma email apparirà come firma del dipendente quando invierà un'email da Kenjo. Questo avviene solitamente quando contatti i candidati tramite il nostro modulo di reclutamento. Puoi, ad esempio, aggiungere una firma email al tuo profilo personale. Quando comunichi con i tuoi candidati in Recruiting > Inbox, puoi aggiungere automaticamente la tua firma email all'email. Vedi l'esempio sotto:
Mostra cronologia
Infine, puoi vedere la cronologia delle azioni eseguite da te come amministratore o admin HR o dal dipendente nel suo profilo personale.
Presenze
Se hai attivato il monitoraggio delle ore lavorative per questo dipendente, trovi in quest'area un riepilogo delle ore registrate. Inoltre, come amministratore puoi registrare, approvare o eliminare le ore.
Salario
Attraverso il menu Salario puoi aggiungere un'occupazione, salario e salario variabile.
Busta paga
Nella sezione Busta paga trovi un riepilogo degli stipendi del dipendente. Puoi gestire ed esaminare i singoli pagamenti all'interno di Smart Docs.
Prestazioni
Nella scheda Prestazioni trovi un archivio di tutte le valutazioni delle prestazioni che i tuoi dipendenti hanno completato in passato, nonché le valutazioni che devono ancora completare.
