Comprendere i Registri di lavoro
Un Registro di lavoro è un modulo che i tuoi dipendenti devono compilare quando entrano o escono. Ogni invio è contrassegnato da un timestamp e documentato in modo permanente in Kenjo, creando una traccia di controllo per la conformità e le richieste di risarcimento danni.
I Registri di lavoro hanno due finalità:
Checklist indipendenti: Usa i Registri di lavoro per i controlli di sicurezza quotidiani, le ispezioni delle attrezzature o la verifica dei processi senza collegarli a un asset.
Storico delle ispezioni per gli asset: Collega i Registri di lavoro a beni aziendali specifici (veicoli, strumenti, attrezzature) in modo che ogni ispezione sia associata a un pezzo di attrezzatura specifico con uno storico completo.
Nota: I Registri di lavoro e gli asset sono moduli indipendenti. Puoi usare ciascuno separatamente o entrambi insieme.
Creare un modello
Vai su Registri di lavoro > Modelli.
Clicca su CREA MODELLO DI REGISTRO DI LAVORO.
Inserisci un nome del modello nel campo Nome del modello (ad esempio, "Entrata del veicolo" o "Ispezione di sicurezza").
Inserisci una descrizione. (Opzionale)
Decidi se collegare questo modello agli asset. Attiva il pulsante Selezione asset obbligatoria se i dipendenti devono selezionare l'asset che stanno ispezionando. Se attivato, scegli una categoria di asset dal menu a tendina. (Opzionale)
Attiva il pulsante Collega alla registrazione del tempo e scegli Entrata o Uscita se vuoi che i dipendenti vengano registrati automaticamente all'entrata o all'uscita dopo aver compilato il Registro di lavoro. (Opzionale)
Clicca su Crea.
Configurare e raggruppare i campi del modulo
Riempi il tuo modello di Registro di lavoro con i contenuti. Crea un campo per ogni azione o compito individuale e raggruppa i campi consecutivi per facilitare la duplicazione in seguito. Interi modelli di Registri di lavoro possono essere duplicati.
Clicca su (+) Aggiungi campo per aggiungere un nuovo campo.
Inserisci un Nome del campo (obbligatorio) e una Descrizione (opzionale).
Seleziona il Tipo di campo dal menu a tendina — ad esempio, un'attività, del testo o una foto che verrà mostrata al dipendente.
Attiva Contrassegna questo campo come obbligatorio se il campo deve essere compilato. I campi obbligatori sono contrassegnati con un asterisco rosso (*).
Clicca su Aggiungi campo.
Tipi di campo
Tipo di campo | Caso d'uso | Può essere obbligatorio? |
Testo | Inserimento breve come nome, riferimento o codice | Sì |
Area di testo | Note o osservazioni più lunghe | Sì |
Numero | Valori numerici come chilometraggio o ore | Sì |
Attività | Casella di controllo: "È fatto?" | Sì |
Lista | Menu a tendina (selezione singola o multipla) | Sì |
Foto | Acquisizione foto dal vivo (nessun caricamento dalla galleria) | Sì |
L'ordine è importante: Trascina i campi verso l'alto o verso il basso per impostare l'ordine di visualizzazione. I dipendenti li vedono esattamente nell'ordine che hai impostato.
Creare gruppi
Un gruppo è composto da più campi ed è adatto per processi ricorrenti composti da diversi elementi, come le istruzioni. I gruppi possono essere duplicati all'interno dello stesso modello.
Gestire i campi e i gruppi di un modello non pubblicato
Una volta aggiunti i campi o i gruppi, puoi duplicare o eliminare i campi, e modificare, duplicare o eliminare i gruppi. Passa il cursore sull'angolo destro di un campo o gruppo finché non appaiono l'icona di duplicazione, l'icona del cestino e — per i gruppi — l'icona della matita per la modifica.
Clicca su Pubblica.
Importante: I modelli pubblicati non possono più essere modificati. Se vuoi apportare modifiche, duplica il modello e modifica la copia. Elimina l'originale se necessario.
Gestire i modelli
Clicca sul menu a tre punti (⋮) accanto a un modello nell'elenco per vedere le seguenti opzioni:
Visualizza modello: Consulta i dettagli e i singoli campi e gruppi del modello.
Gestisci dipendenti: Aggiungi i dipendenti che devono utilizzare questo modello.
Duplica: Crea una copia del modello. Dagli un nuovo nome per evitare confusione. Per modificare un modello pubblicato, devi prima duplicarlo.
Disattiva: Metti il modello in pausa temporaneamente. Non verrà mostrato ai dipendenti, ma puoi riattivarlo in seguito. Lo storico viene conservato.
Elimina: Rimuovi il modello in modo permanente. Questa azione non può essere annullata.
Assegnare dipendenti a un modello
I dipendenti possono vedere un modello solo se li assegni ad esso. Puoi assegnare i dipendenti prima o dopo la pubblicazione.
Vai su Registri di lavoro > Modelli e clicca su un nome di modello.
Clicca sul numero di dipendenti sotto Assegnato a.
Clicca su (+) Assegna dipendente e seleziona uno o più dipendenti dall'elenco.
Clicca su Conferma.
I dipendenti possono essere aggiunti o rimossi in qualsiasi momento. Vedranno tutti i modelli assegnati alla loro prossima entrata o uscita.
Suggerimento sull'ordine di invio: Se a un dipendente vengono assegnati più Registri di lavoro, appariranno tutti insieme all'entrata o all'uscita, ordinati alfabeticamente. Raccomandiamo di nominare i modelli in modo che il primo da completare appaia anche per primo in ordine alfabetico (ad esempio, "1. Entrata mattina" e "2. Uscita mattina").
Visualizzare ed esportare i Registri di lavoro
Come amministratore puoi visualizzare tutti i Registri di lavoro completati, filtrare per data o dipendente ed esportare i dati degli invii per la conformità o la documentazione dei danni.
Visualizzare e filtrare gli invii
Vai su Registri di lavoro > Voci.
La visualizzazione predefinita mostra tutti gli invii organizzati per dipendente, con il nome del modello e la data di invio. Se un asset è collegato al Registro di lavoro, viene visualizzato anche il nome dell'asset.
Usa i filtri Modello, Asset, Categoria asset e Data per trovare invii specifici. I filtri funzionano insieme — ad esempio, puoi visualizzare tutti gli invii per un modello specifico in un periodo di tempo specifico.
Visualizzare i dettagli di un invio
Clicca sulla freccia alla fine di una riga per vedere i dettagli dell'invio:
DIPENDENTE: Nome e ID del dipendente.
MODELLO: Il nome del modello.
ASSET: L'asset ispezionato (se applicabile).
INVIATO: Data e ora dell'invio.
CAMPI: Tutte le risposte o i segni di spunta per le attività completate per ogni campo.
FOTO: Foto in visualizzazione galleria (clicca per ingrandire o scaricare).
Esportare gli invii in Excel
Applica i filtri desiderati (ad esempio, intervallo di date o categoria asset).
Clicca su ESPORTA in alto a destra.
Il foglio di calcolo include tutti gli invii filtrati con colonne per ogni campo del modulo, nome del dipendente, data e ora di invio, asset e miniature delle foto (ingrandibili e scaricabili).