Comprendere i Registri di lavoro
Un Registro di lavoro è un modulo che i tuoi dipendenti devono compilare quando entrano o escono. Ogni invio è contrassegnato da un timestamp e documentato in modo permanente in Kenjo, creando una traccia di controllo per la conformità e le richieste di risarcimento danni.
I Registri di lavoro hanno due finalità:
Checklist indipendenti: Usa i Registri di lavoro per i controlli di sicurezza quotidiani, le ispezioni delle attrezzature o la verifica dei processi senza collegarli a un asset.
Storico delle ispezioni per gli asset: Collega i Registri di lavoro a beni aziendali specifici (veicoli, strumenti, attrezzature) in modo che ogni ispezione sia associata a un pezzo di attrezzatura specifico con uno storico completo.
Nota: I Registri di lavoro e gli asset sono moduli indipendenti, ma l'ordine di attivazione è importante: i Registri di lavoro devono essere attivati prima nelle Impostazioni prima che il modulo Asset diventi visibile. Puoi usare ogni modulo separatamente o entrambi insieme.
Nota: Puoi provare i Registri di lavoro e i Beni aziendali gratis per 3 mesi. Se vuoi continuare a usarli dopo il periodo di prova, diventano a pagamento.
Creare un modello
Vai su Registri di lavoro > Modelli.
Clicca su CREA MODELLO DI REGISTRO DI LAVORO.
Inserisci un nome del modello nel campo Nome del modello (ad esempio, "Entrata del veicolo" o "Ispezione di sicurezza").
Inserisci una descrizione. (Opzionale)
Decidi se collegare questo modello agli asset. Attiva il pulsante Selezione asset obbligatoria se i dipendenti devono selezionare l'asset che stanno ispezionando. Se attivato, scegli una categoria di asset dal menu a tendina. (Opzionale)
Attiva il pulsante Collega alla registrazione del tempo e scegli Entrata o Uscita se vuoi che il Registro di lavoro si apra automaticamente quando i dipendenti timbrano l'entrata o l'uscita. La timbratura viene registrata nel momento in cui scorrono per timbrare, indipendentemente dal fatto che completino o meno il Registro di lavoro.
Seleziona la casella Richiedi la compilazione del registro di lavoro prima del check-in/check-out se vuoi che i tuoi dipendenti siano obbligati a compilare il Registro di lavoro. Senza averlo compilato, non possono timbrare l’entrata né l’uscita.
Clicca su Crea.
Senza collegamento alla registrazione del tempo: I modelli non collegati alla registrazione del tempo non si aprono automaticamente all'entrata o all'uscita. I dipendenti vi accedono manualmente tramite la sezione Oggi: Registri di lavoro nella schermata di timbratura.
Configurare e raggruppare i campi del modulo
Riempi il tuo modello di Registro di lavoro con i contenuti. Crea un campo per ogni azione o compito individuale e raggruppa i campi consecutivi per facilitare la duplicazione in seguito. Interi modelli di Registri di lavoro possono essere duplicati.
Clicca su (+) Aggiungi campo per aggiungere un nuovo campo.
Inserisci un Nome del campo (obbligatorio) e una Descrizione (opzionale).
Seleziona il Tipo di campo dal menu a tendina — ad esempio, un'attività, del testo o una foto che verrà mostrata al dipendente.
Attiva Contrassegna questo campo come obbligatorio se il campo deve essere compilato. I campi obbligatori sono contrassegnati con un asterisco rosso (*).
Clicca su Aggiungi campo.
Tipi di campo
Tipo di campo | Caso d'uso | Può essere obbligatorio? |
Testo | Inserimento breve come nome, riferimento o codice | Sì |
Area di testo | Note o osservazioni più lunghe | Sì |
Numero | Valori numerici come chilometraggio o ore | Sì |
Attività | Casella di controllo: "È fatto?" | Sì |
Lista | Menu a tendina (selezione singola o multipla) | Sì |
Foto | Acquisizione foto dal vivo (nessun caricamento dalla galleria) | Sì |
L'ordine è importante: Trascina i campi verso l'alto o verso il basso per impostare l'ordine di visualizzazione. I dipendenti li vedono esattamente nell'ordine che hai impostato.
Creare gruppi
Un gruppo è composto da più campi ed è adatto per processi ricorrenti composti da diversi elementi, come le istruzioni. I gruppi possono essere duplicati all'interno dello stesso modello.
Salvataggio parziale: Se un modello non ha campi obbligatori, i dipendenti possono salvare una voce parziale e completarla più tardi nello stesso turno. Non appena almeno un campo è contrassegnato come obbligatorio, il modulo deve essere completamente compilato prima di poter essere inviato.
Gestire i campi e i gruppi di un modello non pubblicato
Una volta aggiunti i campi o i gruppi, puoi duplicare o eliminare i campi, e modificare, duplicare o eliminare i gruppi. Passa il cursore sull'angolo destro di un campo o gruppo finché non appaiono l'icona di duplicazione, l'icona del cestino e — per i gruppi — l'icona della matita per la modifica.
Clicca su Pubblica.
Importante: I modelli pubblicati non possono più essere modificati. Se vuoi apportare modifiche, duplica il modello e modifica la copia. Elimina l'originale se necessario.
Gestire i modelli
Clicca sul menu a tre punti (⋮) accanto a un modello nell'elenco per vedere le seguenti opzioni:
Visualizza modello: Consulta i dettagli e i singoli campi e gruppi del modello.
Gestisci dipendenti: Aggiungi i dipendenti che devono utilizzare questo modello.
Duplica: Crea una copia del modello. Dagli un nuovo nome per evitare confusione. Per modificare un modello pubblicato, devi prima duplicarlo.
Disattiva: Metti il modello in pausa temporaneamente. Non verrà mostrato ai dipendenti, ma puoi riattivarlo in seguito. Lo storico viene conservato.
Elimina: Rimuovi il modello in modo permanente. Questa azione non può essere annullata.
Assegnare dipendenti a un modello
I dipendenti possono vedere un modello solo se li assegni ad esso. Puoi assegnare i dipendenti prima o dopo la pubblicazione.
Vai su Registri di lavoro > Modelli e clicca su un nome di modello.
Clicca sul numero di dipendenti sotto Assegnato a.
Clicca su (+) Assegna dipendente e seleziona uno o più dipendenti dall'elenco.
Clicca su Conferma.
I dipendenti possono essere aggiunti o rimossi in qualsiasi momento. Vedranno tutti i modelli assegnati alla loro prossima entrata o uscita.
Suggerimento sull'ordine di invio: Se a un dipendente vengono assegnati più Registri di lavoro, appariranno tutti insieme all'entrata o all'uscita, ordinati alfabeticamente. Raccomandiamo di nominare i modelli in modo che il primo da completare appaia anche per primo in ordine alfabetico (ad esempio, "1. Entrata mattina" e "2. Uscita mattina").
Visualizzare ed esportare i Registri di lavoro
Come amministratore puoi visualizzare tutti i Registri di lavoro completati, filtrare per data o dipendente ed esportare i dati degli invii per la conformità o la documentazione dei danni.
Visualizzare e filtrare gli invii
Vai su Registri di lavoro > Voci.
La visualizzazione predefinita mostra tutti gli invii organizzati per dipendente, con il nome del modello e la data di invio. Se un asset è collegato al Registro di lavoro, viene visualizzato anche il nome dell'asset.
Usa i filtri Modello, Asset, Categoria asset e Data per trovare invii specifici. I filtri funzionano insieme — ad esempio, puoi visualizzare tutti gli invii per un modello specifico in un periodo di tempo specifico.
Visualizzare i dettagli di un invio
Clicca sulla freccia alla fine di una riga per vedere i dettagli dell'invio:
DIPENDENTE: Nome e ID del dipendente.
MODELLO: Il nome del modello.
ASSET: L'asset ispezionato (se applicabile).
INVIATO: Data e ora dell'invio.
CAMPI: Tutte le risposte o i segni di spunta per le attività completate per ogni campo.
FOTO: Foto in visualizzazione galleria (clicca per ingrandire o scaricare).
Revisione giornaliera
La scheda Revisione giornaliera mostra in tempo reale quali dipendenti hanno completato i loro Registri di lavoro per oggi e quali sono ancora in sospeso.
Vai su Registri di lavoro > Revisione giornaliera.
Filtra la visualizzazione per Asset, Categoria asset o Stato (completato / in sospeso).
Esportare gli invii in Excel
Applica i filtri desiderati (ad esempio, intervallo di date o categoria asset).
Clicca su ESPORTA in alto a destra.
Il foglio di calcolo include tutti gli invii filtrati con colonne per ogni campo del modulo, nome del dipendente, data e ora di invio, asset e miniature delle foto (ingrandibili e scaricabili).
Domande frequenti
I dipendenti possono creare Registri di lavoro?
No. Solo gli admin e gli admin HR possono creare, modificare, pubblicare e assegnare i modelli di Registri di lavoro. I dipendenti compilano i Registri di lavoro che hai assegnato loro.
Posso creare Registri di lavoro obbligatori?
Sì. Se selezioni la casella Richiedi la compilazione del registro di lavoro prima del check-in/check-out, i tuoi dipendenti devono compilare il Registro di lavoro per timbrare l’entrata o l’uscita.
Posso attivare l’opzione obbligatoria solo per singoli dipendenti?
No, l’impostazione vale per tutti i dipendenti a cui il Registro di lavoro è assegnato. Al momento non è possibile impostarla singolarmente.
Cosa succede se un dipendente chiude l’app mentre compila un Registro di lavoro?
Alla successiva apertura dell’app, il dipendente torna automaticamente nel Registro di lavoro, nel punto in cui si era fermato. Una chiusura accidentale non comporta perdita di dati.