Per: Admin, Responsabile
Crea turni nel Piano turni, assegnali ai dipendenti o come turni aperti e pubblica il piano in modo che i tuoi dipendenti possano vedere la loro pianificazione.
Creare un turno
Puoi accedere al Piano turni tramite Piano turni > Programmazioni. Naviga alla settimana desiderata e fai clic su (+) accanto al nome del dipendente nel giorno desiderato, oppure sul pulsante Aggiungi turno in alto a sinistra.
Compila i seguenti campi nella finestra di dialogo. I campi obbligatori sono contrassegnati con un asterisco (*):
Campo | Nota |
Ripeti il * | Seleziona uno o più giorni della settimana. Senza selezione viene creato un turno singolo. |
Ora di inizio * | Durata minima: 15 minuti, durata massima: 23h 45min |
Ora di fine * |
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Durata della pausa | Facoltativo. La pausa non può essere più lunga del turno. |
Sede * | Sono disponibili solo le sedi abilitate per il Piano turni. |
Area di lavoro | Facoltativo. Aiuta a filtrare i suggerimenti sui dipendenti. |
Ruolo * | Filtra i suggerimenti sui dipendenti. Nelle Impostazioni deve essere configurato almeno un ruolo. |
Tag | Facoltativo. Ad esempio, per competenze linguistiche o qualifiche. |
Dipendente | Seleziona uno o più dipendenti (max. 15) o lascia il turno come Turno aperto. |
Note | Facoltativo. Visibile al dipendente assegnato. |
Fai clic su Salva. Il turno viene salvato con lo stato non pubblicato, riconoscibile dalle strisce diagonali sulla scheda del turno.
Assegnare dipendenti
Il menu a tendina dei dipendenti mostra prima i dipendenti in In base al ruolo / sede — tutti coloro che corrispondono alla sede e al ruolo del turno. Le icone accanto al nome indicano:
Icona calendario arancione: il dipendente ha un'assenza in un giorno selezionato
Icona cerchio arancione: il dipendente è contrassegnato come non disponibile in un giorno selezionato
In Tutti gli altri dipendenti trovi tutti gli altri dipendenti turno attivi il cui ruolo o sede non corrisponde completamente.
Creare un turno aperto
Nel campo dipendente, seleziona Turno aperto (nessun dipendente assegnato) se non vuoi ancora assegnare nessuno o se vuoi che i dipendenti si candidino. Compariranno due campi aggiuntivi:
Aggiungi slot al giorno: Quanti dipendenti possono coprire questo turno aperto contemporaneamente (max. 50)
Assegnazione turno aperto: Richiede approvazione (devi confermare manualmente la candidatura) o Assegna automaticamente al primo candidato
Per assegnare un turno aperto a un dipendente in un secondo momento, o per convertire un turno pianificato in aperto, apri la scheda del turno, fai clic sull'icona matita e modifica il campo dipendente.
Creare turni ricorrenti
Se hai selezionato più giorni della settimana, compare l'interruttore Opzioni avanzate. Attivalo per ripetere lo stesso turno per più settimane:
Frequenza: Settimanale o ogni 2-24 settimane
Termina il: Data di fine della ricorrenza
Kenjo crea poi tutti i turni in una volta sola (max. 10.000). Durante la creazione, Kenjo mostra la schermata di caricamento Preparazione della creazione di turni in blocco — tieni la finestra aperta fino al completamento del processo.
Nota: Se vengono rilevati conflitti in un turno, la finestra di dialogo li mostra direttamente come campi evidenziati. Puoi comunque salvare il turno e risolvere il conflitto in seguito. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Gestire conflitti di turni.
Modificare, riassegnare ed eliminare un turno
Fai clic su una scheda turno per aprire la finestra di dialogo. Con l'icona matita puoi modificare tutti i campi (data, ora, sede, ruolo, dipendente, note). Dopo il salvataggio vedrai una conferma.
Spostare turni tramite trascinamento
I turni non pubblicati possono essere spostati tra i dipendenti tramite trascinamento. Trascina semplicemente la scheda del turno nella riga di un altro dipendente — le ore vengono adattate automaticamente. Funziona sia nella vista dipendenti che nella vista ruoli.
Nota: Il trascinamento funziona solo per i turni non pubblicati. I turni pubblicati devono essere riassegnati manualmente tramite l'icona matita.
Eliminare un turno
Fai clic sull'icona cestino. In caso di eliminazione:
Turno non pubblicato: Kenjo chiede conferma una volta e il turno viene eliminato definitivamente.
Turno pubblicato: Kenjo chiede se il dipendente assegnato deve essere informato tramite notifica push.
Quando si modifica un turno pubblicato, compare l'avviso: "Questo è un turno pubblicato. I tuoi dipendenti possono essere notificati delle modifiche." Attiva l'interruttore Notifica ai tuoi dipendenti dopo la modifica se i dipendenti devono essere informati della modifica.
Pubblicare turni
I turni non pubblicati sono visibili solo ad admin e responsabili, riconoscibili dalle strisce diagonali sulla scheda. I dipendenti possono vederli solo dopo la pubblicazione. Finché esistono turni non pubblicati, Kenjo mostra un banner informativo con il numero.
Fai clic su Pubblica in alto a destra.
Compare una finestra di conferma con un riepilogo delle assegnazioni pianificate: numero di dipendenti, ore totali e numero di turni. Qui puoi anche attivare o disattivare il pulsante di notifica. Quando è attivo, i dipendenti interessati ricevono una notifica push.
Fai di nuovo clic su Pubblica. Le schede dei turni compaiono ora a colore pieno e sono visibili ai dipendenti nell'app.
Nota:
La pubblicazione avviene settimana per settimana: un clic su Pubblica pubblica tutti i turni non pubblicati della settimana corrente.
Se più responsabili della pianificazione lavorano contemporaneamente, facendo clic su Pubblica vengono rilasciati tutti i turni non pubblicati esistenti, indipendentemente da chi li ha creati.
Dopo la pubblicazione puoi aggiungere nuovi turni non pubblicati in qualsiasi momento. Li riconosci ancora dalle strisce finché non li pubblichi di nuovo.
Domande frequenti
Posso assegnare un turno a più dipendenti contemporaneamente?
Sì, puoi assegnare un turno a un massimo di 15 dipendenti contemporaneamente. Seleziona semplicemente più nomi nel campo dipendente.
Cosa succede se elimino un turno pubblicato?
Quando elimini un turno pubblicato, Kenjo chiede se il dipendente deve essere informato tramite notifica push. Dopo la conferma, il turno viene eliminato definitivamente e non è più visibile nell'app.
Perché non vedo certi dipendenti nel menu a tendina?
Il menu a tendina mostra solo i dipendenti turno attivi. Se manca un dipendente, verifica se è attivato in Piano turni > Impostazioni > Dipendenti turno.
I dipendenti possono candidarsi per i turni aperti?
Sì, i dipendenti possono candidarsi per i turni aperti a condizione che la funzione sia attivata in Piano turni > Impostazioni > Turni aperti. A seconda dell'impostazione, la prima candidatura viene assegnata automaticamente o deve essere approvata dal responsabile.
I dipendenti vengono informati automaticamente quando pubblico il piano?
I dipendenti vengono informati solo se le notifiche push sono attivate in Piano turni > Impostazioni > Notifiche. Puoi anche attivare o disattivare l'interruttore direttamente nella finestra di pubblicazione.
Posso spostare anche i turni pubblicati tramite trascinamento?
No, il trascinamento funziona solo per i turni non pubblicati. I turni pubblicati devono essere riassegnati manualmente tramite l'icona matita.