Voorwaarde: alle medewerkers moeten al in Kenjo zijn toegevoegd. Moet je nog medewerkers toevoegen? Lees dan eerst het artikel "Medewerkers toevoegen".
Tot dit punt in je implementatie waren al je medewerkers inactief. Zo kon je je account inrichten en testen zonder dat je medewerkers e-mails ontvingen.
Zodra je klaar bent met het inrichten van je account, kun je je medewerkers in één keer activeren.
Meerdere medewerkers tegelijk activeren
Dit is de snelste manier als je klaar bent om live te gaan en alle medewerkers in één keer wilt uitnodigen.
Ga naar Medewerkers.
Klik op het selectievakje in de kopregel om alle medewerkers te selecteren.
Klik op Acties > Medewerkers activeren.
Er verschijnt een dialoogvenster: "De uitnodigingsmail wordt direct verstuurd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt."
Klik ter bevestiging op Medewerkers activeren.
De medewerkers ontvangen een e-mail met een activeringslink en de welkomsttekst die je hebt ingevoerd onder Instellingen > Welkomstwizard. Ze worden gevraagd hun persoonlijke gegevens aan te vullen en een profielfoto te uploaden. Zodra ze deze stappen hebben afgerond, verandert hun status automatisch naar Actief.
Let op:
De activeringsmail is dertig dagen geldig. Heeft de medewerker zich binnen deze periode niet via de activeringslink aangemeld, dan moet hij opnieuw via het systeem worden geactiveerd.
In de medewerkerslijst kun je met het filter Medewerkersstatus alle medewerkers vinden die nog niet zijn geactiveerd, en ze afzonderlijk of in één keer activeren.
Medewerkers worden gefactureerd zodra de uitnodigingsmail van Kenjo is verstuurd. Meer informatie vind je in: FAQ: facturering en factuurbeheer.
Medewerkers afzonderlijk activeren
Wil je niet iedereen tegelijk uitnodigen? Dan kun je medewerkers ook één voor één activeren.
Ga naar Medewerkers en klik op de naam van de medewerker.
Klik rechts in het scherm op Medewerker activeren.
De medewerker ontvangt een e-mail met een activeringslink en je welkomsttekst.
Activeringslink verlopen: uitnodiging opnieuw versturen
De activeringslink is 30 dagen geldig. Klikt een medewerker binnen deze periode niet op de link, dan verloopt deze.
Zo verstuur je de uitnodiging opnieuw:
Ga naar Medewerkers en klik op de naam van de medewerker.
Klik op Uitnodiging opnieuw versturen.
De nieuwe uitnodigingsmail wordt direct verstuurd en is opnieuw 30 dagen geldig.
Niet-geactiveerde medewerkers filteren
In het overzicht zie je welke medewerkers nog niet zijn geactiveerd:
Ga naar Medewerkers.
Klik bovenaan op het filterpictogram.
Selecteer onder "Status" de optie Nog niet geactiveerd of Verlopen.
Je ziet nu alleen de medewerkers van wie de uitnodiging nog openstaat of is verlopen. Je kunt ze direct vanaf hier activeren of de uitnodiging opnieuw versturen.
Medewerkers ontvangen de uitnodigingsmail niet
Ontvangt een medewerker geen e-mail? Dan ligt dat meestal aan het e-mailadres:
Zorg ervoor dat het zakelijke e-mailadres van de medewerker actief is voordat je het profiel aanmaakt. Als Kenjo een e-mail niet kan afleveren, blokkeert het systeem toekomstige verzendingen naar dat adres.
Is dit al gebeurd? Stuur dan een e-mail naar [email protected]. Het supportteam kan het adres voor je resetten.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik een medewerker activeer?
Er wordt direct een activeringslink per e-mail verstuurd. De medewerker moet hierop klikken om zijn account te ontgrendelen. In de medewerkerslijst zie je zijn status als "Uitgenodigd".
Kan ik de uitnodigingsmail aanpassen?
Ja. Ga naar Instellingen > Welkomstwizard en bewerk de tekst die alle medewerkers in hun uitnodigingsmail zien. De wijziging geldt voor alle nieuwe activeringen.
Worden medewerkers gefactureerd zodra ik ze activeer?
Ja. De facturering begint bij het versturen van de uitnodigingsmail, niet pas bij de eerste aanmelding van de medewerker. Meer informatie vind je onder Instellingen > Facturering.
Kan ik een inactieve medewerker later nog activeren?
Ja. Je kunt een medewerker op elk moment activeren, ook weken of maanden nadat je hem hebt toegevoegd. Ga naar het profiel van de medewerker en klik op Medewerker activeren.
Kan ik de activering ongedaan maken?
Nee. Wanneer je medewerkers activeert, worden de e-mails direct verstuurd en kan de actie niet ongedaan worden gemaakt. Is dit per ongeluk gebeurd? Neem dan contact op met het supportteam via [email protected].