De geolocatiefunctie helpt je om de locatie van je medewerkers te volgen zodra zij hun aanwezigheden aan Kenjo doorgeven of registreren. Elke keer dat een medewerker probeert in of uit te klokken buiten de gedefinieerde locaties, wordt de tijdregistratie voor jou als admin gemarkeerd. Zo kun je ervoor zorgen dat je medewerkers bij het in- en uitklokken op locatie aanwezig zijn.

INHOUDSOPGAVE

• Locatietracking inschakelen
• Locaties toevoegen
• Locaties bewerken
• Locaties verwijderen
• Geolocatie & Aanwezigheid

Zodra je de module Aanwezigheid onder Instellingen > Functies > Aanwezigheid hebt geactiveerd, kun je ook de geolocatiefunctie activeren.  

Locatietracking inschakelen; 

Als beheerder kun je deze functie voor de respectievelijke aanwezigheidsregels via de Instellingen  activeren. 

Volg de stappen om de locatietracking in te schakelen:

• Ga naar Ga naar Aanwezigheid > Instellingen > Aanwezigheidsregels 
• Selecteer een beleid en klik op het menu met drie puntjes
• Selecteer Beleid bewerken
• Ga naar Locatietracking
• Activeer locatietracking door rechtsboven te activeren
• Activeer optioneel de optie om medewerkers te waarschuwen als ze buiten de radius inklokken
  

Locaties toevoegen

Je moet één of meer locaties toevoegen zodat je medewerkers bijvoorbeeld hun locatie kunnen registreren zodra ze op kantoor zijn; 

Je kunt ook een geldige radius rond de door jou gedefinieerde locatie instellen; 

Volg de onderstaande stappen om een locatie toe te voegen; 

• Ga naar Aanwezigheid >  Instellingen > Locaties (Geolocaties)

• Klik op (+) Locatie toevoegen om een nieuwe locatie op te nemen
  

• Vul de benodigde adresgegevens in:

• Naam (verplicht): Naam van de locatie, bijv. Kantoor Berlijn
• Adres (verplicht): Straat en huisnummer van de locatie 
• Stad (verplicht): Naam van de stad van de locatie
• Land (verplicht): Naam van het land van de locatie
• Postcode (verplicht): Postcode van de locatie 
• Radius (verplicht): Radius rondom de opgegeven locatie (3 opties zijn beschikbaar: 0.1 km, 0.5 km en 1 km)

• Klik op Adres valideren 
• Klik Opslaan

Locaties bewerken

Volg de onderstaande stappen om een locatie te bewerken; 

• Ga naar Aanwezigheid >  Instellingen > Locaties (Geolocaties)
• Klik op de drie-punten-knop naast de locatie die je wilt bewerken; 
• Klik Bewerken om de gewenste wijzigingen aan te brengen

Locaties verwijderen

Volg de onderstaande stappen om een locatie te verwijderen; 

• Ga naar Aanwezigheid >  Instellingen > Locaties (Geolocaties)
• Klik op de drie-punten-knop naast de locatie die je wilt verwijderen; 
• Klik Verwijderen 

Let op:

• Als de locatietracking is uitgeschakeld of er geen locaties aan Kenjo zijn toegevoegd, werkt de tijdregistratie zoals gebruikelijk.
• Als een medewerker locatietracking op zijn telefoon niet heeft ingeschakeld, werkt geolocatie niet en wordt de tijd zonder locatie geregistreerd; 
• De geolocatie kan alleen op een mobiel apparaat en niet in de desktopapplicatie op de computer worden gebruikt; 

Geolocatie & Aanwezigheid

Zodra de geolocatie is ingeschakeld, zouden je medewerkers iets dergelijks moeten zien wanneer ze zich voor hun aanwezigheid aanmelden:

Als beheerder kun je het Medewerkerprofiel > Aanwezigheid openen en zien waar de persoon was toen de aanwezigheid werd geregistreerd.

Medewerkers waarschuwen bij tijdregistratie buiten de radius

Met deze optie worden medewerkers gewaarschuwd als ze proberen in of uit te klokken buiten een ingestelde locatie. Op hun mobiele apparaat zien ze of ze zich binnen of buiten de werkzone bevinden wanneer ze inchecken.

Je kunt de informatie over de locatie ook bekijken in het aanwezigheidsoverzicht onder Medewerkers > Aanwezigheidsoverzicht:

Pictogramkleuren:

• geel: De aanwezigheid vond niet plaats op een van de bij de organisatie behorende locaties
• grijs: De medewerker heeft bij het invoeren van zijn aanwezigheid geen gps gebruikt
• groen: De medewerker heeft zijn aanwezigheid vanaf een geldige locatie ingevoerd