Mit der Überstundenfunktion erfasst, verfolgst und verwaltest Du die Überstunden Deiner Mitarbeiter. Du legst fest, ab wann gerechnet wird, ob Minusstunden erlaubt sind und ob die Bilanz in den Folgemonat übertragen wird – und kannst die Bilanz jederzeit manuell anpassen.

Überstunden für das Unternehmen aktivieren

Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Überstundenkompensation.
Schiebe den Regler bei Überstundenkompensation aktivieren nach rechts.

Überstunden für einzelne Mitarbeiter aktivieren

Sobald die Funktion unternehmensweit aktiv ist, legst Du fest, für welche Mitarbeiter Überstunden erfasst werden.

Klicke auf Überstundenkompensation bearbeiten.
Wähle die Mitarbeiter über das Kästchen links neben dem Namen. Über das Kästchen im Zeilenkopf Mitarbeiter wählst Du alle aus.
Klicke auf Einstellungen, um die Überstundeneinstellungen für die ausgewählten Mitarbeiter zu bearbeiten.
Klicke auf Bestätigen.

Die Einstellungen im Einzelnen

Überstunden erfassen: Aktiviert die Überstundenerfassung für die ausgewählten Mitarbeiter.
Berechnen ab: Ab diesem Datum wird die Differenz zwischen erfassten Stunden und geplanten Stunden als Überstunden gezählt. Bleibt das Feld leer, wird ab dem Datum der Aktivierung gerechnet. Du kannst nur ein Datum innerhalb des vergangenen Jahres wählen.
In den nächsten Monat übertragen: Nicht kompensierte Überstunden werden in den Folgemonat übertragen. Bleibt das Feld Berechnen ab leer, wird beim Aktivieren automatisch der Beginn des aktuellen Monats gewählt.
Minusstunden erlauben: Stunden, die zwar geplant, aber nicht gearbeitet wurden, werden vom Überstundenkonto abgezogen. Sind es mehr fehlende als zusätzliche Stunden, wird die Bilanz negativ.
Überstundenverzicht: Lege fest, ob auf einen bestimmten Überstundenwert pro Tag, Woche oder Monat verzichtet werden soll. Minimalwert: 15 Minuten.

So wird die Bilanz berechnet:

Überstundenbilanz = Startbilanz + erfasste Stunden − geplante Stunden

Beispiel Überstundenverzicht:

1 Stunde Verzicht, 8 geplante Stunden, 11 erfasste Stunden → Überstunden = 11 − 8 − 1 = 2

Was nach einer Änderung passiert

Wenn Du die Einstellungen aktualisierst, werden die Überstunden der betroffenen Mitarbeiter über Nacht neu berechnet. Während die Berechnung läuft, kannst Du keine weiteren Änderungen vornehmen. Die nächtliche Berechnung schont die Leistung der App.

Du kannst die Neuberechnung für einen einzelnen Mitarbeiter auch sofort auslösen:

Gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiter wählen] > Anwesenheit.
Klicke im Bereich Überstunden auf Details.
Klicke auf Neu berechnen.

Die Überstundenbilanz manuell anpassen

Du kannst die Bilanz eines Mitarbeiters direkt überschreiben – zum Beispiel, um eine Startbilanz aus einem früheren System zu setzen.

Für einen einzelnen Mitarbeiter

Gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiter wählen] > Anwesenheit und klicke auf Aktionen.
Wähle unter Überstundenaktionen Überstundenbilanz anpassen.
Gib den neuen Wert der Bilanz und einen Kommentar ein.
Klicke auf Speichern.

Wichtig: Die manuelle Anpassung überschreibt alle vorherigen Änderungen an Anwesenheiten oder Abwesenheiten für die Bilanz. Nach einer Anpassung erscheint im betreffenden Monat der grüne Infotext, der auf die Änderung aufmerksam macht.

Für mehrere Mitarbeiter

Gehe zu Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht und wähle die gewünschten Mitarbeiter aus.
Klicke auf Überstundenaktionen > Überstundenbilanz anpassen.
Gib den neuen Wert und einen Kommentar ein.
Klicke auf Speichern.

Die Überstundenbilanz eines Mitarbeiters einsehen

Gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiter wählen] > Anwesenheit.
Klicke in der Monatsansicht im Bereich Überstunden auf Details.

Dort siehst Du:

Startbilanz: Überstunden zu Monatsbeginn
Überstunden im Monat: Differenz zwischen erfassten Stunden und geplanten Stunden im gewählten Monat (kann abweichen, wenn ein Überstundenverzicht greift)
Kompensiert im Monat: durch Auszahlung oder Umwandlung kompensierte Stunden
Endbilanz: nicht kompensierte Überstunden am Monatsende

Über die Pfeile < und > oder durch Klick auf den Monatsnamen wechselst Du zwischen den Monaten.

Hinweis: Tage mit 0 geplanten Stunden und 0 erfassten Stunden erscheinen nicht in der Tabelle.

Häufige Fragen

Bei einem Mitarbeiter steht Überstunden deaktiviert – warum?

Das bedeutet, dass für diesen Mitarbeiter die Überstundenerfassung nicht aktiviert ist. Aktiviere sie über Überstundenkompensation bearbeiten.

Bei einem Mitarbeiter steht Überstunden nicht verfügbar – warum?

Das erscheint, wenn dem Mitarbeiter im betreffenden Zeitraum ein unregelmäßiger Arbeitsplan zugewiesen ist. Bei unregelmäßigen Arbeitsplänen kann keine verlässliche Überstundenbilanz gebildet werden, weil keine festen geplanten Stunden existieren. Die Erfassung ist also nicht deaktiviert – es fehlt nur die Berechnungsgrundlage.

Warum ist die Bilanz negativ, obwohl der Mitarbeiter gearbeitet hat?

Wenn Minusstunden erlaubt sind, werden nicht geleistete geplante Stunden von der Bilanz abgezogen. Wurden weniger Stunden erfasst als geplant, wird die Bilanz negativ.