In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die Zeiterfassung für Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter aktivierst und konfigurierst. Du lernst, wie Du das Anwesenheitsmodul einrichtest, Mitarbeiter hinzufügst und zusätzliche Registerkarten zur Verwaltung nutzt. Dieser Artikel richtet sich an Administratoren und HR-Verantwortliche, die die Zeiterfassungsfunktion erstmalig einrichten möchten.
1. Aktivierung der Anwesenheit für das Unternehmen
Um diese Funktion zu nutzen, schiebe den Regler des Anwesenheitsmoduls unter Einstellungen > Funktionen > Anwesenheiten nach rechts
2. Aktivierung der Anwesenheit für Mitarbeiter
Sobald die Anwesenheit aktiviert ist, kannst Du diese Funktion für einen einzelnen Mitarbeiter unter Mitarbeiterprofil > Persönlich > ZEITERFASSUNG AKTIVIEREN aktivieren.
Du kannst diese Option auch direkt aktivieren, wenn Du einen neuen Mitarbeiter anlegst. Besuche diesen Artikel für weitere Informationen.
Nachdem Du diese Funktion für Deine Mitarbeiter aktiviert hast, sehen Du und sie in ihrem Profil eine zusätzliche Registerkarte mit der Bezeichnung Anwesenheit:
3. Aktivierung Sammel-Aktion
Unter Anwesenheit > Einstellungen > Zeiterfassung kannst Du den Status für alle Mitarbeiter einsehen.
Du kannst Filtern nach
Richtlinienname
Status
Büro
Abteilung
Du kannst einen oder mehrere Mitarbeiter über die Checkbox auswählen, um Änderungen vorzunehmen.
Sobald Du einen oder mehrere Mitarbeiter ausgewählt hast,
Klicke auf AKTIONEN um den Status der Zeiterfassung zu ändern
4. Registerkarten für die Anwesenheitsverwaltung aktivieren
Um die Anwesenheit Deiner Mitarbeiter besser zu verfolgen, kannst Du die Registerkarte Zeiterfassung Übersicht und die Registerkarte Wer hat eingecheckt? aktivieren.
5. Zeiterfassung Übersicht aktivieren
Um die Registerkarte Zeiterfassung Übersicht zu aktivieren,
gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen
schiebe bei Zeiterfassung Übersicht aktivieren die Schaltfläche nach rechts
6. Wer hat eingecheckt aktivieren
Um die Registerkarte Wer hat eingecheckt? zu aktivieren,
gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen
schiebe die Schaltfläche "Wer hat eingecheckt?" nach rechts
Sobald Du diese Option aktivierst, erscheint die Option "Verspätetes Einchecken"
Hier kannst Du festlegen, wie spät ein Mitarbeiter nach seiner geplanten Schicht oder Arbeitszeit noch einchecken kann.
Wenn diese Optionen aktiviert sind, werden sie unter Personen > Anwesenheit als neue Felder angezeigt.
7. Anwesenheitskategorien
Mit den Anwesenheitskategorien können Mitarbeiter Kategorien für ihre Anwesenheitseinträge auswählen.
Um die Anwesenheitskategorien zu aktivieren,
gehe zu EINSTELLUNGEN-ANWESENHEIT-KATEGORIEN
Klicke auf AKTIVIERUNG VON KATEGORIEN
Du kannst eigene Kategorien und Unterkategorien für Deine Mitarbeiter erstellen.
Kategorie hinzufügen
Einen Kategorienamen festlegen
Eine Kategoriefarbe definieren
Den Schalter bei "Wer sollte diese Kategorie sehen können?" aktivieren, wenn die Kategorie für alle sichtbar sein soll
8. Benutzerdefinierte Kategorie hinzufügen
Deaktiviere den Schalter und lege ein Unternehmen, eine Abteilung, einen Bereich oder ein Team fest, das diese Kategorie sehen soll
Wenn nur ein oder mehrere bestimmte Mitarbeiter die Kategorie sehen sollen:
Deaktiviere den Schalter und definiere das Unternehmen des Mitarbeiters
Wähle einen bestimmten Mitarbeiter aus indem Du seinen Namen in die Suchleiste eingibst
Wichtig: Beachte, dass Kategorien ohne Unterkategorien bei der Zeiterfassung ausgewählt werden können. Sobald eine Kategorie eine Unterkategorie besitzt, kann die Hauptkategorie nicht mehr ausgewählt werden. Deine Mitarbeiter müssen in diesem Fall eine zugehörige Unterkategorie auswählen.