Standorterfassung aktivieren
Aktiviere die Standorterfassung je Anwesenheitsrichtlinie in den Einstellungen. Ein Geofence ist der Bereich um einen Standort, in dem Mitarbeiter ein- und auschecken dürfen.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien.
Wähle eine Richtlinie aus und klicke auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Richtlinie bearbeiten.
Gehe zu Standort-Erfassung.
Aktiviere Standorterfassung erlauben, indem Du das Häkchen rechts setzt.
Aktiviere Geofence beim Check-in aktivieren, Geofence beim Check-out aktivieren oder beides.
Lege fest, was passiert, wenn ein Mitarbeiter außerhalb eines definierten Standorts ein- oder auscheckt:
Mitarbeiter beim Check-in außerhalb des Geofence warnen oder Mitarbeiter beim Check-out außerhalb des Geofence warnen: Der Mitarbeiter erhält einen Hinweis, darf aber trotzdem ein- oder auschecken.
Check-in außerhalb des Geofence sperren oder Check-out außerhalb des Geofence sperren: Der Mitarbeiter kann sich außerhalb eines definierten Standorts nicht ein- oder ausstempeln.
Klicke auf Änderungen speichern.
Standort hinzufügen
Lege einen oder mehrere Standorte an, damit Mitarbeiter ihren Standort erfassen können, zum Beispiel sobald sie im Büro sind. Jeder Standort besteht aus einer Adresse, einem Radius und einer Markierung auf der Karte.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations).
Klicke auf (+) Standort hinzufügen.
Fülle die Angaben aus. Alle Felder sind Pflichtfelder:
Name: Name des Standorts, z. B. Büro Berlin
Adresse: Straße und Hausnummer
Stadt
Land
PLZ
Radius: Bereich um die Markierung, in dem der Standort gilt. Verfügbar sind 0,1 km, 0,5 km und 1 km.
Klicke auf Adresse validieren. Kenjo zeigt die Adresse auf einer Karte.
Prüfe die Markierung auf der Karte. Ziehe sie oder klicke auf die Karte, um den genauen Punkt festzulegen, zum Beispiel den Eingang oder das Hoftor. Die Markierung darf bis zu 500 m von der Adresse entfernt sein. Kenjo misst den Radius ab der Markierung.
Klicke auf Speichern.
Karte und Kreise verstehen
Die Karte zeigt zwei Kreise: einen blauen für den Radius und einen grauen für den Bereich, in dem Du die Markierung setzen darfst.
Kreis | Bedeutung |
Blau | Radius um die Markierung. Innerhalb dieses Kreises gilt ein Check-in als innerhalb des Standorts. |
Grau | Bereich von 500 m um die validierte Adresse. Die Markierung lässt sich nicht darüber hinaus setzen. |
Wichtig: Wenn Du Adresse, Stadt, Land oder PLZ änderst, musst Du die Adresse erneut validieren und die Markierung neu setzen. Wenn Du nur den Radius änderst, bleibt die Markierung an ihrer Stelle.
Standort bearbeiten
Bearbeite einen Standort, um Adresse, Radius oder die Markierung auf der Karte zu ändern. Die gespeicherte Markierung bleibt erhalten, bis Du sie verschiebst.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations).
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Standort, den Du bearbeiten möchtest.
Klicke auf Bearbeiten. Kenjo zeigt den Standort mit der gespeicherten Markierung auf der Karte.
Nimm Deine Änderungen vor. Du kannst die Markierung ziehen oder auf die Karte klicken, um den Punkt neu zu setzen.
Klicke auf Speichern und bestätige die Rückfrage mit Standort aktualisieren.
Die Änderung gilt für künftige Einträge. Vergangene Einträge werden nicht verändert.
Standort löschen
Lösche einen Standort, wenn er nicht mehr als zulässiger Standort gelten soll. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations).
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Standort, den Du löschen möchtest.
Klicke auf Löschen.
Gut zu wissen:
Ist die Standorterfassung deaktiviert oder sind keine Standorte angelegt, funktioniert die Zeiterfassung wie gewohnt.
Hat ein Mitarbeiter die Standorterfassung auf seinem Handy nicht aktiviert, wird die Zeit ohne Standort erfasst.
Die Standorterfassung funktioniert nur auf einem mobilen Gerät, nicht in der Desktop-Anwendung.
Verstehen wie Mitarbeiter ihren Standort sehen
Sobald die Standorterfassung aktiv ist, sehen Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln, ob sie sich innerhalb oder außerhalb eines definierten Standorts befinden.
Hinweis: Hat ein Mitarbeiter die Standorterfassung in den Einstellungen seines Endgeräts deaktiviert, wird der Standort nicht erfasst und der Zeiteintrag mit einem grauen Standortsymbol versehen.
Mitarbeiter warnen
Der Mitarbeiter erhält auf seinem mobilen Gerät einen Hinweis, ob er sich innerhalb oder außerhalb des Standorts einstempelt. Stempeln kann er trotzdem.
Check-in oder Check-out sperren
Der Mitarbeiter kann den Schieberegler zum Ein- und Ausstempeln nicht verwenden, solange er sich außerhalb eines definierten Standorts befindet.
Standort-Status aller Zeiteinträge einsehen
In der Zeiterfassung Übersicht siehst Du als Admin per Farbcode, ob sich Mitarbeiter innerhalb des Radius, außerhalb des Radius oder ohne Standort ein- und ausgestempelt haben.
Farben:
Gelb: Die Anwesenheit wurde an keinem der hinterlegten Standorte erfasst.
Grau: Der Mitarbeiter hat beim Erfassen kein GPS verwendet.
Grün: Der Mitarbeiter hat seine Anwesenheit von einem gültigen Standort aus erfasst.
Über Mitarbeiterprofil > Anwesenheit kannst Du zusätzlich sehen, wo sich die Person beim Erfassen befunden hat.
Häufige Fragen
Warum wird bei einem Mitarbeiter kein Standort erfasst?
Entweder ist die Standorterfassung auf seinem Endgerät deaktiviert, oder er stempelt über die Desktop-Anwendung. Die Standorterfassung funktioniert nur auf mobilen Geräten.
Was bedeuten die Farben in der Zeiterfassung Übersicht?
Grün: von einem gültigen Standort erfasst. Gelb: außerhalb aller hinterlegten Standorte. Grau: Standort ohne GPS erfasst.
Kann ich Mitarbeiter daran hindern, von außerhalb zu stempeln?
Ja. Wähle in der Anwesenheitsrichtlinie die Option Check-in außerhalb des Geofence sperren oder Check-out außerhalb des Geofence sperren. Dann ist das Ein- und Ausstempeln außerhalb eines definierten Standorts nicht möglich.
Warum wird ein Mitarbeiter außerhalb des Radius erfasst, obwohl er am richtigen Ort war?
Prüfe unter Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations), ob die Markierung auf dem tatsächlichen Eingang liegt. Wenn sie daneben liegt, setze sie neu, statt nur den Radius zu vergrößern. Kenjo misst den Radius ab der Markierung.
Wie kann ich die Markierung eines Standorts genauer setzen?
Bearbeite den Standort und ziehe die Markierung auf den genauen Punkt oder klicke auf die Karte. Die Markierung darf bis zu 500 m von der validierten Adresse entfernt sein. Liegt der Standort weiter weg, ändere die Adresse.
Bleibt die Markierung erhalten, wenn ich den Radius ändere?
Ja. Wenn Du nur den Radius änderst, bleibt die Markierung an ihrer Stelle. Wenn Du Adresse, Stadt, Land oder PLZ änderst, musst Du die Adresse erneut validieren und die Markierung neu setzen.
Welche Standortdaten werden konkret erfasst und verarbeitet?
Pro Stempelereignis werden erfasst: GPS-Koordinaten (Breitengrad und Längengrad), Genauigkeit in Metern sowie eine lesbare Adresse. Zusätzlich berechnet Kenjo, ob die Messung innerhalb des erlaubten Radius lag, den Abstand zum Zielstandort und den Namen bzw. die Adresse des Zielstandorts. Es wird kein kontinuierlicher Standortverlauf gespeichert, nur der Punkt, der dem jeweiligen Anwesenheitseintrag zugeordnet ist.
Wie lange werden diese Daten gespeichert?
Die Standortdaten sind Teil des Anwesenheitseintrags und unterliegen demselben Lebenszyklus wie alle anderen HR-Daten des Kunden. Es gibt keine separate oder konfigurierbare Aufbewahrungsfrist ausschließlich für Standortdaten. Nach Vertragsende gilt eine Übergangsfrist von 30 Tagen, danach werden die verbleibenden Kundendaten gelöscht. Auf Anfrage kann ein vom CTO unterzeichnetes Löschzertifikat ausgestellt werden.
Zu welchem Zweck werden die Standortdaten verarbeitet?
Ausschließlich zur Anwesenheitsverifizierung (Geofencing): Kenjo prüft, ob der Mitarbeiter sich beim Stempeln an einem gültigen, definierten Arbeitsort befindet, und kann optional eine Meldung auslösen, wenn außerhalb des erlaubten Bereichs gestempelt wird.
Wer hat Zugriff auf die Standortdaten?
Innerhalb der App sind die Daten für Nutzer mit den entsprechenden Anwesenheitsberechtigungen sichtbar (z.B. in der Tagesansicht des Mitarbeiters, im Audit-Log und in der Ansicht Wer ist eingecheckt, jeweils berechtigungsgeschützt), sowie für den Mitarbeiter selbst. Auf Seiten von Kenjo ist der Zugriff auf Produktionsdaten auf autorisiertes Personal beschränkt, das sich über VPN und MFA authentifizieren muss. Jeder Zugriff auf eine Kundeninstanz wird protokolliert.
Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen schützen die Daten?
Daten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und verschlüsselt übertragen (TLS). Die Speicherung erfolgt in der EU (Frankfurt, MongoDB Atlas; Dokumente in S3 eu-central-1). Der Zugriff ist durch rollenbasierte Rechteverwaltung, obligatorische MFA und VPN gesichert, mit jährlichen Zugriffsüberprüfungen und Audit-Logging nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe. Die vollständigen Details sind im Compliance- und Cybersecurity-FAQ sowie im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, Anhang 2 für Unterauftragsverarbeiter) dokumentiert.