Standorterfassung aktivieren
Als Admin aktivierst Du diese Funktion je Anwesenheitsrichtlinie in den Einstellungen.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien.
Wähle eine Richtlinie aus und klicke auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle Richtlinie bearbeiten.
Gehe zu Standort-Erfassung.
Aktiviere Standorterfassung erlauben, indem Du das Häkchen rechts setzt.
Lege über Geofence-Verhalten festlegen fest, was passiert, wenn ein Mitarbeiter außerhalb eines definierten Standorts eincheckt:
Mitarbeiter warnen: Der Mitarbeiter erhält einen Hinweis, darf aber trotzdem von außerhalb einchecken.
Mitarbeiter blockieren: Der Mitarbeiter kann sich außerhalb eines definierten Standorts nicht ein- oder ausstempeln.
Klicke auf Änderungen speichern.
Standorte hinzufügen
Du musst einen oder mehrere Standorte anlegen, damit Deine Mitarbeiter ihren Standort erfassen können – zum Beispiel, sobald sie im Büro sind. Zu jedem Standort kannst Du einen gültigen Radius festlegen.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations).
Klicke auf (+) Standort hinzufügen.
Fülle die Angaben zur Adresse aus:
Name (Pflichtfeld): Name des Standorts, z. B. Büro Berlin
Adresse (Pflichtfeld): Straße und Hausnummer
Stadt (Pflichtfeld)
Land (Pflichtfeld)
Postleitzahl (Pflichtfeld)
Radius (Pflichtfeld): Radius um den Standort – verfügbar sind 0,1 km, 0,5 km und 1 km
Klicke auf Adresse validieren.
Klicke auf Speichern.
Standorte bearbeiten
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations).
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Standort, den Du bearbeiten möchtest.
Klicke auf Bearbeiten und nimm Deine Änderungen vor.
Standorte löschen
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations).
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Standort, den Du löschen möchtest.
Klicke auf Löschen.
Gut zu wissen:
Ist die Standorterfassung deaktiviert oder sind keine Standorte angelegt, funktioniert die Zeiterfassung wie gewohnt.
Hat ein Mitarbeiter die Standorterfassung auf seinem Handy nicht aktiviert, wird die Zeit ohne Standort erfasst.
Die Standorterfassung funktioniert nur auf einem mobilen Gerät, nicht in der Desktop-Anwendung.
Standorterfassung aus Sicht der Mitarbeiter
Sobald die Standorterfassung aktiv ist, sehen Deine Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln, ob sie sich innerhalb oder außerhalb eines definierten Standorts befinden.
Hinweis: Hat ein Mitarbeiter die Standorterfassung in den Einstellungen seines Endgeräts deaktiviert, wird der Standort nicht erfasst und der Zeiteintrag mit einem grauen Standortsymbol versehen.
Option: Mitarbeiter warnen
Der Mitarbeiter erhält auf seinem mobilen Gerät einen Hinweis, ob er sich innerhalb oder außerhalb des Standorts einstempelt – stempeln kann er trotzdem.
Option: Mitarbeiter blockieren
Der Mitarbeiter kann den Schieberegler zum Ein- und Ausstempeln nicht verwenden, solange er sich außerhalb eines definierten Standorts befindet.
Standort-Status aller Zeiteinträge einsehen
In der Zeiterfassung Übersicht siehst Du als Admin per Farbcode, ob sich Mitarbeiter innerhalb des Radius, außerhalb des Radius oder ohne Standort ein- und ausgestempelt haben.
Farben:
Gelb: Die Anwesenheit wurde an keinem der hinterlegten Standorte erfasst.
Grau: Der Mitarbeiter hat beim Erfassen kein GPS verwendet.
Grün: Der Mitarbeiter hat seine Anwesenheit von einem gültigen Standort aus erfasst.
Über Mitarbeiterprofil > Anwesenheit kannst Du zusätzlich sehen, wo sich die Person beim Erfassen befunden hat.
Häufige Fragen
Warum wird bei einem Mitarbeiter kein Standort erfasst?
Entweder ist die Standorterfassung auf seinem Endgerät deaktiviert, oder er stempelt über die Desktop-Anwendung – die Standorterfassung funktioniert nur auf mobilen Geräten.
Was bedeuten die Farben in der Zeiterfassung Übersicht?
Grün: von einem gültigen Standort erfasst.
Gelb: außerhalb aller hinterlegten Standorte.
Grau: Standort ohne GPS erfasst.
Kann ich Mitarbeiter daran hindern, von außerhalb zu stempeln?
Ja. Wähle beim Geofence-Verhalten die Option Mitarbeiter blockieren. Dann ist das Ein- und Ausstempeln außerhalb eines definierten Standorts nicht möglich.