Kategorien aktivieren
Eine Kategorie ist eine Bezeichnung, die ein Mitarbeiter einem Anwesenheitseintrag zuordnet, um die erfasste Zeit einzuordnen (z. B. nach Projekt oder Tätigkeit). Aktiviere die Funktion, damit diese Auswahl bei der Zeiterfassung erscheint.
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Kategorien.
Aktiviere die Funktion über den Schalter.
Sobald Kategorien aktiviert sind, können Deine Mitarbeiter bei ihren Anwesenheitseinträgen eine freigegebene Kategorie auswählen. Deaktivierst Du die Funktion wieder, entfällt diese Auswahl. Du benötigst mindestens eine Kategorie, damit Deine Mitarbeiter eine auswählen können.
Kategorie erstellen
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Kategorien.
Klicke auf Kategorie hinzufügen.
Gib einen Namen ein.
Lege fest, wer die Kategorie sehen darf.
Klicke auf Speichern.
Sichtbarkeit festlegen
Standardmäßig ist jede Kategorie für alle Mitarbeiter sichtbar. Du kannst den Zugriff aber einschränken.
Sichtbarkeit | Vorgehen |
Für alle Mitarbeiter | Lass Diese Kategorie kann von allen Mitarbeitern eingesehen werden aktiviert. |
Nur für bestimmte Mitarbeiter | Deaktiviere die Option und wähle ein Unternehmen, Büro, Bereich, Abteilung, Team oder einzelne Mitarbeiter aus. |
Die Sichtbarkeit lässt sich für Kategorien und Unterkategorien getrennt festlegen.
Unterkategorie erstellen
Eine Unterkategorie unterteilt eine Kategorie weiter (z. B. die Kategorie Projekt mit den Unterkategorien Projekt A und Projekt B).
Öffne die gewünschte Kategorie.
Klicke auf Unterkategorie hinzufügen.
Gib einen Namen ein und klicke auf Speichern.
Sobald eine Kategorie eine Unterkategorie hat, kann die Hauptkategorie selbst nicht mehr ausgewählt werden. Deine Mitarbeiter wählen dann eine der zugehörigen Unterkategorien.
Kategorie bei der Erfassung auswählen
Sind Kategorien aktiviert und für den Mitarbeiter freigegeben, wählt er bei einem Anwesenheitseintrag eine Kategorie oder Unterkategorie aus. Eine bereits erfasste Zeit lässt sich nachträglich zuordnen — nach dem Speichern bestätigt Kenjo, dass die Kategorie für den Eintrag gesetzt wurde.
Kategorien im Export auswerten
Erfasste Zeiten lassen sich mit ihrer Kategorie auswerten. Im Anwesenheits-Export erscheinen die Spalten Kategorie und Unterkategorie, und Du kannst die Daten nach beiden filtern.
Kategorie deaktivieren oder löschen
Aktion | Wirkung |
Deaktivieren | Die Kategorie ist für Mitarbeiter nicht mehr auswählbar, bleibt aber erhalten. Deaktivierst Du eine Hauptkategorie mit aktiven Unterkategorien, werden diese automatisch mit deaktiviert. |
Löschen | Nur möglich, wenn die Kategorie nicht in Anwesenheitseinträgen oder an anderer Stelle verwendet wird. Eine Hauptkategorie mit Unterkategorien kannst Du erst löschen, nachdem alle Unterkategorien gelöscht wurden. |
Die Standardkategorie kann nicht geändert, deaktiviert oder gelöscht werden. Das Löschen einer Kategorie kann nicht rückgängig gemacht werden.
Häufige Fragen
Warum können meine Mitarbeiter bei der Zeiterfassung keine Kategorie auswählen?
Prüfe zwei Dinge: Sind Kategorien unter Anwesenheit > Einstellungen > Kategorien aktiviert, und ist mindestens eine Kategorie für den Mitarbeiter sichtbar? Fehlt eines von beidem, erscheint keine Auswahl.
Warum kann ich eine Hauptkategorie nicht auswählen?
Sobald eine Kategorie eine Unterkategorie hat, ist nur noch die Unterkategorie wählbar. Wähle in diesem Fall eine der zugehörigen Unterkategorien.
Warum lässt sich eine Kategorie nicht löschen?
Die Kategorie wird noch in Anwesenheitseinträgen oder an anderer Stelle verwendet. Deaktiviere sie stattdessen, wenn Du sie nicht mehr brauchst.