Anfragen anzeigen
Gehe zu Abwesenheit > Anfragen
Hier siehst Du alle Anfragen, für die Du zuständig bist.
Was Du siehst, hängt von Deiner Rolle ab:
Profil | Sichtbare Anfragen |
Admin, HR Admin | Alle Mitarbeiter im Unternehmen |
Vorgesetzter | Nur Mitarbeiter, bei denen Du unter Berichtet an eingetragen bist |
Filtern und suchen
Nutze die Filter im horizontalen Menü, um die Liste einzugrenzen: Unternehmen, Büro, Bereich, Abteilung, Teams, Abwesenheitsart und Genehmigungsstatus.
Der Filter Berichtet an mich zeigt nur direkt unterstellte Mitarbeiter an.
Die gesetzten Filter werden gespeichert und beim nächsten Aufruf wiederverwendet. Um alle Filter zu entfernen, klicke das X neben dem jeweiligen Filter.
Um nach einem bestimmten Mitarbeiter zu suchen, nutze das Suchfeld oben rechts bei der Lupe.
Anfrage genehmigen oder ablehnen
Einzeln:
Klicke auf eine Anfrage in der Liste unter Abwesenheit > Anfragen.
Zur Übersicht öffnet sich rechts das Detailpanel.
Klicke auf den grünen Haken zum Genehmigen oder das rote Kreuz zum Ablehnen links.
Mehrere gleichzeitig:
Wähle mehrere Anfragen aus der Liste aus und klicke auf Aktionen > Alle genehmigen oder Aktionen > Alle ablehnen.
⚠️ Hinweis: Die Sammelaktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Bei der Sammelgenehmigung wird der aktuelle Abzug automatisch neu berechnet und auf alle Anfragen angewendet.
Details einer Anfrage prüfen
Das Detailpanel rechts zeigt Dir alle relevanten Informationen zur Anfrage:
Das aktuelle Urlaubsguthaben des Mitarbeiters
Start, Ende und Anzahl der Arbeitstage
Die Beschreibung des Mitarbeiters, falls hinterlegt
Welche Kollegen im gleichen Zeitraum ebenfalls abwesend sind
Bei zweistufiger Genehmigung: den aktuellen Genehmigungsstatus unter Warten auf Genehmigung von
Wer genehmigt welche Anfragen?
Das ist die häufigste Ursache für Verwirrung. Kenjo ermittelt den zuständigen Genehmiger anhand von zwei Feldern im Mitarbeiterprofil unter Mitarbeiter > Persönlich > Geschäftliche Informationen
Berichtet an
Das ist der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters. Dieses Feld bestimmt standardmäßig, wer Abwesenheitsanfragen genehmigt.
Abwesenheiten-Genehmigender
Dieses optionale Feld erlaubt es, eine andere Person als Genehmiger für Abwesenheiten festzulegen. Wenn dieses Feld gesetzt ist, überstimmt es das Feld Berichtet an vollständig.
Das Feld ist standardmäßig nicht sichtbar.
Um es zu aktivieren, gehe zu Abwesenheit > Einstellungen > Genehmigungen und schalte den Schalter Abwesenheiten-Genehmigender Rolle hinzufügen ein.
Jetzt erscheint das Feld im Mitarbeiterprofil und kann auch per Massenaktion im Personen-Verzeichnis gesetzt werden.
⚠️ Hinweis: Die Zugehörigkeit zu einem Team oder einer Abteilung hat keinen Einfluss darauf, wer Anfragen genehmigt. Wenn Anfragen bei der falschen Person landen, prüfe immer zuerst diese beiden Felder im Mitarbeiterprofil.
Beispiel: Albert berichtet an Sophie. Wenn im Feld Abwesenheiten-Genehmigender jedoch Alma eingetragen ist, erhält Alma die Anfrage, nicht Sophie.
Zweistufige Genehmigung verstehen
Bei der zweistufigen Genehmigung müssen zwei Personen eine Anfrage genehmigen, bevor sie als akzeptiert gilt.
Stufe 1
Der direkte Vorgesetzte oder der Abwesenheiten-Genehmigender des Mitarbeiters genehmigt zuerst.
Stufe 2
Eine spezifische Person oder alle Mitglieder einer Gruppe, zum Beispiel alle aus einer Abteilung oder dem gesamten Unternehmen. Die zweite Stufe sieht die Anfrage erst, nachdem Stufe 1 genehmigt hat.
Warum bekommt jemand E-Mails für Anfragen, die ihn gar nicht betreffen?
Das passiert, wenn die zweite Stufe als Gruppe konfiguriert ist. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten dann eine Benachrichtigung für jede Anfrage, nicht nur für die, die sie selbst genehmigen müssen. Das ist kein Fehler, sondern das erwartete Verhalten.
Lösung: Konfiguriere die zweite Stufe der Genehmigung stets mit einer spezifischen Person statt einer ganzen Gruppe, oder wähle eine möglichst kleine Gruppe. Die Einstellung findest Du unter Abwesenheit > Einstellungen > Zweistufige Genehmigung. Zum Beispiel ist bei dieser zweistufigen Genehmigung Alma als Genehmigerin ausgewählt. Wenn Du jetzt noch zusätzlich oder anstelle von Alma das ganze Team Betriebsrat auswählt, erhalten alle aus diesem Team die Abwesenheitsanfragen.
Delegierte Genehmigung einrichten
Wenn ein Genehmiger selbst in Urlaub geht oder abwesend ist, sollte er vorher eine Vertretung hinterlegen. Sonst bleiben alle eingehenden Anfragen ausstehend bis er zurückkommt. Es müssen drei Bedingungen erfüllt sein, damit der Delegierte Genehmiger die Anfragen auch erhält. Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, greift die Delegation nicht und Anfragen landen weiterhin beim ursprünglichen Genehmiger:
Bedingung 1: Delegierte Genehmigung erlauben
Aktiviere unter Abwesenheit > Einstellungen > Genehmigung den Schalter delegierte Genehmigung erlauben
Bedingung 2: Vertretung einrichten:
Als bald abwesender Genehmiger gehe zu Mitarbeiter > [Eigenes Profil] > Persönlich
Wähle unter Delegierter Genehmiger für Abwesenheiten die Vertretungsperson aus
Die Vertretung übernimmt alle eingehenden Anfragen für den Zeitraum der Abwesenheit. Bei zweistufiger Genehmigung gilt diese Regelung für beide Stufen.
Wenn keine Vertretung hinterlegt ist, kann ein Admin jederzeit einspringen und ausstehende Anfragen direkt bearbeiten.
Bedingung 3: Genehmiger muss in Kenjo abwesend sein
Der ursprüngliche Genehmiger muss eine genehmigte oder eingereichte Abwesenheit in Kenjo haben, die den heutigen Tag abdeckt.
Als bald abwesender Genehmiger gehe zu Abwesenheit > Erstelle eine Abwesenheitsanfrage
Datum, Dauer oder Abwesenheitsart einer Anfrage nachträglich ändern
Als Admin kannst Du Datum, Dauer oder Abwesenheitsart einer bestehenden Anfrage nachträglich ändern, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter während seines Urlaubs krank wird, sich die Dauer einer Elternzeit ändert, oder ein Datum korrigiert werden muss.
Gehe zu Mitarbeiter und öffne das Profil des Mitarbeiters
Klicke auf den Reiter Abwesenheit
Scrolle zur Abwesenheitshistorie
Klicke das Bleistiftsymbol neben dem Eintrag
Nimm die Änderungen vor und bestätige
⚠️ Wenn bei der geänderten Anfrage eine eAU hinterlegt ist, wird automatisch eine neue eAU-Anfrage bei der Krankenkasse generiert.
Häufige Fragen
Warum sehe ich die Anfragen eines bestimmten Mitarbeiters nicht?
Du siehst nur Anfragen von Mitarbeitern, für die Du Genehmigungsrechte hast. Als Vorgesetzter sind das die Mitarbeiter mit Berichtet an = Dein Name. Prüfe das Feld im Profil des Mitarbeiters, falls Du erwartest, seine Anfragen zu sehen.
Eine Anfrage landet bei der falschen Person, was tun?
Öffne das Profil des Mitarbeiters unter Mitarbeiter > Geschäftliche Informationen und prüfe beide Felder: Berichtet an und Abwesenheiten-Genehmigender. Das Feld Abwesenheiten-Genehmigender hat Vorrang. Wenn es falsch gesetzt ist, dort die richtige Person eintragen.
Ein Genehmiger bekommt E-Mails für alle Anfragen, obwohl er nur für einige zuständig ist.
Das passiert bei zweistufiger Genehmigung, wenn die zweite Stufe als Gruppe konfiguriert ist. Alle in der Gruppe werden benachrichtigt. Lösung: die zweite Stufe auf eine spezifische Person eingrenzen unter Abwesenheit > Einstellungen > Zweistufige Genehmigung.
⚠️ Wichtig: Dieses Verhalten lässt sich nicht über die E-Mail-Vorlage oder einen Workflow steuern. Die E-Mails stammen aus der zweistufigen Genehmigung selbst, nicht aus einem Workflow. Die einzige Lösung ist, die zweite Stufe unter Abwesenheit > Einstellungen > Zweistufige Genehmigung auf eine spezifische Person statt einer Gruppe zu konfigurieren. Wenn eine Vertretung nötig ist, nutze stattdessen die delegierte Genehmigung.
Ein Vorgesetzter bekommt keine E-Mail mehr bei neuen Abwesenheitsanfragen. Woran liegt das?
Abwesenheitsanfragen werden in Kenjo an den hinterlegten Genehmigenden gesendet, nicht automatisch an den Vorgesetzten. Wenn das Feld Abwesenheiten-Genehmigender im Mitarbeiterprofil gesetzt ist, überstimmt es das Feld Berichtet an vollständig. Der Vorgesetzte erhält dann weder eine E-Mail noch eine In-App-Benachrichtigung.
So prüfst Du die Ursache:
Gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiterprofil] > Persönlich > Geschäftliche Informationen.
Prüfe das Feld Abwesenheiten-Genehmigender. Wenn dort eine Person eingetragen ist, gehen alle Anfragen an diese Person, nicht an den Vorgesetzten.
Prüfe unter Abwesenheit > Einstellungen > Genehmigungen, ob der Schalter Abwesenheiten-Genehmigender Rolle hinzufügen aktiv ist. Falls ja, ist das Feld für alle Mitarbeiter sichtbar und kann belegt sein.
Hinweis: Die E-Mail-Benachrichtigung bei Abwesenheitsanfragen kommt nicht aus einem Workflow. Wenn Du keinen aktiven Workflow für Abwesenheiten hast, ist das kein Problem. Die Benachrichtigung läuft nativ über Kenjo.
Was passiert mit Anfragen, wenn der Genehmiger selbst abwesend ist?
Ohne hinterlegte Vertretung bleiben Anfragen ausstehend bis der Genehmiger zurückkehrt. Ein Admin kann die Anfragen in der Zwischenzeit manuell bearbeiten.
Kann ich mehrere Anfragen auf einmal genehmigen?
Ja. Wähle mehrere Anfragen aus und klicke auf Aktionen > Alle genehmigen. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Die delegierte Genehmigung ist eingerichtet aber der angezeigte Genehmiger hat sich nicht geändert?
Die Delegation ist zusätzlich und keine Neuzuweisung per se. Der angezeigte Genehmiger bleibt immer der ursprüngliche. Die Vertretung erhält im Hintergrund vorübergehend zusätzlichen Zugriff und sieht die Anfragen in ihrer eigenen Genehmigungsliste. Sobald der ursprüngliche Genehmiger zurückkehrt, entfällt dieser Zugriff automatisch.
Die Vertretung sieht die Anfragen gar nicht. Woran liegt das?
Prüfe ob alle drei Bedingungen erfüllt sind: 1. das Feature Delegierte Genehmigung erlauben ist unter Abwesenheit > Einstellungen > Genehmigungen aktiv, 2. im Profil des Genehmigers ist eine Vertretungsperson eingetragen, 3. und der Genehmiger hat eine genehmigte oder eingereichte Abwesenheit die den heutigen Tag abdeckt. Wenn eine dieser Bedingungen fehlt, greift die Delegation nicht.