Verstehen, wie die eAU funktioniert
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit dem 01.01.2023 verpflichtend und ersetzt den gelben Schein auf Papier weitgehend. Statt dass ein Mitarbeiter ein Dokument einreicht, ruft der Arbeitgeber die Bescheinigung selbst bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse ab.
Was sich für Arbeitgeber ändert: Du rufst die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung jetzt selbst bei der Krankenkasse ab. Voraussetzung ist, dass Dir die Arbeitsunfähigkeit bekannt ist, daher bleibt die Anzeigepflicht des Mitarbeiters bestehen. Bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen (oder je nach betrieblicher Vereinbarung auch ab dem ersten Tag) kannst Du wie bisher eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangen.
Was sich für Mitarbeiter ändert: Die Vorlage- und Nachweispflicht wird durch eine reine Feststellungspflicht ersetzt. Ein gesetzlich versicherter Mitarbeiter muss die Arbeitsunfähigkeit nur noch beim Arzt feststellen lassen; der Arzt übermittelt die Bescheinigung an die Krankenkasse. Die Arbeitsunfähigkeit muss dem Arbeitgeber weiterhin gemeldet werden.
Was sich für wen ändert:
Versicherungsart | eAU-Abruf | Was der Mitarbeiter tun muss |
Gesetzlich versichert (GKV) | Arbeitgeber ruft bei der Krankenkasse ab | Nur Arbeitsunfähigkeit beim Arzt feststellen lassen; kein Papierdokument erforderlich |
Privat versichert (PKV) | Kein eAU-Abruf möglich | Bescheinigung weiterhin selbst zustellen und manuell hochladen |
Wann gilt die eAU? Die eAU gilt ab dem Datum der ärztlichen Feststellung, nicht ab dem ersten Krankheitstag. Wenn ein Mitarbeiter am Montag krank wird und erst am Mittwoch zum Arzt geht, trägt die eAU das Datum Mittwoch. Das Startdatum der Abwesenheitsanfrage in Kenjo und das Datum der eAU können daher voneinander abweichen. Für unser Beispiel gilt die eAU nur für den 20. und 21.10.2024.
Hinweis: Mitarbeiter haben weiterhin Anrecht auf eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform. Diese dient als Nachweis, falls die elektronische Übermittlung technisch ausfällt.
Den passenden Abruf-Weg wählen
Wie Du die eAU abrufst, hängt davon ab, ob Du die DATEV-Integration in Kenjo nutzt. Wähle den für Dich passenden Weg.
Dein Setup | eAU-Abruf | Abschnitt in diesem Artikel |
DATEV-Integration aktiv | Kenjo ruft die eAU automatisch bei der Krankenkasse ab | eAU mit DATEV-Integration automatisch abrufen |
Keine DATEV-Integration | Du rufst die eAU manuell extern ab (sv.net, DATEV Online oder über den Steuerberater) und hinterlegst sie in Kenjo | eAU ohne DATEV-Integration manuell verwalten |
eAU mit DATEV-Integration automatisch abrufen
Mit aktiver DATEV-Integration ruft Kenjo die eAU automatisch bei der gesetzlichen Krankenkasse ab, sobald ein Mitarbeiter eine Krankmeldung einreicht. Du musst nichts manuell anstoßen.
Hier siehst Du wie der Prozess funktioniert:
Voraussetzungen
DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt ist in Kenjo eingerichtet.
DATEV-Personalnummern (PNR) aller Mitarbeiter sind im Mitarbeiterprofil hinterlegt.
Versicherungsart und Krankenversicherung jedes Mitarbeiters sind in der Personalakte eingetragen.
Der Lohnaustauschdatenservice wurde von Deiner Steuerberatung bei DATEV bestellt.
Schritt 1: eAU aktivieren
Gehe zu Lohnabrechnung > DATEV-Einstellungen > [Name des Unternehmens] > eAU.
Schiebe den Schalter eAU aktivieren nach rechts.
Schritt 2: Benachrichtigungs-E-Mail hinterlegen
Gib die E-Mail-Adresse ein, an die Benachrichtigungen über neue eAUs und Statusänderungen gesendet werden sollen.
Diese Adresse erhält eine Benachrichtigung, sobald eine neue eAU eingeht oder sich ein Status ändert.
Schritt 3: Abwesenheitsarten für eAU festlegen
Wähle in der Übersicht alle krankheitsbezogenen Abwesenheitsarten aus, für die der automatische eAU-Abruf gelten soll.
Klicke auf Änderungen speichern.
Hinweis: Privat versicherte Mitarbeiter: Lege für PKV-Mitarbeiter eine eigene Abwesenheitsart und Richtlinie an und weise sie diesen Mitarbeitern zu. Wenn ein PKV-Mitarbeiter eine Abwesenheitsart nutzt, für die der eAU-Abruf aktiviert ist, blockiert das die Eintragung der Abwesenheit.
Prozess des automatischen Abrufs
Der Mitarbeiter stellt eine Abwesenheitsanfrage mit einer krankheitsbezogenen Abwesenheitsart.
Kenjo sendet automatisch eine Anfrage an die zuständige gesetzliche Krankenkasse.
Die Krankenkasse stellt die eAU bereit, das dauert in der Regel 3–4 Tage (maximal 14 Tage).
Sobald die eAU eingegangen ist, wechselt der Status auf Bestätigt.
Erst jetzt sollte die Krankmeldung genehmigt werden.
Wenn eine Krankmeldung verlängert wird: Das Bearbeiten einer bestehenden Anfrage löst automatisch eine neue eAU-Anfrage bei der Krankenkasse aus. Der Status springt zurück auf Ausstehend. Warte erneut auf Bestätigt, bevor Du genehmigst.
eAU-Status prüfen
Den aktuellen eAU-Status einer Krankmeldung siehst Du in der Detailansicht der Anfrage. Gehe zu Abwesenheit > Anfragen, klicke auf die betreffende Krankmeldung und lies den Status ab.
Um den Status manuell zu aktualisieren, klicke auf Status prüfen. Diese Schaltfläche ist nur bei den Statussen Ausstehend und Nicht angefordert aktiv.
Status | Bedeutung | Was tun |
Ausstehend | eAU wurde bei der Krankenkasse angefordert; Eingang steht aus | Warten; Status prüfen nutzen, um zu aktualisieren |
Bestätigt | eAU ist eingegangen und bestätigt | Krankmeldung kann genehmigt werden |
Fehlendes Zertifikat | Anfrage gesendet, aber noch keine eAU eingegangen | Status prüfen; ggf. Mitarbeiter oder Krankenkasse direkt kontaktieren |
Nicht angefordert | Abruf hat technisch nicht funktioniert | Fehlerdetails in der Ansicht prüfen (häufig: PNR fehlt, PKV, Verbindungsfehler); Status prüfen nutzen |
Anfrage mit Fehlern | Abruf wegen Datenfehler nicht möglich | Klicke auf Fehlerdetails anzeigen. Fehler sind häufig ungültige PNR, ungültiges Geburtsdatum oder PKV-Status zum Zeitpunkt der Krankmeldung |
Abgebrochen | Zertifikatsanfrage wurde abgebrochen | Anfrage ggf. neu stellen |
eAU existiert nicht | Bescheinigung konnte bei der Krankenkasse nicht gefunden werden | Vorgesetzten oder Steuerberater kontaktieren |
Häufige Fehlerursachen und Lösungen
Fehlermeldung in Kenjo | Ursache | Lösung |
"eAU kann nicht abgerufen werden, da die PNR-Nummer fehlt." | PNR-Nummer nicht im Mitarbeiterprofil | PNR in der Personalakte des Mitarbeiters eintragen |
"eAU kann nicht abgerufen werden, da die Krankenversicherung privat ist." | Mitarbeiter ist PKV-versichert | Separaten Abwesenheitstyp für PKV-Mitarbeiter verwenden |
"Krankenversicherung nicht hinterlegt" | Versicherungsart fehlt im Profil | Versicherungsart und Krankenkasse in der Personalakte ergänzen |
"Versicherungsnummer aufgrund des Geburtsdatums ungültig" | Geburtsdatum nicht korrekt hinterlegt | Geburtsdatum im Mitarbeiterprofil prüfen und korrigieren; ggf. Steuerberater kontaktieren |
Beispiel: Ein Mitarbeiter wechselt während einer langen Krankheitsphase die Versicherung. Falls die bisherige Kasse nicht mehr zuständig ist, dann wird der Status auf Nicht angefordert springen. In diesem Fall musst Du den neuen Versicherungsstatus manuell prüfen.
eAU ohne DATEV-Integration manuell verwalten
Ohne DATEV-Integration kann Kenjo die eAU nicht automatisch abrufen. Du rufst die Bescheinigung selbst bei der Krankenkasse ab, entweder direkt oder über Deinen Steuerberater, und hinterlegst sie anschließend in Kenjo. Für den Überblick empfiehlt sich eine eigene Abwesenheitsart, z.B. "Krank mit eAU", die den betroffenen Mitarbeitern zugewiesen ist.
Variante A: eAU selbst abrufen
Der Mitarbeiter stellt eine Abwesenheitsanfrage aufgrund einer Krankheit. Für gesetzlich versicherte Mitarbeiter in Deutschland liegt eine eAU bei der Krankenkasse vor.
Melde Dich frühestens einen Tag nach der Anfrage bei sv.net, DATEV Online oder Deinem Lohnbuchhaltungsprogramm an und rufe die eAU für den Mitarbeiter ab.
Hinterlege die eAU bei der Abwesenheitsanfrage in Kenjo und genehmige die Anfrage.
Variante B: eAU über den Steuerberater abrufen
In diesem Fall übernimmt Dein Steuerberater den Abruf. Du kannst ihn auf zwei Wegen einbinden.
Über eine zweistufige Genehmigung:
Richte unter Abwesenheit > Einstellungen > Zweistufige Genehmigung eine Genehmigungsregel ein und hinterlege den Steuerberater als zweiten Genehmiger (als benannten Nutzer).
Der Mitarbeiter stellt eine Abwesenheitsanfrage aufgrund einer Krankheit.
Der Vorgesetzte genehmigt die Anfrage als erste Stufe.
Die Anfrage geht zur zweiten Genehmigung an den Steuerberater.
Der Steuerberater ruft die eAU bei der Krankenkasse ab.
Sobald die eAU vorliegt, genehmigt der Steuerberater die Abwesenheit. Das Hochladen der eAU in Kenjo ist optional.
Über einen wöchentlichen oder monatlichen Bericht:
Der Mitarbeiter stellt eine Abwesenheitsanfrage aufgrund einer Krankheit.
Gehe zu Analytics > Dashboards und öffne das Standard-Dashboard Abwesenheitshistorie
Klicke auf Exportieren und sende die exportierte Datei an Deinen Steuerberater.
Der Steuerberater ruft die eAU ab. Er lädt sie entweder direkt in Kenjo hoch (sofern er Zugriff hat) oder sendet sie Dir zur Hinterlegung an der Anfrage zu.
Überblick über offene eAU behalten
Öffne unter Analytics > Dashboards das Dashboard Abwesenheitshistorie
Filtere nach der krankheitsbezogenen Abwesenheitsart und dem gewünschten Zeitraum. Du siehst dann alle Krankmeldungen dieses Zeitraums.
Die Spalte Status zeigt den Genehmigungsstatus der Abwesenheits-Anfrage (z.B. genehmigt oder ausstehend).
Die Spalte Anhang (ja/nein) zeigt, ob bereits ein Dokument hinterlegt ist, zum Beispiel die hochgeladene eAU.
Anhand dieser beiden Spalten erkennst Du, für welche Krankmeldungen noch eine eAU eingeholt oder hochgeladen werden muss.
Optionale Workflows zur Erinnerung
Mit Workflows kannst Du den manuellen Prozess teilautomatisieren. Zwei praktische Beispiele:
Erinnerung an den HR-Admin, die eAU anzufragen: Auslöser "Abwesenheitsanfrage erstellt", Filter "Abwesenheitsart ist gleich Krankheit" und "Arbeitszeiten/-stunden ist größer oder gleich 3", Aktion E-Mail-Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter.
Monatliche Erinnerung zum Dashboard-Export: Wiederkehrender Workflow in der gewünschten Frequenz, Aktion E-Mail-Benachrichtigung mit der Erinnerung, das Abwesenheitshistorie-Dashboard zu exportieren und an den Steuerberater zu senden.
Workflows und E-Mail-Vorlagen richtest Du unter Einstellungen > Workflows und Einstellungen > E-Mail-Vorlagen ein.
Privat versicherte Mitarbeiter verwalten
Für privat versicherte Mitarbeiter ist kein eAU-Abruf möglich, unabhängig davon, ob Du die DATEV-Integration nutzt. Der Prozess bleibt unverändert: Der Mitarbeiter lädt eine Kopie der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung manuell als Anhang zur Abwesenheitsanfrage hoch.
Wichtig: Wenn ein PKV-Mitarbeiter eine Abwesenheitsart nutzt, für die der automatische eAU-Abruf aktiviert ist, wird die Eintragung seiner Abwesenheit blockiert. Lege für PKV-Mitarbeiter eine eigene Abwesenheitsart (z.B. "Krank PKV") und eine passende Richtlinie an und weise sie diesen Mitarbeitern zu.
Alle Ausnahmen vom automatischen eAU-Verfahren:
Privat krankenversicherte Mitarbeiter
Mitarbeiter in geringfügiger Beschäftigung in Privathaushalten
Krankmeldungen ausgestellt von Ärzten, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen
Häufige Fragen
Funktioniert der eAU-Abruf auch ohne DATEV-Integration?
Der automatische Abruf in Kenjo funktioniert nur mit aktiver DATEV-Integration. Ohne DATEV rufst Du die eAU manuell extern ab, über sv.net, DATEV Online oder Deinen Steuerberater, und hinterlegst sie anschließend bei der Abwesenheitsanfrage in Kenjo. Den Überblick über offene eAU behältst Du über das Dashboard unter Analytics > Dashboards.
Ab wann muss ein Mitarbeiter eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen?
Als Arbeitgeber kannst Du eine ärztliche Feststellung bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen, die gesetzliche Nachweispflicht greift ab dem vierten Kalendertag. Für gesetzlich versicherte Mitarbeiter wird die Bescheinigung bei der Krankenkasse abgerufen; der Mitarbeiter muss kein Papierdokument einreichen. Für privat versicherte Mitarbeiter bleibt der manuelle Upload der Bescheinigung bestehen.
Die eAU hat ein anderes Datum als die Krankmeldung in Kenjo. Ist das ein Fehler?
Nein, das ist kein Fehler. Die eAU gilt ab dem Datum der ärztlichen Feststellung, nicht ab dem ersten Krankheitstag. Wenn ein Mitarbeiter z.B. am Montag krank wird und erst am Mittwoch zum Arzt geht, trägt die eAU das Datum Mittwoch. Das Startdatum der Abwesenheitsanfrage in Kenjo kann davon abweichen.
Was passiert, wenn der eAU-Status sich nicht ändert?
Diese Frage betrifft den automatischen Abruf mit DATEV-Integration. Klicke in der Detailansicht der Anfrage auf Status prüfen, um den aktuellen Stand manuell abzurufen. Bleibt der Status nach 14 Tagen auf Ausstehend, kontaktiere den Mitarbeiter oder seine Krankenkasse direkt. Bei Status Anfrage mit Fehlern oder Nicht angefordert prüfe zuerst die Fehlerdetails in der Ansicht: häufig fehlt die PNR-Nummer oder der Versicherungsstatus ist nicht korrekt hinterlegt.
Was passiert, wenn eine Krankmeldung verlängert oder bearbeitet wird?
Bei aktivem automatischem Abruf löst das Bearbeiten einer bestehenden Krankmeldung automatisch eine neue eAU-Anfrage bei der Krankenkasse aus. Der Status springt auf Ausstehend zurück. Warte erneut auf den Status Bestätigt, bevor Du die Anfrage genehmigst.
Kann ein Mitarbeiter trotzdem ein Dokument manuell hochladen?
Ja. Auch wenn die eAU automatisch abgerufen wird, können Mitarbeiter zusätzlich ein Dokument zur Anfrage hochladen, z.B. eine Papierkopie der AU. Für gesetzlich versicherte Mitarbeiter ist das optional. Für privat versicherte Mitarbeiter ist der manuelle Upload der einzige Weg.