1. Unternehmen einrichten
Dein Unternehmen wurde bei der Accounterstellung bereits automatisch mit Beispieldaten angelegt. Prüfe und vervollständige die Angaben, bevor Du weitermachst.
Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen.
Prüfe Name, Adresse und die weiteren Unternehmensdaten.
Lege unter Vollzeitbeschäftigter die Werktage und die Wochenarbeitsstunden für eine Vollzeitstelle in Deinem Unternehmen fest.
Ordne einen Feiertagskalender zu (siehe Abschnitt 2).
Erstelle bei Bedarf eine E-Mail-Signatur.
Wichtig: Du kannst ein Unternehmen nicht eigenständig löschen. Kontaktiere dazu den Kenjo-Support, nachdem sichergestellt ist, dass dem Unternehmen keine Mitarbeiter mehr zugeordnet sind.
2. Feiertagskalender erstellen und zuweisen
Der Feiertagskalender, der beim Erstellen Deines Kenjo-Accounts automatisch hinterlegt ist, entspricht in der Regel nicht Deinem Bundesland. Lege deshalb zuerst einen passenden Kalender an.
Gehe zu Einstellungen > Feiertage.
Klicke auf das (+)-Symbol, um einen neuen Kalender anzulegen.
Vergib einen Namen für den Kalender (z. B. den Namen des Bundeslands).
Wähle bei der Kalendervorlage das passende Bundesland aus – nicht die allgemeine Vorlage „Deutschland", da diese nicht alle regionalen Feiertage enthält.
Prüfe, ob alle Feiertage korrekt eingetragen sind. Fehlt ein Feiertag, klicke auf (+) und füge ihn als benutzerdefinierten Feiertag mit Name, Datum und Dauer (Ganzer Tag, Vormittag oder Nachmittag) hinzu. Benutzerdefinierte Feiertage müssen jedes Jahr erneut hinzugefügt werden.
Ordne den Kalender anschließend unter Einstellungen > Mein Unternehmen dem Unternehmen zu.
Mehrere Standorte: Bist Du an mehreren Standorten in unterschiedlichen Bundesländern tätig, lege für jeden Standort einen eigenen Kalender an und ordne ihn dort zu. Der Kalender des Büros hat immer Vorrang vor dem Unternehmenskalender.
3. Büros und Standorte anlegen
Lege für jeden physischen Standort ein Büro an – auch wenn Dein Unternehmen nur einen Standort hat. Das ist unter anderem wichtig für die spätere Schichtplanung.
Trage die relevanten Informationen ein und ordne das Büro einem Unternehmen zu.
Wähle einen Feiertagskalender für das Büro aus – wichtig wegen der lokalen Feiertage.
4. Bereiche, Abteilungen und Teams einrichten (optional)
Bereiche, Abteilungen und Teams sind voneinander unabhängig – Teams sind nicht Abteilungen untergeordnet und Abteilungen nicht Bereichen. Die Nutzung ist optional.
Ein Mitarbeiter kann mehreren Bereichen und Teams gleichzeitig zugeordnet sein, aber nur einer Abteilung.
Du musst nicht alle drei Kategorien nutzen – wähle, was für Deine Organisation sinnvoll ist.
Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen > Bereiche / Abteilungen / Teams, klicke auf (+) und vergib einen Namen, um eine neue Kategorie hinzuzufügen.
Empfehlung: Pflege mindestens eine der drei Kategorien. So kannst Du Mitarbeiter im Verzeichnis gezielt filtern, zum Beispiel nach Rolle oder Standort.
5. Mitarbeiter hinzufügen
Sobald die Unternehmensstruktur steht, kannst Du Mitarbeiter einzeln hinzufügen oder aus einer Excel-Liste importieren.
Gehe zu Mitarbeiter und klicke auf (+) Mitarbeiter hinzufügen.
Entscheide, ob Du einen Mitarbeiter einzeln hinzufügen oder mehrere per Import hochladen möchtest. Bei wenigen Mitarbeitern (unter 10) empfiehlt sich die manuelle Eingabe, bei größeren Listen der Import über die Kenjo-Vorlage.
Trage Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht und Nationalität ein.
Ordne den Mitarbeiter einem Unternehmen zu (die Sprache wird automatisch übernommen) und gib eine gültige E-Mail-Adresse an. Die E-Mail-Adresse ist das wichtigste Feld, da sie als Login dient.
Lege das Eintrittsdatum sowie die vertraglichen Wochenarbeitsstunden und einen passenden Arbeitsplan fest.
Definiere direkt bei der Anlage die Gehaltsart (z. B. Festgehalt oder Stundenlohn), um späteren manuellen Aufwand zu vermeiden.
Abwesenheitsrichtlinien kannst Du direkt zuweisen oder überspringen und später in einem separaten Schritt konfigurieren.
Aktiviere den Schalter Einladung senden, wenn der Mitarbeiter sofort Zugriff erhalten soll, oder überspringe dies, wenn Du zunächst alle Profile anlegen und die Einladung später versenden möchtest.
Vor einem Massenimport: Lege alle benötigten benutzerdefinierten Mitarbeiterfelder vorher unter Einstellungen > Mitarbeiterfelder an. So kannst Du sie direkt in die Importvorlage aufnehmen und musst die Daten nicht nachträglich einzeln pflegen.
6. Profile und Berechtigungen zuweisen
Unter Profile und Berechtigungen legst Du fest, wer was in Kenjo sehen und bearbeiten darf.
Standardprofile sind vordefiniert und lassen sich nicht bearbeiten, aber jedem Mitarbeiter zuweisen. Sie sind hierarchisch gestaffelt – vom Admin mit vollem Zugriff bis zum eingeschränkten Zugriff mit minimalen Rechten.
Für den Einstieg reichen in der Regel drei Profile:
Profil | Typischer Einsatz |
Admin | Geschäftsführung oder Personalverantwortliche – voller Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen. |
Vorgesetzter | Führungskräfte mit direkt unterstellten Mitarbeitern – sehen deren Daten, jedoch nicht die Lohnabrechnung. |
Mitarbeiter | Alle übrigen Mitarbeiter – eingeschränkter Zugriff auf das eigene Profil. |
Weitere Standardprofile (z. B. HR-Admin, Finanz-Admin, Recruiter, Eingeschränkter Zugriff) stehen zur Verfügung, falls Du spezialisierte Rollen abbilden möchtest. Reicht keines der Standardprofile aus, kannst Du benutzerdefinierte Profile erstellen und die Berechtigungen gezielt an Deine Unternehmensstruktur (z. B. Standort oder Abteilung) anpassen.
Klicke auf das gewünschte Profil.
Wähle den Bereich Mitglieder und suche den Mitarbeiter, dem Du das Profil zuweisen möchtest.
Tipp: Lege Dir selbst oder einem Testmitarbeiter zunächst das Profil Mitarbeiter zu und melde Dich damit an. So siehst Du, wie sich die Mitarbeiteransicht von der Admin-Ansicht unterscheidet, bevor Du Profile an alle verteilst.
7. Startseiten-Widgets anpassen (optional)
Auf der Startseite zeigen Widgets schnelle Informationen wie Geburtstage oder ausstehende Genehmigungen an. Du kannst festlegen, welche Widgets aktiv sind.
Gehe zu Einstellungen, um zu sehen, welche Funktionen und Widgets aktiviert sind, und schalte sie bei Bedarf ein oder aus.
Aktivierte Widgets sind für alle Mitarbeiter sichtbar. Der Inhalt wird jedoch nach den Berechtigungen des jeweiligen Mitarbeiters gefiltert – ein Mitarbeiter ohne unterstellte Kollegen sieht im Genehmigungen-Widget zum Beispiel nie Anfragen.
Module oder Widgets, die Du aktuell nicht benötigst (z. B. Ziele oder Shoutouts), kannst Du deaktivieren und jederzeit wieder aktivieren, sobald Du damit arbeiten möchtest.
8. Abrechnung verwalten
Unter Abrechnung verwaltest Du Deinen Plan, Deine Zahlungsmethode und Deine Rechnungen selbstständig, ohne den Kenjo-Support kontaktieren zu müssen.
Gehe zu Einstellungen > Abrechnung > Dein Abonnement, um Deinen aktuellen Plan, Deine Rechnungsadresse und Deine Rechnungen einzusehen.
Füge eine Zahlungsmethode hinzu – Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder, bei Zahlungen über 5.000 € in EUR, Banküberweisung – indem Du unten auf der Seite auf (+) Zahlungsmethode hinzufügen klickst.
Möchtest Du Dein Abonnement kündigen, wende Dich an Deinen Kundenbetreuer oder schreibe eine E-Mail an [email protected].
Häufige Fragen
Warum ist der voreingestellte Feiertagskalender nicht korrekt?
Der Standardkalender ist beim Anlegen des Accounts nicht auf Dein Bundesland eingestellt. Wähle bei der Kalendervorlage nicht „Deutschland", sondern das jeweilige Bundesland aus, damit alle regionalen Feiertage korrekt erfasst werden.
Muss ich Bereiche, Abteilungen und Teams alle verwenden?
Nein. Die drei Kategorien sind unabhängig voneinander und ihre Nutzung ist optional. Wir empfehlen jedoch, mindestens eine davon zu pflegen, damit Du Mitarbeiter im Verzeichnis gezielt filtern kannst.
Warum sehe ich noch Testdaten in meinem Live-Konto, obwohl ich um Löschung gebeten habe?
Die Funktion „Testdaten löschen" entfernt nur die von Kenjo angelegten Dummy-Daten. Alles, was Du selbst während der Einrichtung hinzugefügt hast, gilt nicht als Testdatum und bleibt erhalten. Lösche eigene Testeinträge in diesem Fall manuell.
Wie meldet sich ein neuer Mitarbeiter zum ersten Mal an?
Aktiviere das Profil über Mitarbeiter > Aktionen > Mitarbeiter aktivieren oder direkt beim Anlegen über Einladung senden. Der Mitarbeiter erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, über den er sein Passwort festlegt.
Kann ich mein Unternehmen selbst löschen?
Nein, aus Sicherheitsgründen kannst Du ein Unternehmen nicht eigenständig löschen. Kontaktiere den Kenjo-Support, nachdem sichergestellt ist, dass dem Unternehmen keine Mitarbeiter mehr zugeordnet sind.
Wie kündige ich mein Kenjo-Abo?
Wende Dich an Deinen Kundenbetreuer oder schreibe eine E-Mail an [email protected]. Das Compliance-Team führt Dich durch die notwendigen Schritte zur Kündigung.