Assets verstehen
Ein Asset ist jedes Firmeneigentum, das Deine Mitarbeiter nutzen oder warten, z. B. Fahrzeuge, Werkzeuge, Geräte, Ausrüstung oder Maschinen. Mit der Registrierung von Assets in Kenjo kannst Du:
Kenndaten und Status jedes Assets nachverfolgen
Assets mit Prüfberichtsvorlagen verknüpfen, damit Inspektionen einem bestimmten Gerät zugeordnet werden
einen vollständigen und durchsuchbaren Inspektionsverlauf pro Asset aufbauen
Inspektionsberichte schnell auffinden, wenn Schadensansprüche entstehen
Assets und Prüfberichte sind unabhängige Module. Du kannst Assets ohne verknüpfte Prüfberichte verwalten oder Prüfberichte ohne Assets nutzen.
Assets aktivieren
Um das Assets-Modul zu sehen, musst Du zuerst Prüfberichte aktivieren.
Gehe erneut zu Einstellungen > [Assets aktivieren]
Neues Asset registrieren
Asset hinzufügen
Gehe zu Assets.
Klicke auf (+) Neues Asset.
Fülle folgende Felder aus:
Asset-Name: Ein beschreibender Name (z. B. „Transporter 12", „Gabelstapler 03" oder „Laptop A").
Asset-ID: Ein eindeutiger Bezeichner (z. B. Kennzeichen, Seriennummer, interner Code oder Barcode). Diese ID hilft Mitarbeitern, beim Ausfüllen von Prüfberichten schnell das richtige Asset auszuwählen.
Kategorie: Ordne das Asset einer Kategorie zu (z. B. „Fahrzeuge", „IT-Geräte", „Werkzeuge"). Kategorien helfen Dir beim Organisieren und Filtern.
Status: Lege den aktuellen Status fest (z. B. „Aktiv", „In Reparatur", „Wartung", „Ausgemustert").
Klicke auf Speichern.
Nach dem Speichern wird automatisch ein QR-Code generiert, den Du ausdrucken und am physischen Asset befestigen kannst. Du kannst diesen QR-Code über die mobile Kenjo App scannen.
Klicke auf Ok.
Das Asset ist jetzt registriert und kann mit Prüfberichtsvorlagen verknüpft oder zur Inventarverwaltung genutzt werden.
Assets verwalten
Assets filtern und suchen
Filtere Assets nach:
Kategorie: Alle Assets einer bestimmten Kategorie anzeigen (z. B. „Fahrzeuge").
Status: Alle Assets mit einem bestimmten Status anzeigen (z. B. alle „Aktiv" oder alle „In Reparatur").
Suche: Nutze die Suchleiste, um ein Asset nach Name oder ID zu finden.
QR-Code anzeigen
Meine Assets > [Asset auswählen] > (⋮) Drei-Punkte-Menü
Klicke auf QR-Code.
Der QR-Code bleibt derselbe wie bei der Erstellung.
Befestige ihn am physischen Asset und scanne ihn über die mobile App.
Asset bearbeiten oder löschen
Meine Assets > [Asset auswählen] > (⋮) Drei-Punkte-Menü
Klicke auf Löschen oder Bearbeiten.
Ändere Name, Asset-ID, Kategorie und/oder Status.
Klicke auf Speichern.
Wichtig: Das Löschen eines Assets löscht nicht seinen Inspektionsverlauf. Alle verknüpften Prüfberichte bleiben im System und können weiterhin durchsucht und exportiert werden.
Hinweis: Statusänderungen wirken sich nicht auf bereits eingereichte Prüfberichte aus.
Prüfberichtsvorlagen mit Assets verknüpfen
Beim Erstellen einer Prüfberichtsvorlage kannst Du sie mit Assets verknüpfen. Das bedeutet:
Mitarbeiter sehen beim Ausfüllen ein Dropdown-Menü mit der Frage Welches Asset prüfst Du?
Sie müssen das konkrete Asset auswählen, mit dem sie gerade arbeiten.
Jede Einreichung wird diesem Asset zugeordnet und baut einen durchsuchbaren Inspektionsverlauf auf.
So verknüpfst Du eine Vorlage mit Assets:
Gehe zu Prüfberichte > Vorlagen und erstelle oder bearbeite eine Vorlage.
Aktiviere den Schalter Asset-Auswahl erforderlich.
Füge die Formularfelder hinzu.
Veröffentliche die Vorlage.
Wenn Mitarbeiter diese Vorlage ausfüllen, wählen sie das zu prüfende Asset aus, und die Einreichung wird dem Inspektionsverlauf dieses Assets zugeordnet.
Häufige Fragen
Kann ich Assets ohne Prüfberichte nutzen?
Ja. Assets können unabhängig als Inventarregister verwaltet werden, ohne sie mit einer Vorlage zu verknüpfen.
Kann ein Asset mit mehreren Vorlagen verknüpft sein?
Ja. Ein einzelnes Asset kann mit verschiedenen Vorlagen geprüft werden. Alle Einreichungen erscheinen im Inspektionsverlauf dieses Assets.
Was passiert mit dem Verlauf eines Assets, wenn ich es lösche?
Das Asset wird aus Deiner Liste entfernt, aber alle verknüpften Prüfberichte bleiben im System. Du kannst sie weiterhin über Prüfberichte > Einträge aufrufen und exportieren.
Können Mitarbeiter alle Assets sehen?
Beim Ausfüllen eines mit Assets verknüpften Prüfberichts sehen Mitarbeiter alle registrierten Assets im Dropdown-Menü und wählen das aus, das sie gerade prüfen.
Wie finde ich heraus, welches Asset am häufigsten geprüft wurde?
Gehe zu Prüfberichte > Einträge und filtere nach dem Asset-Namen. Alle Einreichungen für dieses Asset werden mit Datum und Mitarbeiternamen aufgelistet.
Was, wenn sich der Status eines Assets häufig ändert?
Du kannst den Status jederzeit aktualisieren: Meine Assets > [Asset auswählen] > (⋮) Drei-Punkte-Menü > Status bearbeiten. Es gibt keine Begrenzung für Statusänderungen.