Prüfberichte verstehen
Ein Prüfbericht ist ein Formular, das Deine Mitarbeiter bei An- oder Abmeldung ausfüllen müssen. Jede Einreichung wird mit Zeitstempel versehen und dauerhaft in Kenjo dokumentiert und erzeugt Nachweisbarkeit für Compliance und Schadensersatzansprüche.
Prüfberichte dienen zwei Zwecken:
Eigenständige Checklisten: Nutze Prüfberichte für tägliche Sicherheitsprüfungen, Ausrüstungsinspektionen oder Prozessverifikation, ohne sie mit einem Vermögenswert zu verknüpfen.
Inspektionshistorie für Assets: Verknüpfe Prüfberichte mit spezifischen Unternehmensanlagen (Fahrzeuge, Werkzeuge, Ausrüstung), sodass jede Inspektion an ein Stück Equipment mit vollständiger Historie gebunden ist.
Merke: Prüfberichte und Assets sind unabhängige Module. Du kannst jedes einzeln nutzen oder beide zusammen.
Prüfberichtsvorlagen erstellen und veröffentlichen
Eine Prüfberichtsvorlage ist ein wiederverwendbares Formular. Nach der Veröffentlichung sind Vorlagen gesperrt und können nicht bearbeitet werden. Um eine Vorlage zu ändern, dupliziere sie, bearbeite die Kopie und deaktiviere das Original.
Vorlage erstellen
Gehe zu Prüfberichte > Vorlagen.
Klicke auf PRÜFBERICHTSVORLAGE ERSTELLEN.
Gib einen Vorlagennamen im Feld Vorlagename ein (z.B. Fahrzeug-Anmeldung oder Sicherheitsprüfung).
Gib eine Beschreibung ein. (Optional)
Entscheide, ob Du diese Vorlage mit Assets verknüpfen möchtest. Aktiviere den Schalter Asset-Auswahl erforderlich, wenn Mitarbeiter den Vermögenswert auswählen müssen, den sie prüfen. Falls aktiviert, wähle eine Asset-Kategorie aus dem Dropdown. (Optional)
Aktiviere den Schalter Mit Zeiterfassung verknüpfen und wähle Einchecken oder Auschecken, wenn Du willst, dass Mitarbeiter nach Ausfüllen des Prüfberichts automatisiert ein-bzw. ausgecheckt werden soll. (Optional)
Klicke auf Erstellen.
Formularfelder konfigurieren und gruppieren
Jetzt kannst Du deine Prüfberichtsvorlage mit Inhalten füllen. Erstelle dazu Felder für jede einzelne Aktion/Aufgabe und fasse mehrere aufeinanderfolgende Felder zu einer Gruppe zusammen um Dir später das Duplizieren zu erleichtern. Ganze Prüfberichts-Vorlagen können ebenfalls dupliziert werden.
Klicke auf (+) Feld hinzufügen, um ein neues Feld hinzuzufügen.
Gibe einen Feldnamen ein (Pflichtfeld) und eine Beschreibung ein (optional).
Wähle den Feldtyp aus dem Dropdown-Menü. Es kann zB. eine Aufgabe oder ein Text oder ein Foto sein, das den Mitarbeiter angezeigt wird.
Aktiviere dieses Feld als Pflichtfeld markieren, wenn dieses Feld ausgefüllt werden muss. Erforderliche Felder sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet.
Klicke auf Feld hinzufügen.
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Feldtypen
Feldtyp | Anwendungsfall | Kann erforderlich sein? |
Text | Kurze Eingabe wie Name, Referenz oder Code | Ja |
Textbereich | Längere Notizen oder Beobachtungen | Ja |
Nummer | Numerische Werte wie Kilometerstand oder Stunden | Ja |
Aufgabe | Kontrollkästchen: „Ist dies erledigt?" | Ja |
Liste | Dropdown-Menü (Einzel- oder Mehrfachauswahl) | Ja |
Foto | Live-Fotoaufnahme (kein Upload aus der Galerie) | Ja |
Reihenfolge ist wichtig: Ziehe Felder per Drag-and-Drop nach oben oder unten, um die Anzeigereihenfolge festzulegen. Mitarbeiter sehen sie in der genauen Reihenfolge, die Du setzt.
Gruppen erstellen
Eine Gruppe besteht aus mehreren Feldern und ist gut geeignet für wiederkehrende Vorgänge, die aus mehrere Bestandteilen bestehen wie z.B. Anleitungen. Einmal erstellte Gruppen kannst du innerhalb derselben Vorlage duplizieren.
Felder und Gruppen einer nicht veröffentlichten Vorlage verwalten
Sobald Du Felder oder Gruppen hinzugefügt hast, kannst du erstere duplizieren oder löschen und letztere bearbeiten, duplizieren oder löschen. Streiche dafür mit der Maus über die rechte Ecke des jeweiligen Feldes bis das Duplizier-Symbol, Papierkorb-Symbol und bei Gruppen auch das Stift-Symbol für das Bearbeiten erscheinen.
Klicke auf Veröffentlichen.
Wichtig: Veröffentlichte Vorlagen können nicht mehr bearbeitet werden. Falls Du Änderungen vornehmen willst, dupliziere die Vorlage und bearbeite die Kopie. Lösche dann das Original bei Bedarf.
Vorlagen verwalten
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben einer Vorlage in der Liste, um folgende Optionen zu sehen:
Vorlage ansehen: Sieh Dir die Details und einzelnen Felder und Gruppen der Vorlage an.
Mitarbeiter verwalten: Füge diejenigen Mitarbeiter hinzu, die diese Vorlage verwenden sollen.
Duplizieren: Lass die gleiche Vorlage erneut erstellen. Vergib einen neuen Namen, um sie nicht zu vertauschen. Um eine veröffentlichte Vorlage bearbeiten zu können, musst Du sie ebenfalls erst duplizieren.
Deaktivieren: Pausiere die Vorlage vorübergehend. Sie wird Mitarbeitern nicht angezeigt, aber Du kannst sie später wieder aktivieren. Die Historie bleibt erhalten.
Löschen: Entferne die Vorlage dauerhaft. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Mitarbeiter einer Vorlage zuweisen
Mitarbeiter können eine Vorlage nur sehen, wenn Du sie zuweist. Du kannst Mitarbeiter vor oder nach der Veröffentlichung zuweisen.
Gehe zu Prüfberichte > Vorlagen und klicke auf einen Vorlagennamen.
Klicke auf den Hyperlink bei Zugewiesen an, der die Anzahl der bisher zugewiesenen Mitarbeiter anzeigt.
Klicke auf (+) Mitarbeiter zuweisen und wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus der Liste.
Klicke auf Bestätigen.
Mitarbeiter können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. Sie sehen alle zugewiesenen Vorlagen bei ihrer nächsten An- oder Abmeldung.
Prüfberichte anzeigen und exportieren
Als Admin kannst Du alle abgeschlossenen Prüfberichte ansehen, nach Datum oder Mitarbeiter filtern und Einreichungsdaten für Compliance oder Schadensersatzdokumentation exportieren.
Einträge anzeigen, filtern, exportieren
Gehe zu Prüfberichte > Einträge.
Die Standardansicht zeigt alle Einreichungen, organisiert nach Mitarbeitern und versehen mit Vorlagennamen und Datum des Eintrags. Sofern ein Asset mit dem Prüfbericht verknüpft wurde, wird auch der Asset-Name mit angezeigt.
Verwende die Filter Vorlage, Asset, Asset-Kategorie und Datum, um bestimmte Einträge zu finden. Filter funktionieren zusammen. Du kannst z.B. alle Einträge für eine bestimmte Vorlage aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen.
Details des Eintrags anzeigen
Klicke auf den Pfeil am Ende einer Zeile, um die Details des Eintrags zu sehen:
MITARBEITER: Mitarbeitername und ID.
VORLAGE: Der Vorlagennname.
ASSET: Der geprüfte Vermögenswert (falls zutreffend).
EINGEREICHT: Datum und Uhrzeit des Eintrags.
FELDER: Alle Antworten oder Häkchen für abgearbeitete Aufgaben des Mitarbeiters für jedes Feld.
FOTOS: Fotos in einer Galerieansicht (Klicken zum Erweitern oder Herunterladen).
Einträge in Excel exportieren
Wende alle gewünschten Filter an (z.B. Datumsbereich oder Asset-Kategorie).
Klicke auf Exportieren oben rechts.
Die Tabellenkalkulation enthält alle gefilterten Einreichungen mit Spalten für jedes Formularfeld, Mitarbeitername, Einreichungsdatum/-uhrzeit, Vermögenswert und Fotovorschaubilder (erweiterbar und herunterladbar).
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Prüfberichte beim Ein- oder Auschecken
Du kannst Deine An- oder Abmeldung erst abschließen, wenn alle zugewiesenen Prüfberichte eingereicht wurden. Dies ist obligatorisch.
So füllst Du einen Prüfbericht aus:
Öffne die Punch Clock App und starte Deine An- oder Abmeldung.
Du siehst alle Dir zugewiesenen Vorlagen auf dem Bildschirm aufgelistet.
Klicke auf einen Vorlagennamen, um das Formular zu öffnen.
Falls die Vorlage mit Vermögenswerten verknüpft ist, wähle den Vermögenswert aus, den Du prüfst, aus dem Dropdown.
Fülle jedes Feld aus. Erforderliche Felder sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet. Du kannst nicht einreichen, wenn erforderliche Felder leer sind.
Falls die Vorlage ein Foto-Feld enthält, klicke auf das Kamerasymbol, um ein Live-Foto zu machen. Du kannst nicht aus Deiner Telefongalerie hochladen.
Klicke auf ERSTELLEN.
Wichtiges Sperrverhalten: Du kannst einen teilweise ausgefüllten Prüfbericht nicht speichern. Das Formular muss komplett eingereicht werden. Falls Du ohne Einreichung beendest, kehrst Du zum An-/Abmeldungsbildschirm zurück und musst das Formular erneut ausfüllen.
Einreichungsreihenfolge: Alle Prüfberichte für Deine Schicht werden zusammen angezeigt und alphabetisch sortiert. Wir empfehlen, Vorlagen so zu benennen, dass die erste, die Du ausfüllen musst, alphabetisch zuerst kommt (z.B. „1. Morgen-Anmeldung" und „2. Morgen-Abmeldung").
Nach der Einreichung: Sobald alle Prüfberichte eingereicht sind, wird Deine An- oder Abmeldung bestätigt. Ein Datensatz Deiner Einreichung – einschließlich Zeitstempel, alle Antworten und Fotos – wird für Dein Admin-Team gespeichert.