Nachdem du die DATEV-Einstellungen eingerichtet hast, solltest du die Lohnabrechnung Daten im Vorschaubildschirm überprüfen, bevor du diese mit DATEV synchronisierst.  

 Hinweis: Falls du die Einstellungen noch nicht vorgenommen hast, klicke hier, um zu lernen wie du vorgehen kannst.

Hier eine Übersicht des Prozesses:

Hinweis: Klicke auf das Bild, wenn du es vergrößern möchtest. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Schritt 1: Überprüfe die Daten
• Schritt 2: Behebe mögliche Fehler
• Schritt 3: Abschließende Prüfung
• Schritt 4: Datei an die Buchhaltung schicken
• Schritt 5: Exportiere und schließe die Lohnabrechnung ab

Die Kenjo Payroll-Funktionen erfassen und transformieren automatisch deine Gehaltsdaten, bevor du einen bestimmten Bericht im DATEV-Format erstellst. Sobald dein monatliches Gehalt Abrechnungsdokument fertig ist, solltest du es deinem Steuerberater zur Verfügung stellen, damit er es direkt in DATEV hochladen kann. Dadurch kannst du dir und deinem Steuerberater viele Stunden pro Lohnlauf sparen. 

Es ist sehr wichtig, dass während dieses Prozesses alle Daten, die du deinem Steuerberater zur Verfügung stellst, überprüft und korrekt sind. Verwende hierfür die Vorschautabelle zur Lohnabrechnung, um Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor du diese Daten mit DATEV synchronisierst.

Schritt 1: Überprüfe die Daten

Gehe zu Mitarbeiter > Lohnabrechnung und wähle die Abrechnungsgruppe für DATEV. Wenn du mehr als ein Unternehmen hast, das DATEV verwendet, siehst du hier möglicherweise verschiedene Gruppen. Stelle sicher, dass du auch den richtigen Abrechnungszeitraum ausgewählt hast, den du überprüfen und schließen möchtest.

Vergiss nicht, dass diese Option nur verfügbar ist, wenn du DATEV für dein Unternehmen bereits aktiviert hast. 

Nachdem du das Unternehmen ausgewählt hast, zeigt dir ein neuer Bildschirm zwei verschiedene Tabellen: 

• Mitarbeiterdaten

• Vergütung und Anwesenheit 

So würden die Tabellen aussehen. Verwende den Scroll-Balken, um Fehler zu überprüfen, die möglicherweise aufgetreten sind. 

ℹ️ Hinweis:

Hier werden nur die DATEV-Tabellen angezeigt, die in den DATEV-Einstellungen aktiviert wurden.

Wenn du zusätzliche Informationen für einen Mitarbeiter hinzufügen musst, kannst du auf den Namen des Mitarbeiters klicken und direkt zu dessen Profil weitergeleitet werden. 

Schritt 2: Behebe mögliche Fehler

Bitte überprüfe alle Daten sorgfältig und behebe fehlende oder falsche Daten, bevor du bestätigst, dass die Überprüfung abgeschlossen ist.

Schritt 3: Abschließende Prüfung

Es ist sehr wichtig, dass du vor dem Herunterladen des DATEV-ASCII-Berichts eine abschließende Überprüfung der Daten aus zwei Hauptgründen durchgeführt hast:

• Variable Daten wie Stunden Anwesenheit und variable Zahlungen können nur einmal pro Abrechnungszeitraum (also einmal pro Monat) in DATEV hochgeladen werden. DATEV überschreibt die Anwesenheitsstunden oder variablen Zahlungen aus der ersten importierten Datei nicht, daher würden bei einem erneuten Import des ASCII die Arbeitsstunden/ Zahlungen als neuer doppelter Eintrag hinzugefügt.
• So werden die monatlichen Korrekturen automatisch berechnet.

Hinweis: Für Stunden Mitarbeiter - stelle bitte sicher, dass dein Buchhalter die Datei nur einmal pro Monat importiert. DATEV LODAS überschreibt die bisherigen Präsenzzeiten nicht. Wenn du den ASCII-Code erneut importierst, werden die Stunden als Doppeleintrag hinzugefügt.

Schritt 4: Datei an die Buchhaltung schicken

Nachdem du alle Informationen überprüft und sichergestellt hast, dass keine Fehler vorhanden sind, kannst du die DATEV-Lohnabrechnungsdatei exportieren.

• Klicke auf ÜBERPRÜFUNG BESTÄTIGEN
• Sobald es bestätigt ist, erscheint ein neues Fenster. Klicke jetzt auf EXPORT & SCHLIESSEN
• Wähle deine bevorzugte Exportmethode aus:
  • SENDEN AN DATEV (über die DATEV-Datenservices)
  • HERUNTERLADEN (Speichere eine Kopie auf deinem Computer)
• Klick auf HERUNTERLADEN & SCHLIESSEN - Bestätige deine Aktion im nächsten Fenster erneut.
• Die DATEV-Datei wird entweder direkt an die DATEV-Datenservices gesendet oder auf deinen Computer heruntergeladen.

Hinweis: Falls du in den Einstellungen keine Verbindung zu DATEV hergestellt hast, kannst du "AN DATEV SENDEN" wählen und dich erst mit DATEV verbinden, bevor du die Datei versendest.

Schritt 5: Exportiere und schließe die Lohnabrechnung ab

Wir empfehlen dir, die Datei an deinen Steuerberater am selben Tag wie den Abschluss der Lohnabrechnung zu senden. Damit sind die Anwesenheitszeiten aktuell und ermöglichen es DATEV, die Anwesenheit Korrekturen im Folgemonat genau zu berechnen. 

Wenn du die Lohnabrechnung aufgrund technischer Probleme beim Import in DATEV erneut öffnen musst, kannst du auf WIEDER ÖFFNEN klicken. Kläre bitte mit deinem Steuerberater, ob er die ursprüngliche Datei bereits importiert hat.