Die monatliche Lohnabrechnung mit DATEV vorbereiten

Geändert am Tue, 01 Nov 2022 um 03:17 PM

Nachdem du die DATEV-Einstellungen eingerichtet hast, solltest du die Lohnabrechnung Daten im Vorschaubildschirm überprüfen, bevor du diese mit DATEV synchronisierst.  


 Hinweis: Falls du die Einstellungen noch nicht vorgenommen hast, klicke hier, um zu lernen wie du vorgehen kannst.



Hier eine Übersicht des Prozesses:



Hinweis: Klicke auf das Bild, wenn du es vergrößern möchtest. 


INHALTSVERZEICHNIS


Die Kenjo Payroll-Funktionen erfassen und transformieren automatisch deine Gehaltsdaten, bevor du einen bestimmten Bericht im DATEV-Format erstellst. Sobald dein monatliches Gehalt Abrechnungsdokument fertig ist, solltest du es deinem externen Buchhalter zur Verfügung stellen, damit er es direkt in DATEV hochladen kann. Dadurch kannst du und dein Buchhalter viele Stunden pro Zahlungszeitraum sparen. 

 

Es ist sehr wichtig, dass während dieses Prozesses alle Daten, die du deinem Buchhalter zur Verfügung stellst, überprüft und korrekt sind. Verwende hierfür die Tabelle zur Lohnabrechnung, um Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor du diese Daten mit DATEV synchronisierst.



Schritt 1: Überprüfe die Daten


Gehe zu Mitarbeiter > Lohnabrechnung und wähle die Abrechnungsgruppe für DATEV. Wenn du mehr als ein Unternehmen hast, das DATEV verwendet, siehst du hier möglicherweise verschiedene Gruppen. Stelle sicher, dass du auch den richtigen Abrechnungszeitraum ausgewählt hast, den du überprüfen und schließen möchtest.



Vergiss nicht, dass diese Option nur verfügbar ist, wenn du DATEV für dein Unternehmen bereits aktiviert hast. 




Nachdem du das Unternehmen ausgewählt hast, zeigt dir ein neuer Bildschirm zwei verschiedene Tabellen: 

  • Mitarbeiterdaten

  • Vergütung und Anwesenheit 


MitarbeiterdatenVergütung und Anwesenheit
Hier findest du alle DATEV-Tabellen zu den Mitarbeiterstammdaten und den zugehörigen Mitarbeiterdaten. Scrolle dafür einfach zwischen den Abschnitten, um alle Mitarbeiterdaten zu überprüfen. 

Hier findest du alle DATEV-Tabellen zur Bezahlung und Anwesenheit. Dazu gehören:


  • Festgehälter 

  • Stundengehälter 

  • Stundenweise Zahlungen

  • Variable Zahlungen



So würden die Tabellen aussehen. Verwende den Scroll-Balken, um Fehler zu überprüfen, die möglicherweise aufgetreten sind. 



ℹ️ Hinweis:

Hier werden nur die DATEV-Tabellen angezeigt, die in den DATEV-Einstellungen aktiviert wurden.

Wenn du zusätzliche Informationen für einen Mitarbeiter hinzufügen musst, kannst du auf den Namen des Mitarbeiters klicken und direkt zu dessen Profil weitergeleitet werden. 



Schritt 2: Behebe mögliche Fehler


Bitte überprüfe alle Daten sorgfältig und behebe fehlende oder falsche Daten, bevor du bestätigst, dass die Überprüfung abgeschlossen ist.



Schritt 3: Abschließende Prüfung

 

Es ist sehr wichtig, dass du vor dem Herunterladen des DATEV-ASCII-Berichts eine abschließende Überprüfung der Daten aus zwei Hauptgründen durchgeführt hast:

 

  • Variable Daten wie Stunden Anwesenheit und variable Zahlungen können nur einmal pro Abrechnungszeitraum (also einmal pro Monat) in DATEV hochgeladen werden. DATEV LODAS überschreibt die Anwesenheitsstunden oder variablen Zahlungen aus der ersten importierten Datei nicht, daher werden beim erneuten Import des ASCII die Stunden/ Zahlungen als Doppeleintrag hinzugefügt.

  • So werden die monatlichen Korrekturen automatisch berechnet.

 

Hinweis: Für Stunden Mitarbeiter - stelle bitte sicher, dass dein Buchhalter die Datei nur einmal pro Monat importiert. DATEV LODAS überschreibt die bisherigen Präsenzzeiten nicht. Wenn du den ASCII-Code erneut importierst, werden die Stunden als Doppeleintrag hinzugefügt.



Schritt 4: Datei an die Buchhaltung schicken

 

Sobald du alle Informationen überprüft hast und keine Fehler gefunden wurden, kannst den DATEV ASCII-Bericht herunterladen.

  • Klicke auf ÜBERPRÜFUNG BESTÄTIGEN

  • Sobald es bestätigt ist, erscheint ein neues Fenster. Klicke jetzt auf EXPORT & SCHLIESSEN

  • Wähle die Exportmethode - vorerst die einzige Option in der ASCII-Datei. 

  • Klick auf HERUNTERLADEN & SCHLIESSEN
    Bestätige deine Aktion im nächsten Fenster erneut.

  • Die Datei wird als zip heruntergeladen




Schritt 5: Exportiere und schließe die Lohnabrechnung ab


Wir empfehlen dir, die Datei an deinen Buchhalter am selben Tag wie den Abschluss der Lohnabrechnung zu senden. Damit sind die Anwesenheitszeiten aktuell und ermöglichen es DATEV, die Anwesenheit Korrekturen im Folgemonat genau zu berechnen. 

 

Wenn du die Lohnabrechnung aufgrund technischer Probleme beim Import in DATEV erneut öffnen musst, kannst du erneut auf öffnen klicken. Stelle bitte mit deinem Buchhalter sicher, ob er die Originaldatei bereits importiert hat.

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