Open Shift für dezentrale Schichtplanung

In diesem Artikel kannst du dich einlesen, wie deine Mitarbeiter die gewünschten Schichten mit wenig Aufwand auswählen können mit.

Einführung zur offenen Schichtverwaltung

Die offenen Schichtverwaltung wurde entwickelt, um den Prozess der Zuweisung und Besetzung offener Schichten in deinem Unternehmen zu rationalisieren. Es unterstützt sowohl Manager als auch Mitarbeiter, indem es einen flexiblen und effizienten Ansatz für die Schichtplanung bietet.

Diese Funktion ermöglicht es dir, die Erstellung des Schichtplans zu dezentralisieren, Zeit zu sparen und deinen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Schichten nach den für sie besten Zeiten zu wählen.

Hauptmerkmale für Schichtplaner

Einfaches Veröffentlichen :

Schichtplaner können jetzt offene Schichten veröffentlichen, auf die sich Mitarbeiter bewerben und die sie "abholen" können.

• 2 neue Modi für die Schichteinteilung: 
  Admins können den Schichtplanern zwei Möglichkeiten der Schichtzuweisung anbieten: 
  • Automatisch dem Erstantragsteller zugewiesen: Das System weist die Schicht automatisch dem ersten Bewerber zu.
  • Erforderliche Genehmigung und Sichtbarkeit des Antragstellers: Die Vorgesetzten prüfen die Bewerber und wählen manuell die am besten geeigneten aus.
• Sofortige Kommunikation: Mitarbeiter erhalten direkt Benachrichtigungen über neu veröffentlichte offene Schichten, sobald diese veröffentlicht werden
• Gezielte Benachrichtigungen: Manager können bestimmte Mitarbeiter benachrichtigen, die an den offenen Schichten interessiert sind. 
• Sichtbarkeit der besten Übereinstimmung: Wenn Mitarbeiter mit der Rolle und dem Standort der veröffentlichten offenen Schicht übereinstimmen, werden sie als beste Übereinstimmung/Passende für diese offenen Schichten angezeigt 
• Flexibilität bei der Zuweisung: Manager können allen Mitarbeitern Schichten zuweisen, auch denjenigen, die sich nicht beworben haben.

Wichtige Merkmale für Arbeitnehmer:

• Flexibilität: Die Mitarbeiter haben die Freiheit, Schichten zu wählen, die ihrer Verfügbarkeit entsprechen.
• Transparenz: Du kannst vor der Anfrage sehen, wie viele Bewerber es gibt und welche Schichten es gibt.
• Unmittelbare Kommunikation: Die Mitarbeiter werden sofort informiert, sobald freie Schichten verfügbar sind.
• Modernes Benutzererlebnis: Mitarbeiter können die offenen Schichten in ihrer mobilen oder Desktop-App übersichtlich sehen. Sie können die Schichten nach bester Übereinstimmung (Rolle und Standort), Startzeit, Schichtdauer und Anzahl der Bewerber sortieren.

Bevor wir fortfahren und dir mitteilen, wie offene Schichten verwendet werden können, hier ein kurzer Einblick wie die Funktion der offenen Schichten funktioniert:

Lass uns nun diese Funktionalität einrichten und mit der Veröffentlichung offener Schichten beginnen

SCHRITT 1: Für Administratoren, HR-Administratoren: Wie du offene Schichten für dein Unternehmen einrichtest

1. Die Funktion der offenen Schichten wird für Unternehmen im Rahmen der Kenjo-Abonnementpläne verfügbar sein.
2. Wenn du Zugriff auf die Funktion für offene Schichten hast, musst du lediglich die Einstellungen für offene Schichten aufrufen und die Optionen aktivieren, die du für dein Unternehmen anbieten/anwenden möchten.

• Erlaube Genehmigung erforderlich : Wenn dies eingeschaltet ist, können Schichtplaner Schichten erstellen, auf die sich die Mitarbeiter bewerben können und der Schichtplaner, der die Schichten veröffentlicht hat, kann die Schicht auswählen und sie einem interessierten Mitarbeiter oder einem anderen Mitarbeiter zuweisen
• Automatische Zuweisung an den ersten Bewerber zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Schichtplaner Schichten erstellen, die automatisch dem ersten Arbeitnehmer zugewiesen und veröffentlicht werden, der sich für die offene Schicht bewirbt.

SCHRITT 2: Für Administratoren, HR-Administratoren oder jeden Schichtplaner: Wie man offene Schichten erstellt und veröffentlicht

1. Logge dich ein und rufe die Schichtplan-Ansicht auf.
2. Erstelle eine neue offene Schicht über die Schaltfläche "Schicht hinzufügen" oder die Schaltfläche "+" oder über Vorlagen 
3. Wähle den Mitarbeiter > Offene Schichten
4. Wählen die hinterlegte offene Schichtzuweisung > als Erfordert Genehmigung oder Automatisch dem ersten Bewerber zugewiesen
5. Beende die Erstellung der offenen Schicht
6. Klicke auf veröffentlichen, schalte die Veröffentlichung der offenen Schicht ein und klicke auf veröffentlichen

Hinweis: Die Einstellungen für offene Schichten können nur von Administratoren oder benutzerdefinierten Profilen mit Berechtigungen für die Einstellungen bearbeitet werden. Mitarbeiter können offene Schichten sowohl auf dem Desktop als auch in der mobilen App sehen. Mitarbeiter können sich für offene Schichten nur über die mobile App bewerben.

Tipp: Um Bewerbungen für eine Schicht rechtzeitig zu erhalten, füge in den Kommentaren der Schicht eine Bewerbungsfrist hinzu.

SCHRITT 3: Für Administratoren, HR-Administratoren oder jeden Schichtplaner: 

So weist  Mitarbeitern, die sich dafür beworben haben, eine offene Schicht zu

1. Wenn eine offene Schicht als "automatische Zuweisung an den ersten Bewerber" eingestellt ist, wird sie automatisch dem ersten Mitarbeiter zugewiesen, der sich für sie bewirbt. 
2. Du kannst die Anzahl der Bewerbungen für offene Schichten immer in der Schichtkarte sehen:

        3. Wenn eine offene Schicht als "Genehmigung erforderlich" eingestellt ist, kannst du aus den Mitarbeitern, die sich             für die Schicht beworben haben, auswählen und einfach auf "Zuweisen" klicken und entweder einen interessierten               Mitarbeiter oder einen anderen Mitarbeiter aus der Liste auswählen.

Zusätzliche Features:

1. Beste Übereinstimmung: Einfaches Finden der besten Person für den Job 

Wenn die Rolle und der Ort der offenen Schicht mit der Rolle und dem Ort des Schichtplanprofils eines Mitarbeiters übereinstimmen, wird dieses grüne Häkchen angezeigt, das bedeutet, dass diese Person für die Schicht gut geeignet ist.

2.  Selektives Informieren einer Gruppe von Mitarbeitern für den Schichtplan

Wenn du einen bestimmten Personenkreis oder selektiv nur einige wenige Personen über die offenen Schichten informieren möchtest, dann verwende einfach die Filter und nur die ausgewählten Mitarbeiter werden über die offenen Schichten benachrichtigt und diese offenen Schichten auf dem Handy/Desktop angezeigt

Hinweiß: Wenn ein Manager eine Schicht erstellt und sein Admin / HR-Admin / ein anderer Mitarbeiter diese Schichten veröffentlicht, geht das "Eigentum" an diesen Schichten auf die Person über, die diese Schichten veröffentlicht hat. Das bedeutet, dass dieser Benutzer nun derjenige ist, der die Einsätze genehmigen muss. In diesem Moment verliert der Manager, der die Schichten ursprünglich erstellt hat, die Möglichkeit der Genehmigung.

Erfahrungen der Mitarbeiter: 

Wie können deine Mitarbeiter die offenen Schichten sehen und sich über die mobile Kenjo-App darauf bewerben?

1. Sichtbarkeit: 

1. Die Mitarbeiter sehen alle offenen Schichten unter einer neuen Registerkarte in ihrer mobilen App
2. Die Tage, an denen offene Schichten verfügbar sind, werden durch einen gelben Punkt angezeigt, und offene Schichten sind ebenfalls mit einem gelben Etikett versehen.

2. Wenn du neue offene Schichten veröffentlichst, erhalten deine Mitarbeiter eine Benachrichtigung und können zu dieser offenen Schicht navigieren und die Details einsehen.

3. Du erhälst eine Bestätigung: 

Ob es in der gleichen Zeit Überschneidungen gibt. Wenn es eine geplante Schicht in genau demselben Zeitrahmen gibt wie die offene Schicht, für die sich die Mitarbewerben, wird dem Mitarbeiter angezeigt: "Sie haben eine sich überschneidende Schicht". Damit soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter keine Schichten übernehmen, wenn sie bereits Schichten haben.

4. Sobald sich ein Mitarbeiter für eine offene Schicht bewirbt:

•  Wenn es sich um eine automatische Zuweisung an den ersten Bewerber handelt: dann wird die Schicht sofort zugewiesen und der Bewerber wird benachrichtigt.
• Wenn es sich um eine genehmigungspflichtige Schicht handelt: dann wird der Schichtantrag an Sie geschickt und Sie können ihn im Schichtplan sehen

5. Sortieren und Finden der besten Schicht:

An einem einzigen Tag können die Mitarbeiter ihre beste bevorzugte Schicht finden, indem sie mehrere Optionen nutzen

Anfragen stornieren:

Wenn Arbeitnehmer eine Bewerbung für eine offene Schicht zurückziehen möchten, können sie ihre Bewerbung einfach mit einer Taste stornieren

FAQ : 

1. Kann ich als Mitarbeiter eine Schicht ablehnen?

Sobald eine Schicht einem Mitarbeiter zugewiesen wurde, kann dieser Benutzer die zugewiesene Schicht nicht mehr stornieren. In diesem Moment kann dies nur vom Administrator durchgeführt werden.