Como admin, activas esta función por política de registro horario en la configuración.

Debes crear una o más ubicaciones para que tus empleados puedan registrar su ubicación, por ejemplo, al llegar a la oficina. Para cada ubicación puedes definir un radio válido.

Una vez activo el seguimiento de ubicación, tus empleados pueden ver si están dentro o fuera de una ubicación definida al fichar entrada y salida.

El empleado recibe una notificación en su dispositivo móvil sobre si está dentro o fuera de la ubicación al fichar, pero puede seguir fichando.

El empleado no puede usar el control deslizante de fichaje mientras esté fuera de una ubicación definida.

En el Resumen de registro de horas, como admin puedes ver mediante un código de colores si los empleados han fichado desde dentro del radio, fuera del radio o sin ubicación.

Colores:

Desde Perfil del empleado > Asistencia también puedes ver dónde estaba la persona cuando registró su tiempo.

No se registra ninguna ubicación para un empleado porque el seguimiento de ubicación está desactivado en su dispositivo, o porque está fichando desde la aplicación de escritorio. El seguimiento de ubicación solo funciona en dispositivos móviles.

Verde: registrado desde una ubicación válida.

Amarillo: fuera de todas las ubicaciones guardadas.

Gris: ubicación registrada sin GPS.

Sí. En la configuración de comportamiento de geofence, selecciona la opción Bloquear al empleado. Esto impide fichar entrada y salida fuera de una ubicación definida.

Solo en el momento de fichar. La ubicación se captura como una lectura puntual cada vez que un empleado ficha la entrada, la salida o el inicio o fin de un descanso. No existe seguimiento continuo en segundo plano. En el móvil, la app solo solicita la ubicación mientras está en uso y únicamente cuando la política de asistencia tiene la geolocalización activada.

Por cada evento de fichaje: coordenadas GPS (latitud y longitud), precisión en metros y una dirección legible. Kenjo también calcula si la lectura estaba dentro del radio permitido, la distancia al lugar de trabajo objetivo y el nombre y dirección de ese lugar. No se conserva un historial continuo de ubicación, solo el punto asociado a cada registro de asistencia.

Los datos de ubicación forman parte del registro de asistencia y siguen el mismo ciclo de vida que el resto de los datos de RRHH del cliente. No existe un período de retención independiente o configurable exclusivamente para los datos de ubicación. Tras la finalización del contrato existe un período de transición de 30 días, tras el cual se eliminan los datos restantes del cliente. A petición, se puede proporcionar un certificado de eliminación firmado por el CTO.

Exclusivamente para la verificación de asistencia (geofencing): Kenjo comprueba si el empleado se encuentra en un lugar de trabajo válido y definido en el momento de fichar, y puede generar opcionalmente una alerta cuando se ficha fuera del área permitida.

Dentro de la app, los datos son visibles para los usuarios con los permisos de asistencia correspondientes (por ejemplo, en la vista diaria del empleado, el registro de auditoría y la vista de quién ha fichado, todos protegidos por permisos), así como para el propio empleado. Por parte de Kenjo, el acceso a los datos de producción está restringido al personal autorizado mediante VPN y MFA. Todo acceso a una instancia de cliente queda registrado.

Los datos se cifran en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS), y se almacenan en la UE (Fráncfort, MongoDB Atlas; documentos en S3 eu-central-1). El acceso está regulado por control de acceso basado en roles, MFA obligatoria y VPN, con principio de mínimo privilegio, revisiones anuales de acceso y registro de auditoría. Los detalles completos se encuentran en las preguntas frecuentes sobre Cumplimiento y Ciberseguridad y en el Contrato de Encargado del Tratamiento (CET, Anexo 2 para subencargados).