Para quién: Admin, Admin de RR. HH.

Configura el registro de horas de tu DSP: actívalo, crea políticas de fichaje, revisa conflictos y aprueba los registros.

Esta segunda sesión de onboarding se centra en el registro de horas de Kenjo: cómo activarlo, qué métodos de fichaje pueden usar tus Delivery Associates y Dispatchers, cómo configurar turnos, descansos, y cómo aprobar los registros.

Antes de que tus empleados puedan fichar, el registro de horas debe estar activado tanto para tu empresa como para cada empleado.

Una vez activado, tanto tú como el empleado veréis la pestaña adicional Registro de horas en su perfil.

Si tienes muchos Delivery Associates, no actives el registro uno a uno: usa la acción masiva.

Nota: si un empleado no tiene el registro horario activado, no puede registrar su tiempo, independientemente de la política que tenga asignada.

En el perfil de cada empleado (pestaña Personal) defines cuántos días por semana trabaja. Este dato no cambia qué días trabaja realmente, sino cómo Kenjo reparte sus horas contractuales semanales en horas objetivo diarias, mientras no tengas un cuadrante de turnos activo para ese empleado. Por ejemplo, con 38 horas semanales:

Importante para España: muchos DSPs trabajan también sábados y/o domingos. Si marcas 5 días (lunes a viernes) y un conductor ficha en sábado o domingo sin tener un cuadrante de turnos que planifique ese día, esas horas no se contabilizan como tiempo planificado, sino como horas extra. Mientras no tengas el cuadrante de turnos operativo, deja los días marcados en 7 para que el sistema no marque como "extra" las horas de fin de semana que sí forman parte de tu operativa habitual, y compara periódicamente el registro exportado de Kenjo con tu planificación (Excel u otra herramienta) para detectar desviaciones. Cuando el cuadrante de turnos esté activo y refleje los turnos reales, ajusta esta configuración según corresponda.

Una política de registro de horas define cómo fichan los empleados y qué reglas de turnos, pausas y descansos se aplican. Cada empresa empieza con una política predeterminada que no se puede eliminar ni renombrar, pero sí ajustar. Todos los empleados que no estén asignados a otra política caen automáticamente en ella.

El método de fichaje define cómo un empleado registra su entrada y salida. Puedes activar uno o varios métodos por política:

Importante: si activas un método de quiosco (código PIN o código QR) junto con Punch clock, los empleados serán redirigidos automáticamente al método de quiosco. Si quieres permitir el fichaje mediante Punch clock, desactiva el método de quiosco. Para el registro mediante API no selecciones ningún método de fichaje.

Es habitual tener dos perfiles de fichaje muy distintos dentro del mismo DSP:

Crea una política independiente para cada grupo (ver "Crear una nueva política" más abajo) y, para gestionarlos más fácilmente, agrupa a tus dispatchers en un equipo de trabajo:

Un empleado solo puede tener asignada una política a la vez. Si tus equipos necesitan métodos o reglas distintos (por ejemplo, kiosk en la estación frente a registro móvil para conductores en ruta), crea una política independiente para cada grupo y asigna a los empleados correspondientes.

Nota: asignar un empleado a una política no activa automáticamente su registro de horas. Si el registro no está activado en su perfil (consulta la sección anterior), no podrá fichar aunque esté asignado a una política.

La geolocalización te permite comprobar si tus Delivery Associates fichan la entrada y la salida dentro de un radio definido alrededor de tu estación de reparto o de tus otras ubicaciones. Solo funciona con los métodos Gestión de registro de horas o Punch clock, únicamente desde la app móvil, y solo si el empleado tiene el GPS activado en su smartphone.

No confundas esto con "Oficinas y Ubicaciones": las Ubicaciones de geolocalización se configuran dentro del propio módulo de Registro de horas (Registro de horas > Configuración > Ubicaciones) e incluyen coordenadas y un radio para el fichaje. Son independientes de las Oficinas y Ubicaciones que registraste en Configuración al dar de alta tu empresa.

Consejo: si tu estación está en un polígono industrial o una nave sin numeración clara, es habitual que la validación de dirección no ubique el punto exacto a la primera. Añade el número de nave/parcela si lo tienes, comprueba visualmente en el mapa que el punto coincide con la entrada real, y si aun así queda algo desplazado, usa un radio mayor (0,5 km o 1 km) para no bloquear fichajes válidos por una diferencia de pocos metros.

Si operas varias estaciones, añade una ubicación por cada una: cada Delivery Associate solo se valida contra la ubicación que tenga asociada.

Una vez activada la geolocalización, tus empleados ven en la app si están fichando dentro o fuera del lugar de trabajo. Como Admin, en el perfil del empleado en la pestaña Registro de horas, o en el Resumen de registro de horas, ves el estado de cada fichaje con un color:

Ten en cuenta: si un empleado no activa el seguimiento de ubicación en su móvil, el registro de horas sigue funcionando con normalidad; simplemente no se valida su ubicación (aparece en gris). La geolocalización nunca bloquea el fichaje por sí sola si está desactivada o no hay ubicaciones configuradas.

Dentro de la política de registro de horas puedes definir reglas que marquen automáticamente un conflicto cuando se supera un límite de turno, pausa o descanso. Kenjo no bloquea los registros por sí solo: un Admin debe revisar y resolver cada conflicto manualmente, y ningún cambio de regla es retroactivo, solo afecta a los registros nuevos.

Nota: En mercados donde no se trabaja en festivos (por ejemplo, Alemania, donde no hay reparto de Amazon en días festivos), esta regla ayuda a detectar fichajes anómalos. En España, la última milla suele operar también en festivos. Si es tu caso, desactiva la regla de "Solapamiento con días festivos" para no generar conflictos en un día que, para tu operativa, es un día de trabajo normal.

Nota: El Estatuto de los Trabajadores (art. 34.3) exige un mínimo de 12 horas de descanso entre el fin de una jornada y el inicio de la siguiente. Configura este mínimo (o uno mayor si tu convenio colectivo o tu propia política interna lo requieren, por ejemplo por criterios de seguridad en carretera) en la regla "Descanso mínimo entre turnos" de cada política.

Pausas remuneradas y convenio colectivo: en España, puede que la pausa cuente o no como tiempo efectivo de trabajo; esto depende habitualmente del convenio colectivo de tu sector y de tu propia política de empresa. Por ejemplo, un DSP puede tener una pausa total de 30 minutos de la que solo 20 minutos están remunerados (cuentan como trabajo) y el resto no. Revisa esto con tu gestoría antes de configurar la casilla "Pausas remuneradas", ya que un valor incorrecto puede generar descuentos de tiempos no deseados.

Encontrarás todos los conflictos generados por estas reglas reunidos en el Resumen de registro de horas (consulta la sección "Usar el resumen de registro de horas" más abajo).

Un recargo salarial calcula automáticamente un incremento porcentual (por ejemplo, 125 % o 150 %) sobre el salario por hora cuando se cumple una condición determinada, por ejemplo un reparto en festivo o en un horario nocturno concreto.

Ten en cuenta: actualmente Kenjo solo calcula recargos según las condiciones mencionadas (categoría, festivo, día de la semana/hora). Un recargo automático a partir de un número determinado de horas extra trabajadas (por ejemplo, "a partir de la 9.ª hora") no es posible por ahora y debe controlarse de forma manual.

Antes de que los registros se envíen a la nómina, debes revisarlos y aprobarlos; a partir de ese momento, los empleados ya no pueden modificarlos.

Consejo: aprueba los registros con regularidad antes de cada nómina. Los registros no aprobados se pueden seguir editando, lo que puede provocar discrepancias en la nómina de tus Delivery Associates.

El resumen de registro de horas te muestra de un vistazo si tus empleados están alcanzando sus horas objetivo y dónde hay conflictos abiertos.

Una vez completada esta sesión, te recomendamos revisar los siguientes puntos:

¿Por qué un empleado no puede registrar su tiempo?
Comprueba dos cosas: si el registro horario está activado en su perfil (Personal > Activar registro horario) y si tiene asignada una política con al menos un método de fichaje. Si falta cualquiera de los dos, la función de registro no aparece para él.

¿Por qué sigo viendo un conflicto aunque acabo de cambiar la regla?
Las reglas de turno, pausa y descanso no son retroactivas. El nuevo valor se aplica a partir de hoy; los registros anteriores al cambio mantienen los conflictos generados con la regla anterior.

¿Qué pasa si un Delivery Associate no activa el GPS en su móvil?
El registro de horas funciona con normalidad: simplemente no se puede validar su ubicación, y el fichaje aparece marcado en gris. La geolocalización nunca bloquea el fichaje si el empleado no tiene el GPS activado, salvo que hayas configurado el bloqueo por estar fuera de una ubicación válida.

¿Puedo asignar una política de registro de horas a muchos empleados a la vez?
Sí. Abre la política, ve a Administrar empleados > Asignar empleados, filtra por oficina, departamento o equipo y selecciona los empleados mediante la casilla de verificación.

¿Podemos hacer que los recargos por horas extra se calculen automáticamente a partir de un número determinado de horas?
No. Actualmente los recargos solo se pueden vincular a un festivo o días/horas concretos de la semana, no a un umbral de horas extra. Ese caso debe controlarse manualmente por ahora.