Para quién: Admin, Admin de RR. HH., Responsable

Configura el Cuadrante de turnos de tu DSP: ubicaciones, permisos, creación y publicación de turnos, disponibilidad e intercambios.

Esta tercera sesión de onboarding se centra en el Cuadrante de turnos de Kenjo: cómo activarlo y estructurarlo con ubicaciones, áreas de trabajo, roles y etiquetas, cómo dar permisos a Dispatchers y Managers, cómo crear y publicar turnos para tus Delivery Associates, cómo gestionar conflictos y disponibilidad, y cómo planificar de forma eficiente con plantillas e IA.

El Cuadrante de turnos es el módulo de Kenjo donde planificas, publicas y gestionas los turnos de tus Delivery Associates y Dispatchers. Antes de crear el primer turno, debes estructurarlo con cuatro elementos: Ubicaciones, Áreas de trabajo, Roles y Etiquetas.

Las Ubicaciones del Cuadrante de turnos se toman de las Oficinas que ya registraste en Configuración > Mi empresa, pero debes activarlas de forma selectiva para el módulo antes de poder usarlas en la planificación.

Nota: si operas varias estaciones de reparto, activa una ubicación por cada una. Esto te permitirá filtrar y planificar los turnos de forma independiente por estación.

Un área de trabajo es una subdivisión física u organizativa dentro de una ubicación, por ejemplo "Zona de carga" o "Reparto ruta norte". Son opcionales, pero te permiten filtrar y organizar turnos con más detalle dentro de una misma estación.

Un rol es una etiqueta de cualificación o función que asignas a un turno para indicar qué perfil debe cubrirlo, por ejemplo "Jefe de turno" o "Conductor". Si un turno requiere un rol concreto, solo los empleados con ese rol asignado podrán cubrirlo sin generar un conflicto.

Las Etiquetas son marcadores libres que puedes crear en tres categorías: Habilidades, Información u Otras. A diferencia de los roles, no bloquean la asignación de un turno; solo sirven para filtrar y organizar.

Un empleado solo aparece en el cuadrante después de activarlo de forma individual mediante un asistente de configuración. No existe una activación masiva: cada Delivery Associate debe activarse uno a uno.

El estado del empleado en el módulo puede ser Activo, Inactivo o Incompleto (si falta un dato obligatorio del asistente, como la ubicación).

Recomendación: activa primero un grupo piloto de 10-15 empleados en lugar de toda la plantilla de golpe.

Antes de que tus Dispatchers puedan planificar turnos, revisa qué permisos necesita cada perfil. Los permisos del Cuadrante de turnos solo se pueden editar en perfiles personalizados; los perfiles estándar (Admin, Admin de RR. HH., Empleado) no se pueden modificar.

Nota: el permiso Plantillas es independiente del resto: un Dispatcher puede ver y aplicar plantillas creadas por otros, pero solo puede editarlas o eliminarlas si tiene este permiso activado explícitamente.

El Cuadrante de turnos ofrece una vista Semana y una vista Mes, además de tres diseños de página y tres tamaños de tarjeta para adaptar la cantidad de información visible.

Los tres tamaños de tarjeta disponibles son Compacto, Ampliado y Mínimo: cuanto más grande la tarjeta, más datos del turno se muestran directamente en la cuadrícula (hora, ubicación, rol, etiquetas) sin necesidad de abrirlo.

Puedes filtrar la vista por Ubicación, Empleado, Roles, Áreas de trabajo y Etiquetas, además de dos filtros especiales: Solo con turnos en el período (oculta a los empleados sin turnos asignados en las fechas visibles) y Conflictos (muestra únicamente los turnos con algún conflicto activo). La vista también muestra ausencias, días festivos y horas ya registradas superpuestas sobre los turnos, para que detectes solapamientos de un vistazo.

Consejo: si varios empleados van a cubrir el mismo horario y los mismos días (por ejemplo, todo tu equipo de reparto de martes a domingo), añádelos todos en el campo Empleado del mismo turno (hasta 15 a la vez) en lugar de crear un turno idéntico uno por uno. Es mucho más rápido, y sigue siendo un turno por persona a todos los efectos de horas y conflictos.

Un turno abierto es un turno sin empleado asignado que cualquier Delivery Associate elegible puede solicitar. Al crear un turno abierto, defines cuántos espacios ofreces por día (máximo 50) y si el turno Requiere aprobación de un Admin o Manager, o si se Auto-asigna al primer solicitante.

Puedes generar turnos recurrentes a partir de un turno base, con un máximo de 10.000 turnos creados de una sola vez. Cada ocurrencia generada se puede editar o eliminar de forma independiente sin afectar a las demás.

Un turno recién creado queda en estado sin publicar (se muestra con un patrón de rayas diagonales) hasta que lo publicas; solo entonces es visible y notificado a los Delivery Associates asignados. Solo puedes arrastrar y soltar (drag-and-drop) turnos que estén sin publicar; un turno ya publicado debe editarse abriendo su ficha.

Importante: publicar una semana publica todos los turnos sin publicar de esa semana, independientemente de qué Dispatcher los haya creado.

Haz clic en el icono del lápiz sobre el turno y selecciona el nuevo empleado. El empleado anterior y el nuevo reciben una notificación, y la capacidad de la ubicación se actualiza automáticamente.

Solo puedes arrastrar y soltar turnos sin publicar. Arrastra el turno a la fila del nuevo empleado; si el turno ya está publicado, primero debes abrirlo y reasignarlo manualmente con el icono del lápiz.

Puedes convertir un turno abierto en un turno asignado a un empleado concreto, o convertir un turno ya asignado de vuelta en turno abierto (por ejemplo, si el empleado ya no puede cubrirlo). En ambos casos, Kenjo notifica automáticamente a los empleados afectados y sincroniza el cambio con la app móvil.

La disponibilidad permite que tus Delivery Associates indiquen en qué franjas horarias pueden trabajar, para que la planifiques con más precisión. Enviar disponibilidad no garantiza que el empleado no reciba turnos fuera de esas franjas.

Una vez activada, tus empleados envían su disponibilidad desde Cuadrante de turnos > Mi disponibilidad en su propia vista, indicando sus franjas horarias por día. Como planificador, verás las franjas enviadas resaltadas en rojo en la cuadrícula; ten en cuenta que debes recargar la página para ver las disponibilidades enviadas más recientemente.

Recordatorios automáticos: puedes activar un recordatorio para que los empleados indiquen su disponibilidad o no disponibilidad.

El intercambio de turnos permite que tus Delivery Associates propongan cubrirse entre ellos, sujeto a la aprobación que definas. La configuración tiene dos pasos independientes.

Desde la app o el escritorio, un empleado puede enviar una solicitud de intercambio de tres formas: desde el turno de un compañero, desde su propio turno, o mediante el icono de intercambio en la cuadrícula. El compañero receptor puede aceptar o rechazar la solicitud mediante notificación push o desde el icono de intercambio; el empleado que la envió puede cancelarla mientras siga pendiente.

Nota: si la política de la empresa lo exige, el intercambio queda pendiente de aprobación de un Admin o Manager antes de hacerse efectivo, tal y como configuraste en el Paso 2.

Recomendación: si tu equipo no está acostumbrado a gestionar intercambios entre compañeros, actívalo primero con el mismo grupo piloto que uses para el resto del cuadrante, y exige aprobación de un Admin o Manager mientras el proceso se asienta.

Kenjo detecta automáticamente los conflictos entre turnos y los marca con un contador en rojo "Conflictos de turno" en la cuadrícula. Hay dos grupos de conflictos.

En Cuadrante de turnos > Configuración > Conflictos y Automatizaciones puedes activar o desactivar cada tipo de conflicto y marcar la casilla Permitir publicar turnos con este conflicto si quieres poder publicar igualmente. Para el conflicto de solapamiento con ausencias, puedes elegir una automatización: Mostrar conflicto, o (solo en Connect v4 / DSP) Convertir en turnos abiertos o Eliminar turnos automáticamente. La opción Eliminar turnos no pide confirmación y no se puede deshacer.

Marco legal en España: el Estatuto de los Trabajadores (art. 34.3) establece un descanso mínimo de 12 horas entre el fin de una jornada y el inicio de la siguiente, y fija en 9 horas el número máximo de horas ordinarias de trabajo efectivo al día, salvo que tu convenio colectivo o un acuerdo de empresa establezcan una distribución distinta. Configura los conflictos Descanso mínimo entre turnos y Límite legal diario con estos valores como referencia, y ajústalos si tu convenio colectivo fija otros límites.

Recomendación: para el conflicto de solapamiento con ausencias, deja desmarcada la casilla Permitir publicar turnos con este conflicto. Así, si un empleado tiene una ausencia aprobada (por ejemplo, vacaciones), Kenjo no dejará publicar un turno para él ese día por error.

Una plantilla guarda un patrón de turnos para reutilizarlo. Cualquier empleado con acceso al Cuadrante de turnos puede ver y aplicar una plantilla arrastrándola a la cuadrícula o aplicándola a varios empleados a la vez; solo quien tenga el permiso Plantillas puede editarlas o eliminarlas.

El asistente de IA genera turnos automáticamente a partir de una instrucción en lenguaje natural, en 6 idiomas (incluido español), y tiene en cuenta la disponibilidad enviada, los turnos ya existentes, los festivos y las normas legales de descanso configuradas. Es tolerante a erratas en la instrucción.

Además de las plantillas, puedes copiar turnos ya planificados de una semana o empleado a otro, importar turnos de forma masiva mediante CSV en Configuración > Importación de Datos > Cuadrante de turnos, y exportar el cuadrante a PDF desde Acciones > Generar PDF.

Kenjo ofrece dos formas de eliminar turnos sin publicar en bloque; los turnos ya publicados deben eliminarse de forma individual.

Nota: tanto editar como eliminar un turno ya publicado notifican automáticamente al empleado afectado desde la app, exactamente igual que cuando se le asigna un turno nuevo.

Esta acción no se puede deshacer. Revisa bien la selección antes de confirmar.

Una vez completada esta sesión, te recomendamos revisar los siguientes puntos:

¿Por qué no puedo arrastrar y soltar un turno para reasignarlo?
El arrastrar y soltar solo funciona con turnos sin publicar (mostrados con rayas diagonales). Si el turno ya está publicado, ábrelo y reasígnalo manualmente con el icono del lápiz.

¿Por qué no aparece un empleado en el Cuadrante de turnos?
Un empleado solo es visible en el cuadrante después de activarlo individualmente en Cuadrante de turnos > Configuración > Empleados de Turno. No existe una activación masiva: revisa que el asistente de activación se haya completado para ese empleado y que su estado no sea Incompleto.

¿Qué pasa si publico una semana con turnos de varios Dispatchers?
Publicar una semana publica todos los turnos sin publicar de esa semana, independientemente de quién los haya creado. Revisa la semana completa antes de confirmar la publicación.

¿Cuántos turnos puedo generar de una sola vez con turnos recurrentes o con el asistente de IA?
Hasta 10.000 turnos por generación, tanto si usas turnos recurrentes manuales como el asistente de IA.

¿El intercambio de turnos siempre necesita aprobación de un Admin?
No necesariamente. Depende de cómo configuraste el Paso 2 en Cuadrante de turnos > Configuración > Intercambio de Turnos: puedes exigir aprobación o permitir que los empleados intercambien turnos directamente entre ellos sin revisión.

¿Puedo recuperar turnos que eliminé con "Limpiar turnos" o "Seleccionar turnos"?
No. Ambas eliminaciones son permanentes y no se pueden deshacer. Solo puedes eliminar turnos sin publicar; los turnos ya publicados deben eliminarse de forma individual desde su ficha.