Para quién: Admin, Admin de RR. HH.
Configura tu empresa en Kenjo, importa a tus empleados, actívalos y descubre qué verán en su portal del empleado.
Como propietario de DSP o responsable de RR. HH., esta primera sesión de onboarding es clave para que Kenjo quede bien configurado desde el principio. Este artículo te guía por las cuatro áreas más importantes de la sesión: la configuración básica de tu empresa, la importación de los datos de tus empleados, la activación de usuarios y el portal del empleado.
Configuración básica de Kenjo
Antes de importar a tus empleados, revisa que la estructura básica de tu empresa esté correctamente configurada en Kenjo.
Comprobar los datos de la empresa
Navega a Configuración > Mi Empresa y comprueba que los datos registrados sean correctos:
Nombre e iniciales de la empresa
Dirección y datos de contacto
Crear y asignar un calendario de festivos
Importante: el calendario que se asigna automáticamente al crear una cuenta de Kenjo normalmente no es el correcto. Debes crear y asignar el calendario de festivos regional que corresponda.
Crear el calendario de festivos:
Navega a Configuración > Festivos.
Haz clic en el símbolo (+).
Ponle un nombre al calendario (por ejemplo, "Madrid" o "Cataluña").
En Plantilla de calendario, selecciona la región o comunidad autónoma correspondiente, no el país completo, ya que necesitas los festivos regionales.
Haz clic en Crear calendario de festivos.
Asignar el calendario de festivos a la empresa:
Ve a Configuración > Mi Empresa.
En Calendario de festivos, selecciona el calendario que acabas de crear.
Guarda los cambios.
Crear ubicaciones
En Configuración > Oficinas y Ubicaciones puedes registrar tus centros de trabajo (por ejemplo, "Estación Madrid" o "Estación Barcelona").
Nota: si operas en varias ubicaciones con festivos distintos, crea un calendario de festivos independiente para cada una y asígnalo a su ubicación correspondiente.
Áreas, departamentos y equipos (opcional)
En Configuración puedes definir opcionalmente Áreas, Departamentos y Equipos.
Importante:
Estas tres categorías son independientes entre sí: los equipos no dependen de los departamentos ni los departamentos de las áreas.
No es necesario usar las tres. Elige las que tengan sentido para tu organización.
Ventajas:
Mejor filtrado: puedes filtrar empleados rápidamente por rol (por ejemplo, Dispatcher, DA).
Permisos más precisos: puedes restringir permisos de forma más específica según la estructura de la empresa.
Recomendación para DSPs: suele bastar con registrar los roles en Equipos, por ejemplo "Dispatcher", "Delivery Associate", "Non-DA".
Importación de los empleados a Kenjo
Una vez configurada la estructura de la empresa, da de alta a tus empleados en Kenjo. Si vienes de Timesheet Mobile (TSM), sigue la guía de migración completa a continuación; si no, usa la plantilla local de Kenjo.
Nota: al exportar desde TSM puedes personalizar las columnas. Para que la importación en Kenjo funcione correctamente, deben estar incluidas las columnas Ubicación, Horas e Insertar fila(s) para subtotales y totales.
Exportar los datos de empleados desde TSM
Antes de nada, mira nuestro vídeo sobre la exportación de datos de TSM:
Para exportar correctamente tu lista de empleados desde TSM, sigue estos pasos:
Inicia sesión en tu cuenta de Timesheet Mobile: https://dsp.timesheetmobile.com
En el menú principal, ve a la pestaña Empleados.
Revisa la lista de empleados y asegúrate de que todos los campos relevantes, como nombre, correo electrónico, rol, departamento y tarifa salarial, estén completos.
Haz clic en Más opciones y luego selecciona Descargar CSV.
Tras la descarga, guarda el archivo con el nombre Employees_TSM.csv.
Exportar las hojas de horas desde TSM
A diferencia de Kenjo, TSM guarda los datos de asistencia y ausencias en un único registro. Al exportar las hojas de horas obtienes ambas informaciones a la vez:
En el menú principal, ve al apartado Informes y haz clic en Hojas de horas.
Filtra los registros por el período que quieras, por ejemplo las últimas dos semanas o el último mes.
Comprueba que los registros estén completos: nombres de tus empleados, horas de entrada y salida, códigos de trabajo y horas trabajadas.
Haz clic en la flecha de descarga y selecciona CSV de empleados.
Guarda el archivo.
Nota: los datos de retribución variable no se almacenan en TSM, por lo que no se pueden exportar.
Importar los datos de empleados en Kenjo
Antes de nada, mira nuestro vídeo sobre la importación de datos de TSM:
Requisitos antes de subir el archivo:
El archivo debe estar en formato CSV.
Todos los empleados deben tener una dirección de correo electrónico registrada; sirve como identificador único en Kenjo.
Comprueba que los nombres de los empleados estén escritos correctamente.
Ve al directorio de empleados.
Haz clic en + AÑADIR EMPLEADO > Importar datos.
Ahora estás en Importación de Datos.
Haz clic en Empleados y selecciona Migración con exportación de TSM. Arrastra y suelta el archivo exportado en el campo, o súbelo directamente desde tu ordenador. Haz clic en Subir.
Recomendación: si quieres importar campos personalizados desde TSM, créalos antes en Kenjo:
Ve a Configuración.
Abre Campos de Empleados en el menú horizontal.
Haz clic en Añadir campo personalizado.
Introduce el nombre del campo.
Selecciona el tipo de campo adecuado (por ejemplo, texto o numérico).
Nota: todos los empleados necesitan un ID de correo electrónico en el archivo de exportación de TSM; si falta, el registro no se podrá importar. El orden de las columnas del archivo de TSM no debe modificarse, y no se pueden añadir columnas adicionales.
Asignar campos
Tras la subida, Kenjo asigna automáticamente los campos que reconoce. Si un campo no se asignó automáticamente, abre su menú desplegable y selecciona el campo de Kenjo correspondiente. Opcionalmente, puedes marcar la opción no importar los datos de las columnas no asignadas; es la opción recomendada.
Por defecto, Kenjo excluye estos datos de la importación:
Dato | Por qué no se importa |
Opción de ubicación | Kenjo no pudo determinar su uso previsto |
Operador móvil | No fue utilizado por los DSPs consultados |
Registro de nómina | No fue utilizado por los DSPs consultados |
Número de empleado | Duplica el primer campo de ID de empleado |
Kenjo asigna por defecto estos campos de TSM a campos ya existentes:
Dato de TSM | Campo de Kenjo |
Número de empleado | ID de empleado |
Nombre del empleado | Apellido |
Apellido del empleado | Apellido |
Teléfono del empleado | Móvil (laboral) |
Grupo de trabajo | Estación de reparto |
Correo electrónico | Correo electrónico |
Haz clic en Confirmar, elige un nombre para la importación y haz clic en Completar importación. Recibirás un correo cuando se hayan procesado todos los datos; puedes consultar el estado y los posibles errores en Configuración > Importación de Datos.
Nota: los empleados importados aún no están activados. Consulta la sección "Activación de usuarios", más abajo en este mismo artículo.
Importar empleados con la plantilla local de Kenjo
Si tu DSP no viene de TSM, importa a tus empleados con la plantilla local de Kenjo:
Ve a Configuración > Importación de Datos (o a Empleados > (+) Añadir empleado > Importar datos) y elige Empleados como tipo de importación.
Haz clic en Importar y selecciona el método: Insertar (para dar de alta nuevos empleados) o Actualizar (para modificar datos de empleados ya existentes).
Elige tu idioma de preferencia para la importación y haz clic en Descargar plantilla.
Rellena la plantilla de Excel; la pestaña Empleados es obligatoria, el resto son opcionales. Arrastra el archivo a Kenjo o súbelo desde tu ordenador y haz clic en Subir.
Asigna cada columna al campo de Kenjo correspondiente; lo que no se reconozca automáticamente puedes asignarlo con el menú desplegable, o descartarlo con No importar columna. Haz clic en Confirmar.
Elige un nombre para la importación y haz clic en Finalizar importación.
Nota: no reordenes, elimines ni añadas columnas en la plantilla; para que la importación funcione correctamente, debe permanecer como está. Recibirás un correo cuando termine; si hay errores, podrás descargar el informe de errores desde Importaciones anteriores.
Activación de usuarios
Antes de activar a tus empleados, comprueba que cada uno tenga asignado el perfil de permisos correcto en Configuración > Perfiles y Permisos. Un perfil de permisos define qué puede ver y editar cada empleado dentro de Kenjo.
Antes de activar: revisa los perfiles de permisos
Los perfiles están organizados de forma jerárquica, desde el Admin (más permisos) hasta el acceso más restringido:
Admin — puede ver y editar todo.
Responsable — acceso a sus propios empleados y a los datos de estos.
Empleado (Delivery Associate) — acceso restringido a su propio perfil.
Empleado (Non-DA) — igual que Empleado (DA), pero para quienes no son conductores.
Acceso restringido — permisos mínimos.
Recomendación para DSPs:
Admin: propietario del DSP o responsable de RR. HH.
Responsable: Dispatcher.
Empleado (DA): conductores (Delivery Associates).
Empleado (Non-DA): el resto de empleados que no son conductores.
Hasta este punto de la implementación, todos tus empleados han estado inactivos. Esto te ha permitido configurar tu cuenta y hacer pruebas sin que recibieran correos. Una vez terminada la configuración, puedes activarlos.
Activar empleados de forma masiva
Para activar a todos tus empleados a la vez:
Ve a Empleados.
Haz clic en la primera casilla de verificación para seleccionar a todos los empleados a la vez.
Haz clic en Acciones > Activar empleados.
Tus empleados recibirán un correo de invitación con el contenido que hayas añadido al Asistente de bienvenida, y se les pedirá completar su información personal y subir una foto. Una vez hecho esto, su estado cambiará a Activo.
Nota: el correo de activación es válido durante treinta días. Si el empleado no ha iniciado sesión a través del enlace dentro de ese plazo, deberá activarse de nuevo desde el sistema.
Activar empleados individualmente
También puedes activar empleados de uno en uno:
Ve a Empleados > [Empleado] > Perfil personal.
Haz clic en Activar empleado, en la parte derecha de la pantalla.
¿Qué pasa si un empleado no recibe el correo de invitación?
Esto puede ocurrir si el perfil del empleado se creó antes de habilitar su correo de trabajo: cuando Kenjo no consigue entregar la invitación, bloquea los intentos siguientes. Para evitarlo, crea la cuenta del empleado una vez que su correo ya esté habilitado. Si esto ya ha ocurrido, escribe a [email protected].
Portal del empleado
El portal del empleado es el área de autoservicio de Kenjo a la que cada empleado accede, desde el navegador o desde la app móvil, una vez activada su cuenta. Aquí gestionan su propio perfil, su registro de horas, sus ausencias, su nómina y sus documentos, sin necesidad de que un Admin lo haga por ellos.
Completar el perfil personal
Nada más recibir sus credenciales, el empleado debería actualizar su perfil para evitar retrasos administrativos:
Hacer clic en su foto de perfil o en sus iniciales, en la esquina superior derecha.
Seleccionar Mi perfil.
Completar los datos que falten en la pestaña Personal.
Hacer clic en Guardar.
Fichar y gestionar el registro de horas
Desde la app móvil, en Registro de horas > Hoy, el empleado puede fichar entrada, pausa y salida, y consultar el histórico de sus registros anteriores.
Solicitar ausencias
En la pestaña Ausencias, el empleado selecciona Solicitar, elige el tipo de ausencia (por ejemplo, Vacaciones o Baja por Enfermedad), indica el período en el calendario y, en caso de enfermedad, puede adjuntar el justificante médico directamente como foto.
Consultar la nómina y los documentos
En la pestaña Smart Docs de su perfil, el empleado encuentra su carpeta de nóminas, donde puede consultar y descargar sus recibos de sueldo mensuales, y subir documentos importantes (por ejemplo, carné de conducir o número de la seguridad social) con el botón Subir documento.
Acceder desde la aplicación móvil
Todas estas funciones también están disponibles desde la app móvil de Kenjo para Android e iOS:
Próximos pasos y lista de verificación
Una vez completada esta sesión, te recomendamos revisar los siguientes puntos:
¿Tienen la empresa y sus ubicaciones asignado el calendario de festivos correcto?
¿Se han importado correctamente los datos de todos los empleados?
¿Tiene cada empleado el perfil de permisos correcto (Admin, Responsable, Empleado DA/Non-DA)?
¿Se ha activado a todos los empleados y han completado su perfil en el portal del empleado?
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tarda un empleado en aparecer como "Activo" después de enviarle la invitación?
El cambio a "Activo" ocurre en cuanto el empleado inicia sesión desde el enlace de invitación y completa su información personal. Si no lo hace en 30 días, el enlace caduca y deberás activarlo de nuevo desde el sistema.
¿Puedo activar empleados antes de terminar de configurar la empresa?
No te lo recomendamos. Activa a tus empleados solo cuando hayas terminado la configuración básica y la importación, para evitar que reciban correos o vean datos incompletos.
¿Necesitan mis empleados instalar una aplicación distinta para acceder al portal del empleado?
No. Usan la misma app de Kenjo, disponible para Android e iOS, con las mismas credenciales que reciben por correo al activarse.
¿Qué pasa si un empleado no recibe el correo de activación?
Si su perfil se creó antes de habilitar su correo de trabajo, Kenjo puede bloquear los siguientes intentos de envío. Por favor, ponte en contacto con el soporte de Kenjo para que lo revisemos.