Remarque : Selon les paramètres configurés par ton admin ou planificateur, il est possible que tu ne voies que les quarts de certains employés, par exemple des personnes ayant le même rôle. Admins : lis cet article pour activer l'échange de quarts.
Regarde notre vidéo et active les sous-titres en français.
Demande d'échange via le quart d'un collègue
Ouvre l'app Kenjo sur ton appareil mobile.
Accède à Planification.
Dans le menu horizontal en haut, tu trouveras l'onglet Entreprise.
Sélectionne le jour et un quart spécifique pour lequel tu veux envoyer une demande d'échange.
Appuie sur ÉCHANGER LE QUART.
Sous Ton quart, sélectionne le quart que tu veux céder.
Appuie sur ENVOYER LA DEMANDE D'ÉCHANGE.
Demande d'échange via ton propre quart
Accède à Planification.
Sélectionne ton propre quart que tu veux échanger.
Appuie sur ÉCHANGER LE QUART en bas.
Appuie sur le champ Quart du membre de l'équipe pour trouver le quart d'un collègue. Tu accèdes à la vue Entreprise avec tous les quarts à venir des collègues.
Sélectionne une date et un quart approprié.
Optionnel : Ajoute un commentaire.
Appuie sur ENVOYER LA DEMANDE D'ÉCHANGE.
Demande d'échange via l'icône d'échange
Accède à Planification.
Appuie sur l'icône à deux flèches.
Sélectionne ton propre quart que tu veux échanger.
Appuie sur le champ Quart du membre de l'équipe pour trouver le quart d'un collègue.
Sélectionne une date et un quart approprié.
Optionnel : Ajoute un commentaire.
Appuie sur ENVOYER LA DEMANDE D'ÉCHANGE.
Respecter le délai minimum de préavis
Tu ne peux échanger un quart que s’il commence après le délai minimum de préavis défini par ton entreprise. Le délai minimum de préavis est le temps minimal entre l’envoi de ta demande et le début de ton quart, par exemple 1 heure ou 2 jours.
Si ton quart commence dans le délai minimum de préavis, Kenjo bloque la demande et affiche un message indiquant qu’elle doit être faite plus tôt.
Si ton quart commence après le délai minimum de préavis, tu peux envoyer la demande normalement.
Exemple avec un délai minimum de 1 heure et l’heure actuelle 12:00 :
Début du quart | Demande d’échange possible ? |
12:15 | Non |
14:15 | Oui |
Si tu dois échanger un quart qui commence trop tôt, contacte ton planificateur. Il peut décaler le quart à une heure de début ultérieure ou le réaffecter.
Accepter ou refuser une demande d'échange
Tu peux gérer les demandes d'échange de deux façons :
Via les notifications
Tu reçois une notification push avec la demande d'échange.
Appuie sur la notification.
Vérifie l'heure, la date, le lieu, le rôle et la durée de la demande.
Appuie sur REFUSER pour refuser la demande et conserver ton quart d'origine.
Appuie sur ACCEPTER pour accepter la demande. Tu es alors entièrement responsable du nouveau quart.
Via l'icône d'échange
Appuie sur l'icône à deux flèches. Un point jaune indique la présence de nouvelles demandes.
Un aperçu s'ouvre avec toutes les demandes actives que tu as envoyées ou reçues et qui sont encore ouvertes.
Appuie sur une demande.
Accepte la demande, refuse-la ou annule ta propre demande envoyée.
Annuler une demande
Remarque : Tu ne peux annuler que les demandes envoyées qui n'ont pas encore été acceptées par ton collègue.
Accède à Planification.
Recherche ton quart d'origine via l'icône violette à deux flèches.
Appuie sur la demande d'échange.
Appuie sur ANNULER LA DEMANDE.
Foire aux questions
Que se passe-t-il si mon collègue refuse la demande ?
Tu reçois une notification push concernant le refus. Ton quart d'origine reste inchangé. Tu peux ensuite envoyer une nouvelle demande à un autre collègue.
Un responsable doit-il approuver l'échange ?
Cela dépend des paramètres de ton entreprise. Dans certains cas, l'échange est directement finalisé dès que ton collègue accepte. Dans d'autres cas, l'approbation d'un responsable est également requise.
Puis-je annuler une demande déjà acceptée ?
Non. Une fois qu'une demande d'échange a été acceptée, elle ne peut plus être annulée depuis l'app. Contacte ton responsable dans ce cas.
Combien de temps une demande d'échange est-elle valide ?
Les demandes expirées ou refusées ne sont plus affichées dans l'icône d'échange. Seules les demandes ouvertes et actives sont visibles.
Je ne vois pas l'onglet "Entreprise". Pourquoi ?
L'onglet n'est visible que si ton admin a activé l'accès aux quarts de l'entreprise. Contacte ton planificateur ou admin si l'onglet est manquant.
Pourquoi ma demande d’échange n’est-elle pas autorisée ?
Ton entreprise a défini un délai minimum de préavis, et ton quart commence avant. Envoie tes demandes d’échange avant le début de ce délai ou contacte ton planificateur.
Qui décide combien de temps à l’avance je dois demander un échange ?
Ton admin définit le délai minimum de préavis dans Shiftplan. Il peut être indiqué en heures ou en jours. Demande à ton admin ou à ton planificateur quel délai s’applique à toi.