Voraussetzungen
Stelle sicher, dass folgendes eingerichtet ist, bevor Du Lohnzuschläge erstellst:
Zeiterfassung aktiviert unter Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit
Zeiterfassung pro Mitarbeiter aktiviert unter Mitarbeiterprofil > Persönlich > Zeiterfassung aktivieren
Gehalt hinterlegt für alle Mitarbeiter, die Zuschläge erhalten sollen. Unter Mitarbeiter > Mitarbeiter auswählen > Gehalt
Feiertagskalender zugewiesen: Wenn Zuschläge für Feiertage gelten sollen, muss dem Unternehmen oder Büro der richtige Kalender zugewiesen sein
Lohnzuschlag erstellen
Klicke auf (+) Lohnzuschlag hinzufügen
Fülle die vier Schritte des Assistenten aus:
Schritt 1: Allgemein
Feld | Beschreibung |
Name | Eindeutiger Name der Regel, z.B. Sonntagszuschlag |
Beschreibung | Optional — interne Notiz |
Schritt 2: Bedingungen
Lege fest, wann der Zuschlag gilt. Du kannst eine oder mehrere Bedingungen kombinieren:
Bedingung | Wann verwenden |
Feiertage | Zuschlag gilt an allen Feiertagen laut Unternehmenskalender |
Bestimmter Tag und Uhrzeit | Zuschlag gilt an bestimmten Wochentagen und Uhrzeiten — wähle Gesamter Tag für 00:00–24:00 |
Anwesenheitskategorie | Zuschlag gilt nur, wenn die Zeiterfassung mit einer bestimmten Kategorie erfasst wird |
Schritt 3: Zuschlagssatz: Zuschläge berechnen
Gib den prozentualen Aufschlag auf den Stundensatz des Mitarbeiters an (100–300 %)
In Deutschland sind die häufigsten Zuschläge:
Nachtschicht: 125% Zuschlagssatz
Sonntag: 150% Zuschlagssatz
Feiertage: 125% Zuschlagssatz
Ein Zuschlagssatz von 150 % bedeutet: Der Mitarbeiter erhält zusätzlich 50 % seines Stundensatzes für jede Stunde, die unter die Bedingung fällt. Bei einem Stundensatz von 20 € entspricht das 10 € extra pro Stunde.
Beispiel:
Eine Person, die 10 Euro als ihren Grundlohn verdient, erhält in den genannten Beispielen folgende zusätzliche Zahlung:
Nachtschicht: zusätzlich 2,5 Euro für jede gearbeitete Stunde in einer Nachtschicht
Sonntag: zusätzlich 5 Euro für jede gearbeitete Stunde an einem Sonntag
Feiertage: zusätzlich 2,5 Euro für jede gearbeitete Stunde an einem Feiertag
Wichtig: Als Basis für die Berechnung dient der Stundensatz für Zuschläge im Mitarbeiterprofil unter Vergütung > Gehalt. Dieser wird automatisch aus dem Monatsgehalt berechnet, kann aber manuell überschrieben werden.
Auch für Festangestellte mit Monatsgehalt empfiehlt sich ein Stundenlohn zu verwenden. Die Berechnung erfolgt: Durchschnittlich geleistete Arbeitsstunden pro Monat oder Arbeitsstunden im Arbeitplan x 52,2 / 12
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer, der 24.000 Euro im Jahr verdient und 40 Stunden pro Woche arbeitet:
Durchschnittliche Arbeitsstunden pro Monat = (40 * 52,2) / 12 = 174
Stundensatz = (24.000 / 12) / 174 = 11,494 Euro
Für einen Arbeitnehmer, der jährlich 24.000 Euro verdient und 20 Stunden pro Woche arbeitet:
Durchschnittliche Arbeitsstunden pro Monat = (20 * 52,2) / 12 = 87
Stundensatz = (24.000 / 12) / 87 = 22,89 Euro
Diese Methode stellt sicher, dass die Zuschlagssätze für Angestellte auf der Grundlage des Gehalts und der erwarteten monatlichen Arbeitszeit genau bestimmt werden.
Schritt 4: Startdatum
Feld | Beschreibung |
Startdatum | Datum, ab dem die Regel gilt. Ein Datum in der Vergangenheit beeinflusst bereits bestätigte Abrechnungen nicht. |
Enddatum | Optional — nur ausfüllen, wenn die Regel zeitlich begrenzt ist |
Klicke auf Zuschlag hinzufügen.
Mitarbeiter zuweisen
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Lohnzuschläge-Richtlinien
Klicke beim gewünschten Zuschlag auf das Drei-Punkte-Menü > Mitarbeiter verwalten
Klicke auf (+) Mitarbeiter zuweisen
Suche oder filtere nach Mitarbeitern und klicke auf das (+), um sie hinzuzufügen
Klicke auf Mitarbeiter zuweisen
Mitarbeiter können auch einzeln im Mitarbeiterprofil unter Gehalt zugewiesen werden, nützlich für Finanz-Admins ohne Zugriff auf die Anwesenheits-Einstellungen.
Wenn neben einem Mitarbeiternamen Kein Gehalt erscheint, ist aktuell kein aktives Gehalt hinterlegt. Füge unter Mitarbeiter > Mitarbeiter auswählen > Gehalt ein Gehalt hinzu. Der Zuschlag wird ab dem Gehaltsbeginn wirksam. Ein gelbes Warndreieck zeigt an, dass die Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter nicht aktiv ist.
Lohnzuschlag bearbeiten
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Lohnzuschläge-Richtlinien
Klicke auf Drei-Punkte-Menü > Zuschlagsregel bearbeiten
Bearbeitbar sind: Name, Beschreibung und Enddatum. Bedingungen und Zuschlagssatz können nach dem Erstellen nicht geändert werden.
Wenn sich Bedingungen oder der Satz ändern müssen: Setze ein Enddatum auf die bestehende Regel und erstelle eine neue Regel mit dem aktualisierten Satz und einem neuen Startdatum. Beim Zuweisen kannst Du nach dem alten Regelnamen filtern, um alle betroffenen Mitarbeiter schnell zu übernehmen.
5. Lohnzuschlag löschen
Entferne zuerst alle Mitarbeiter aus der Regel unter Drei-Punkte-Menü > Mitarbeiter verwalten > Aktionen > Entfernen
Gehe zurück zur Übersicht und klicke auf Drei-Punkte-Menü > Zuschlagsregel löschen
Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Bereits bestätigte Abrechnungsdaten sind davon nicht betroffen.
Zuschlagszahlungen in der Lohnabrechnung einsehen
Zuschlagszahlungen erscheinen in der Lohnabrechnung in der Spalte Lohnzuschlags Zahlungen. Klicke auf den Wert, um die Aufschlüsselung zu öffnen:
Stundensatz — der hinterlegte Stundensatz für Zuschläge aus dem Mitarbeiterprofil
Erfasste Zeit — Stunden, die den Bedingungen der Regel entsprochen haben
Zusätzlicher Satz — der Betrag zusätzlich zum Grundgehalt pro Stunde
Zusätzliche Zahlung — erfasste Zeit × zusätzlicher Satz
Wenn ein Mitarbeiter in derselben Periode mehrere Zuschlagsregeln ausgelöst hat, wird jede Regel separat aufgeführt. Falls zwei Regeln auf dieselbe Stunde zutreffen, hat die Regel mit dem höheren Prozentsatz Vorrang.
Häufige Fragen
Warum erscheint ein Mitarbeiter nicht in der Zuweisungsliste?
Der Mitarbeiter hat möglicherweise keine aktivierte Zeiterfassung oder kein hinterlegtes Gehalt. Prüfe beides im Mitarbeiterprofil unter Persönlich > Zeiterfassung aktivieren und Vergütung > Gehalt.
Kann ich den Zuschlagssatz nachträglich ändern?
Nein. Setze ein Enddatum auf die bestehende Regel und erstelle eine neue Regel mit dem aktualisierten Satz und einem neuen Startdatum.
Warum stimmt der Stundensatz in der Aufschlüsselung nicht mit dem Gehalt überein?
Der verwendete Stundensatz ist der Stundensatz für Zuschläge im Mitarbeiterprofil — nicht der einfach aus dem Monatsgehalt errechnete Wert. Wenn er manuell überschrieben wurde, kann er abweichen. Du findest ihn unter Mitarbeiter > Vergütung > Gehalt > Stundensatz für Zuschläge.
Was passiert, wenn kein Gehalt hinterlegt ist?
Der Zuschlag wird erst wirksam, sobald ein Gehalt mit einem Startdatum hinterlegt ist. Das System zeigt Kein Gehalt neben dem Mitarbeiternamen an.