Stelle sicher, dass folgendes eingerichtet ist, bevor Du Lohnzuschläge erstellst:

Lege fest, wann der Zuschlag gilt. Du kannst eine oder mehrere Bedingungen kombinieren:

Mit einem Zeitfenster beschränkst Du die Regel auf einen Teil des Tages, zum Beispiel auf die Zeit ab 14:00 Uhr am 24. Dezember. Das Zeitfenster gilt für jede Bedingung: ausgewählte Wochentage, Feiertage und Bestimmte Tage im Jahr.

Lass Ganztägig aktiviert, wenn die Regel jede gearbeitete Stunde an diesem Tag vergüten soll.

Aktiviere Beginnt am Folgetag, um Stunden nach 0 Uhr zu vergüten, die am Tag nach dem ausgewählten Tag liegen. Die Option vergütet nur Schichten, die vor Mitternacht begonnen haben. Eine Schicht, die um 00:00 Uhr oder später beginnt, erhält den Zuschlag nicht.

In unserem Beispiel ist es hier zum Beispiel ein Nachtzuschlag an allen Wochentagen:

Lege fest, wie Kenjo den Zuschlag vergütet. Wähle unter Wie wird der Zuschlag vergütet? eine von zwei Optionen:

Gib den prozentualen Aufschlag auf den Stundensatz des Mitarbeiters an (100–300 %)

In Deutschland sind die häufigsten Zuschläge:

Ein Zuschlagssatz von 150 % bedeutet: Der Mitarbeiter erhält zusätzlich 50 % seines Stundensatzes für jede Stunde, die unter die Bedingung fällt. Bei einem Stundensatz von 20€ entspricht das 10€ extra pro Stunde.

Diese Methode stellt sicher, dass die Zuschlagssätze für Angestellte auf der Grundlage des Gehalts und der erwarteten monatlichen Arbeitszeit genau bestimmt werden.

Gib den Betrag ein, den Mitarbeiter für jede Stunde im Zeitfenster zusätzlich erhalten. Der Betrag liegt zwischen 0,01 € und 1.000 € pro Stunde und hat höchstens 2 Dezimalstellen.

Ein fester Betrag von +3,00 €/h bedeutet: Der Mitarbeiter erhält für jede Stunde, die unter die Bedingung fällt, 3 € extra. Das gilt bei jedem Stundensatz. Bei 4 Stunden Nachtschicht sind das 12 € zusätzlich, egal ob der Stundensatz 10 € oder 25 € beträgt.

Mit Zeitfenster und Beginnt am Folgetag bildest Du die Zuschlagsbänder für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) ab, veröffentlicht vom Bundesministerium der Justiz auf gesetze-im-internet.de. Die Sätze in der Tabelle sind Gesamtsätze, also inklusive 100 % Grundlohn. Sie gelten für die Option Prozentsatz des Stundensatzes.

Überschneidende Prozentregeln werden nicht addiert. Wenn zwei Prozentregeln dieselben Minuten abdecken, zahlt Kenjo diese Minuten mit dem höheren Satz. Für einen kombinierten Satz, zum Beispiel Feiertag und Nacht, erstellst Du eine Regel mit dem zusammengerechneten Satz und begrenzt sie auf die Nachtstunden.

Feste Beträge werden immer zusätzlich gezahlt. Deckt eine Regel mit festem Betrag dieselben Minuten ab wie eine Prozentregel, erhält der Mitarbeiter beides. Mehrere Regeln mit festem Betrag auf denselben Minuten werden ebenfalls alle gezahlt.

Regeln für Feiertage und bestimmte Tage enden um Mitternacht. Eine solche Regel darf nicht über 0 Uhr hinausgehen. Setze die Endzeit auf 00:00 und erstelle eine zweite Regel mit Beginnt am Folgetag für die Stunden danach.

Schichten mit zwei Einträgen. Beginnt am Folgetag funktioniert nur, wenn die ganze Schicht in einem Eintrag steht, der über Mitternacht geht. Wenn ein Mitarbeiter vor Mitternacht ausstempelt und danach wieder einstempelt, zählt Kenjo zwei getrennte Schichten. Die Regel für die Stunden nach Mitternacht gilt dann nicht.

Pausen. Pausen innerhalb des Zeitfensters werden nicht mit dem Zuschlag vergütet. Wenn sich zwei Pausen überschneiden, zieht Kenjo die gemeinsame Zeit nur einmal ab.

Steuerfreie Grenzen. Kenjo berechnet die Zuschlagsstunden und die Zuschlagssätze. Die steuerfreien Grenzen wendet Dein Lohnabrechnungssystem an, zum Beispiel DATEV.

Mitarbeiter können auch einzeln im Mitarbeiterprofil unter Gehalt zugewiesen werden, nützlich für Finanz-Admins ohne Zugriff auf die Anwesenheits-Einstellungen.

Bearbeitbar sind: Name, Beschreibung und Enddatum. Bedingungen, Zeitfenster und Zuschlagssatz können nach dem Erstellen nicht geändert werden.

Wenn sich Bedingungen, das Zeitfenster oder der Satz ändern müssen: Setze ein Enddatum auf die bestehende Regel und erstelle eine neue Regel mit den aktualisierten Werten und einem neuen Startdatum. Beim Zuweisen kannst Du nach dem alten Regelnamen filtern, um alle betroffenen Mitarbeiter schnell zu übernehmen.

Zuschlagszahlungen erscheinen in Lohnabrechnung > [Abrechnungsgruppe auswählen] in der Tabelle in der Spalte Zuschlags Zahlungen. Klicke auf den Wert eines Mitarbeiters, um die Aufschlüsselung zu öffnen:

Wenn ein Mitarbeiter in derselben Periode mehrere Zuschlagsregeln ausgelöst hat, wird jede Regel separat aufgeführt. Falls zwei Prozentregeln auf dieselben Minuten zutreffen, zahlt Kenjo diese Minuten nur einmal, mit dem höheren Prozentsatz. Feste Beträge kommen zusätzlich dazu und stehen separat in der Aufschlüsselung.

Der Mitarbeiter hat möglicherweise keine aktivierte Zeiterfassung oder kein hinterlegtes Gehalt. Prüfe beides im Mitarbeiterprofil unter Persönlich > Zeiterfassung aktivieren und Vergütung > Gehalt.

Nein. Setze ein Enddatum auf die bestehende Regel und erstelle eine neue Regel mit dem aktualisierten Satz oder Zeitfenster und einem neuen Startdatum.

Der verwendete Stundensatz ist der Stundensatz für Zuschläge im Mitarbeiterprofil, nicht der einfach aus dem Monatsgehalt errechnete Wert. Wenn er manuell überschrieben wurde, kann er abweichen. Du findest ihn unter Mitarbeiter > Vergütung > Gehalt > Stundensatz für Zuschläge. Das gilt nur für Prozentregeln. Feste Beträge nutzen den Stundensatz nicht.

Der Zuschlag wird erst wirksam, sobald ein Gehalt mit einem Startdatum hinterlegt ist. Das System zeigt Kein Gehalt neben dem Mitarbeiternamen an.

Erstelle eine Regel mit Bestimmte Tage im Jahr und dem 24. Dezember. Deaktiviere Ganztägig und gib 14:00 als Startzeit und 00:00 als Endzeit ein. Lass Beginnt am Folgetag deaktiviert.

Beginnt am Folgetag vergütet nur Schichten, die vor Mitternacht begonnen haben. Wenn die Schicht um 00:00 Uhr oder später beginnt, gilt der Zuschlag nicht. Das gilt auch, wenn der Mitarbeiter vor Mitternacht ausstempelt und danach neu einstempelt.

Nein, Kenjo berechnet nur Zuschlagsstunden und Zuschlagssätze. Die steuerfreien Grenzen wendet Dein Lohnabrechnungssystem an, zum Beispiel DATEV.

Bei Prozentsatz des Stundensatzes erhält der Mitarbeiter einen Aufschlag auf seinen Stundensatz. Bei Fester Betrag pro Stunde erhält er für jede Stunde denselben Zusatzbetrag, unabhängig vom Stundensatz.

Prozentregeln werden nicht addiert, es zählt der höchste Satz. Feste Beträge werden immer gezahlt, auch zusätzlich zu einer Prozentregel und zu anderen festen Beträgen.

DATEV erhält die Stunden, nicht den Betrag. Hinterlege denselben Betrag bei der Lohnart, der die Regel zugeordnet ist.

Wenn ein Mitarbeiter gleichzeitig Gehälter in mehreren Unternehmen hat, zahlt nur das Gehalt mit dem frühesten Startdatum den festen Betrag. So erhält er ihn nicht doppelt.