Import-Vorlage herunterladen
Du lädst die Vorlage unter Einstellungen > Datenimport herunter:
Gehe zu Einstellungen > Datenimport.
Wähle Gehalt aus.
Klicke auf IMPORTIEREN.
Wähle die Sprache für die Spaltenüberschriften aus.
Lade die bereitgestellte Vorlage herunter und fülle sie aus.
Import-Vorlage ausfüllen
Pro Zeile trägst Du ein Gehalt eines Mitarbeiters ein. Beachte beim Ausfüllen:
Hinweis:
Fülle alle Spalten aus, die mit einem * gekennzeichnet sind. Zusätzlich ist der Betrag Pflicht, wenn die Auszahlungsart Monatlich oder Jährlich ist, und der Stundensatz, wenn die Auszahlungsart Stündlich ist.
Eine Übersicht über die aktuellen Mitarbeiterdaten findest Du im Dashboard Personalbestand (Momentaufnahme).
Ändere die Spalten der Vorlage nicht: Du darfst keine Spalten neu anordnen, löschen oder hinzufügen.
Wir empfehlen, die Datei im xlsx-Format hochzuladen.
Beispiel eines ausgefüllten Daten-Imports:
Spalten der Vorlage
Spalte | Pflicht | Erklärung |
E-Mail-Adresse (geschäftlich) * | Ja | Die in Kenjo hinterlegte geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. |
Unternehmen * | Ja | Das Unternehmen, bei dem der Mitarbeiter beschäftigt ist. |
Gültig seit * (YYYY-MM-DD) | Ja | Das Datum, ab dem das neue Gehalt gilt. Gib es im Format YYYY-MM-DD an, zum Beispiel 2027-01-01, sonst meldet der Import einen Fehler. |
Enddatum | Nein | Das Datum, an dem das neue Gehalt endet. Lass die Spalte leer, wenn das Gehalt unbefristet ist. |
Auszahlungsart * | Ja | Wird das Gehalt pro Stunde, pro Monat oder pro Jahr bezahlt. |
Betrag | Ja, bei Monatlich und Jährlich | Bei Monatlich die Summe pro Monat, bei Jährlich die Summe pro Jahr. Trage das tatsächliche Gehalt des Mitarbeiters ein, nicht den Vollzeitwert. |
Stundensatz | Ja, bei Stündlich | Bei Stündlich der Stundenlohn des Mitarbeiters. Bei Monatlich und Jährlich ist die Spalte optional: Lässt Du sie leer, berechnet Kenjo den Satz aus dem Betrag und den Wochenstunden des Mitarbeiters, sofern Wochenstunden hinterlegt sind. Kenjo verwendet den Stundensatz für die Berechnung von Lohnzuschlägen. |
Währung * | Ja | Die Währung, in der Du den Mitarbeiter bezahlst, zum Beispiel EUR. |
Teilzeit * (von 1 bis 100) | Ja | Der Beschäftigungsgrad in Prozent. 100 bedeutet Vollzeit, 80 bedeutet 32 von 40 Wochenstunden. |
Gehalt schließen | Nein | Ja beendet das bisherige Gehalt einen Tag vor dem neuen Gültig seit-Datum. Nein lässt es unverändert. |
Kommentare | Nein | Ein optionaler Kommentar zum Gehalt. |
Teilzeit und Betrag:
Der Betrag ist das tatsächliche Gehalt des Mitarbeiters. Kenjo multipliziert ihn nicht mit dem Teilzeit-Wert. Aus Betrag und Teilzeit leitet Kenjo das Vollzeit-Gehalt (FTE-Gehalt) ab: Betrag ÷ Teilzeit × 100.
Beispiel: Arbeitet ein Mitarbeiter 32 von 40 Wochenstunden, trägst Du bei Teilzeit den Wert 80 ein und bei Betrag sein tatsächliches Gehalt, zum Beispiel 2.400. Sein Vollzeit-Gehalt ist dann 3.000.
Empfehlung:
Beende das bisherige Gehalt eines Mitarbeiters immer, bevor ein neues beginnt. Das geht über Gehalt schließen = Ja im Import oder im Mitarbeiterprofil > Gehalt.
Daten hochladen und bestätigen
Sobald Deine Vorlage fertig ist, lädst Du sie so hoch:
Speichere die Vorlage, nachdem Du sie vollständig ausgefüllt hast.
Wähle die Datei per Drag & Drop aus oder lade sie hoch.
Klicke auf HOCHLADEN.
Klicke auf BESTÄTIGEN. Alle Spalten sind bereits automatisch dem richtigen Kenjo-Feld zugeordnet und mit einem grünen Häkchen versehen.
Du findest die neuen Gehälter unter Mitarbeiter. Wähle einen Mitarbeiter aus und öffne den Reiter Gehalt.
Gehälter für alle Mitarbeiter gleichzeitig ändern
Du kannst die Gehälter mehrerer oder aller Mitarbeiter mit demselben Import in einem Durchgang ändern. Lege in der Import-Vorlage für jeden Mitarbeiter eine neue Zeile mit dem neuen Gehalt an und setze Gehalt schließen auf Ja. Kenjo beendet dann das bisherige Gehalt jedes Mitarbeiters einen Tag vor dem Gültig seit-Datum des neuen Gehalts.
Beispiel Gehaltserhöhung: Soll die Erhöhung am 1. Januar 2027 gelten, trägst Du pro Mitarbeiter Gültig seit 2027-01-01, den neuen Betrag und bei Gehalt schließen den Wert Ja ein. Das bisherige Gehalt endet am 2026-12-31 und bleibt in der Gehaltshistorie erhalten.
Gehalt schließen | Was passiert |
Ja | Das laufende Gehalt des Mitarbeiters (ohne Enddatum, im selben Unternehmen) endet einen Tag vor dem Gültig seit-Datum des neuen Gehalts. Hat der Mitarbeiter noch kein Gehalt, ändert sich nichts. |
Nein | Das bisherige Gehalt bleibt unverändert und läuft weiter. Beende es selbst im Mitarbeiterprofil (Reiter Gehalt, Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Gehalt-Zeile, Enddatum), sonst laufen zwei Gehälter parallel. |
Importfehler beheben
Nach dem Import erhältst Du eine E-Mail von Kenjo. Der Link führt zu LETZTE IMPORTE. Steht in der Spalte Fehler etwas anderes als Keine Fehler, lädst Du über den Link den Fehlerbericht herunter. Diese Fehler treten bei Gehalts-Importen am häufigsten auf:
Fehlermeldung | Ursache und Lösung |
Es gibt bereits ein Gehalt für dieses Datum und diesen Benutzer | Für diesen Mitarbeiter und dieses Unternehmen existiert schon ein Gehalt mit demselben Gültig seit-Datum. Der Import überschreibt bestehende Gehälter nicht. Wähle ein anderes Startdatum oder ändere das bestehende Gehalt im Mitarbeiterprofil. |
Wenn 'Gehalt schließen' auf Ja gesetzt ist, darf das Startdatum nicht vor dem Startdatum eines bestehenden Gehalts für dieses Unternehmen liegen | Das Gültig seit-Datum liegt vor dem Start eines bestehenden Gehalts. Wähle ein Datum nach dem Start des bestehenden Gehalts. |
Betrag ist erforderlich, wenn die Zahlungsperiode Monatlich oder Jährlich ist | Die Spalte Betrag ist leer, obwohl die Auszahlungsart Monatlich oder Jährlich ist. Trage den Betrag ein. |
Stundensatz ist erforderlich, wenn die Zahlungsperiode Stündlich ist | Die Spalte Stundensatz ist leer, obwohl die Auszahlungsart Stündlich ist. Trage den Stundenlohn ein. |
Häufige Fragen
Kann ich alle Gehälter auf einmal ändern?
Ja. Lege in der Import-Vorlage für jeden Mitarbeiter eine Zeile mit dem neuen Gehalt an und setze Gehalt schließen auf Ja. Das bisherige Gehalt endet dann einen Tag vor dem neuen Gültig seit-Datum.
Wie gebe ich allen Mitarbeitern eine Gehaltserhöhung?
Trage pro Mitarbeiter den neuen Betrag und bei Gültig seit das Datum der Erhöhung ein, und setze Gehalt schließen auf Ja. Das alte Gehalt bleibt in der Gehaltshistorie erhalten und endet am Vortag.
Kann ich ein bestehendes Gehalt per Import überschreiben?
Nein. Der Import legt immer ein neues Gehalt an. Gibt es für den Mitarbeiter schon ein Gehalt mit demselben Gültig seit-Datum, lehnt Kenjo die Zeile ab. Ändere das bestehende Gehalt dann im Mitarbeiterprofil unter Gehalt.
Muss ich bei Teilzeit den Vollzeit-Betrag eintragen?
Nein. Trage bei Betrag das tatsächliche Gehalt des Mitarbeiters ein und bei Teilzeit seinen Beschäftigungsgrad in Prozent. Kenjo rechnet den Betrag nicht mit der Teilzeit um.
Was passiert, wenn ich Gehalt schließen auf Nein setze?
Das bisherige Gehalt bleibt unverändert und läuft weiter. Beende es im Mitarbeiterprofil unter Gehalt mit einem Enddatum, sonst laufen zwei Gehälter parallel.
Kann ich auch nur ein einzelnes Gehalt ändern?
Ja. Öffne unter Mitarbeiter das Profil des Mitarbeiters, wechsle in den Reiter Gehalt und klicke auf Gehalt hinzufügen.