0. Voreinstellungen
Empfehlung: Für unregelmäßige Arbeitspläne empfehlen wir, den Abwesenheitsanspruch in Einstellungen → Abwesenheit → [Richtlinie] auf Tage zu setzen und Arbeitsplan als Abzugsgrundlage auszuwählen.
1. Wie der Abzugsbetrag berechnet wird
Wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit nimmt, muss das System wissen, wie viele Stunden abgezogen werden sollen. Dies hängt vom Schalter Vertragsstunden für den Stundenabzug verwenden in Abwesenheit > Einstellungen > [Richtlinie] > Richtlinieneinstellungen > Abzug ab.
Schalter | Wie Abwesenheitsstunden abgezogen werden |
Aus (Standard) | Geplante Stunden an dem jeweiligen Tag (aus Arbeitsplan oder Schichtplan) |
An | Vertraglicher Tagesdurchschnitt (vertragliche Wochenstunden ÷ Arbeitstage) — jeden Tag der gleiche Betrag |
Wann aktivieren: Aktiviere diesen Toggle für Abwesenheitsarten wie Urlaub, wenn Mitarbeiter unregelmäßige oder rotierende Arbeitspläne haben, bei denen die Stunden pro Tag variieren. Dies macht den Abzug einheitlich und vorhersehbar, unabhängig davon, an welchem Tag der Mitarbeiter Abwesenheit nimmt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Mo–Do 8h und Fr 5h (37h/Woche → 7h 24min Tagesdurchschnitt).
Schalter aus → Montag Abwesenheit entspricht 8h (bezahlte) Abwesenheit, Freitag Abwesenheit entspricht 5h (bezahlte) Abwesenheit
Schalter an → jeder Abwesenheitstag entspricht 7h 24min (bezahlte) Abwesenheit
Tipp pro Richtlinie: Ein Unternehmen könnte Vertragsstunden für Urlaub verwenden (fairer Abzug über eine unregelmäßige Woche), aber geplante Stunden für Freizeitausgleich (um die genaue Schicht abzubilden, die ausgeglichen wird).
2. Fall A: Abwesenheitsantrag ohne veröffentlichten Schichtplan
Wenn noch kein Schichtplan veröffentlicht wurde, hängt die Antragstellung der Mitarbeiter von der Abwesenheitsrichtlinie ab.
Beispiel: Connie hat 21 Wochenstunden und arbeitet flexibel (3–5 Tage pro Woche). Sie möchte eine ganze Woche im Voraus beantragen — bevor ein Schichtplan existiert.
Szenario 1: Abzug nach Arbeitsplan (empfohlen)
Abwesenheit wird auf Basis der geplanten Arbeitszeit berechnet.
Wenn Connie nur Do–Sa beantragt, wird der Antrag abgelehnt — das System erkennt diese Tage ohne Schichtplan als Nicht-Arbeitstage.
Stattdessen verteilt das System die erforderlichen Stunden auf andere Tage (z. B. Mo–Mi).
✅ Richtig: Connie sollte die gesamte Woche beantragen → 21 Stunden / 3 Tage Abwesenheit werden automatisch abgezogen.
Szenario 2: Abzug nach Kalendertagen
Connie beantragt Do–Sa → 3 Tage abgezogen
Connie beantragt Mo–Sa → 6 Tage abgezogen
3. Fall B: Abwesenheitsantrag mit veröffentlichtem Schichtplan
Wenn du eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter mit veröffentlichtem Schichtplan erfasst, lösche Schichten nur nach vollständiger Verarbeitung des Abwesenheitsantrags. Ein zu frühes Entfernen der Schichten bedeutet, dass das System den korrekten Abzug nicht mehr berechnen kann.
Grundregel für das Löschen von Schichten
Antragstyp | Wann Schichten löschen |
Rückwirkend | Sofort nach Genehmigung |
Zukünftige Abwesenheit | Erst nach dem ersten Abwesenheitstag um 00:00 Uhr |
Beispiel: Michael hat 30 vertragliche Wochenstunden, arbeitet 3–6 Tage und ist Mo–Do im veröffentlichten Schichtplan eingeplant. Er meldet sich am Sonntagabend für die gesamte Woche krank.
Szenario 1: Abzug nach Arbeitsplan
Michael stellt einen Abwesenheitsantrag für die gesamte Woche (Mo–Sa) oder nur Mo–Do.
Sonntag: Alle Schichten im Schichtplan belassen, damit das System korrekt berechnen kann.
Montagmorgen: Sobald der Abzug verarbeitet wurde, können die Schichten Mo–Do gelöscht werden.
Ergebnis: 4 Krankheitstage erfasst (Mo–Do) — nur tatsächlich geplante Arbeitstage werden berücksichtigt.
Szenario 2: Abzug nach Kalendertagen
Schichten können jederzeit gelöscht oder in offene Schichten umgewandelt werden.
Mo–Do → 4 Krankheitstage
Mo–Sa → 6 Krankheitstage
Hinweis: Für Krankmeldungen in Deutschland empfehlen wir, keine Kalendertage zu verwenden — für die Lohnabrechnung und die korrekte Erstattung durch die Krankenkasse sollten nur die tatsächlich geplanten Arbeitstage berücksichtigt werden.
4. Kurzübersicht
Abzugsgrundlage | Wann verwenden | Wie beantragen |
Arbeitsplan (empfohlen) | Bildet tatsächliche Arbeitstage ab | Gesamten Abwesenheitszeitraum beantragen |
Kalendertage | Wenn gesetzlich vorgeschrieben, die gesamte Abwesenheit zu zählen | Nur die tatsächlichen Abwesenheitstage beantragen |