Verstehen, was der Lohnaustauschdatenservice kann
Mit dem Lohnaustauschdatenservice sendet Kenjo Deine Lohndaten direkt an DATEV, ohne Datei. Bisher hat Kenjo die Lohndaten als Datei an DATEV übergeben (Datei-Schnittstelle).
Der DATEV Lohnaustauschdatenservice ist der DATEV-Dienst für den direkten Datenaustausch. Die Schnittstelle ist von DATEV zertifiziert und funktioniert mit LODAS und Lohn und Gehalt.
Direkte Übertragung: Kein Datei-Export und -Import mehr. Kenjo sendet Stammdaten, Abwesenheiten, Festbezüge, Stundenlöhne und variable Zahlungen direkt an DATEV.
Ergebnis pro Mitarbeiter: Du siehst für jeden Mitarbeiter, ob die Daten angekommen sind.
DATEV Sync Center: Ein Abgleich zeigt Dir, wo Stammdaten in Kenjo und DATEV voneinander abweichen und wer nur in einem der beiden Systeme angelegt ist. Bei Abweichungen gleichst Du einzelne Felder ab oder nimmst sie vom Abgleich aus, wenn die Abweichung gewollt ist.
Neue Mitarbeiter direkt in DATEV anlegen: Kenjo hinterlegt die Personalnummer anschließend automatisch im Profil.
Mehrere Abrechnungsgruppen pro Unternehmen: Eine Abrechnungsgruppe fasst die Mitarbeiter zusammen, die Du gemeinsam an DATEV überträgst. Mit mehreren Gruppen überträgst Du zum Beispiel Stundenlöhner und Festgehälter zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Eigene Zuordnung für Abwesenheiten und Zuschläge: Du legst selbst fest, welche DATEV-Schlüssel Kenjo verwendet.
Gleich bleibt: Du pflegst Deine Daten weiterhin in Kenjo und schließt die Lohnabrechnung monatlich unter Lohnabrechnung ab. Die Lohnabrechnung selbst läuft wie gewohnt in DATEV bei Dir oder Deiner Steuerberatung. Der Abruf der eAU funktioniert wie bisher.
Verstehen, was der Lohnaustauschdatenservice nicht abdeckt
Diese Bereiche übernimmt der Lohnaustauschdatenservice (noch) nicht.
Bereich | Was gilt |
Gehaltszettel aus DATEV | Kenjo überträgt Lohnabrechnungen noch nicht automatisch von DATEV nach Kenjo. Nutze bis dahin den Import der Gehaltsabrechnungen in Kenjo. |
Rückrechnungen | Korrekturen für bereits abgerechnete Monate nimmt Deine Steuerberatung direkt in DATEV vor. Ausnahme: Korrekturen an gearbeiteten Stunden, die nach dem Abrechnungszeitpunkt erfasst wurden. Kenjo überträgt sie als Korrektur für die Vormonate. |
Einzelne Stammdatenfelder | Familienstand, Schwerbehinderung, der Urlaubsanspruch des laufenden Jahres und der Resturlaub aus dem Vorjahr überträgt Kenjo nicht. Pflege diese Felder direkt in DATEV. |
Beendete Festbezüge und Benefits | Kenjo beendet oder löscht keine Festbezüge in DATEV. Ein Festbezug ist ein wiederkehrender fester Betrag, den DATEV jeden Monat weiter auszahlt. Deine Steuerberatung beendet ihn direkt in DATEV. |
Überstunden-Auszahlungen | Kenjo sendet nur die monatliche Veränderung des Überstundensaldos, keine Auszahlungen. |
Voraussetzungen prüfen
Du kannst auf den Lohnaustauschdatenservice umstellen, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:
Der DATEV Lohnaustauschdatenservice ist für Deinen Mandanten eingerichtet. Das geschieht in DATEV und übernimmt meist Deine Steuerberatung. Eine bestehende Anbindung über die Datei-Schnittstelle reicht dafür nicht, denn der Lohnaustauschdatenservice ist ein anderer DATEV-Dienst.
Bei Lohn und Gehalt hast Du mindestens Version 14.76.
Der letzte Monat mit der Datei-Schnittstelle ist abgeschlossen.
Beim Umstellungstermin ist eine Person mit DATEV-Zugang für Deinen Mandanten dabei. Sie verbindet Kenjo einmalig mit DATEV.
Ein von Kenjo freigeschalteter Admin nimmt am Termin teil. Nur dieser Admin kann Kenjo mit DATEV verbinden. Nenne dem Kenjo-Team vorher Name und E-Mail dieser Person.
Die Personalnummern in Kenjo stimmen mit denen in DATEV überein, weil Kenjo Mitarbeiter darüber zuordnet.
Wichtig:
Stelle nicht während einer laufenden Lohnabrechnung um.
Sende einen Monat nie über beide Schnittstellen, sonst können sich die Bewegungsdaten verdoppeln.
Hinweis: Die Umstellung nimmt aktuell das Kenjo-Team gemeinsam mit Dir vor. Sprich dafür Deinen Ansprechpartner bei Kenjo an.
Auf den Lohnaustauschdatenservice umstellen
Bei der Umstellung stellt das Kenjo-Team die API-Version in Deiner Abrechnungsgruppe auf den Lohnaustauschdatenservice um und verbindet Kenjo neu mit DATEV. Du kannst jede Abrechnungsgruppe einzeln umstellen. Ein Monat läuft aber immer komplett über eine Schnittstelle.
Stelle in der Abrechnungsgruppe unter Allgemeine Einstellungen die API-Version auf v2 - DATEV Lohnaustauschdatenservice und speichere. Bestätige die Rückfrage mit Version wechseln. Kenjo trennt dabei die bisherige Verbindung zu DATEV, weil der Lohnaustauschdatenservice andere Berechtigungen braucht. Das ist so gewollt.
Verbinde Kenjo anschließend unter DATEV-Datenservices erneut mit DATEV. Das öffnet ein Fenster von DATEV, erlaube deshalb Pop-ups im Browser. Kenjo übernimmt dabei automatisch die Einstellungen, die es in beiden Schnittstellen gibt.
Verstehen, was Kenjo übernimmt
Kenjo übernimmt Einstellungen, die Du in der Datei-Schnittstelle geändert hattest. Werte, die für den Lohnaustauschdatenservice bereits eingetragen waren, überschreibt Kenjo nie. Wenn Du in der Datei-Schnittstelle nichts von den Standardwerten geändert hast, übernimmt Kenjo nichts. Das ist korrekt und kein Fehler.
Bereich | Was passiert |
Name der Abrechnungsgruppe, Schnittstelle (LODAS oder Lohn und Gehalt), Berater- und Mandantennummer, zugeordnete Mitarbeiter, Abrechnungszeitraum, Stundenberechnung, eAU-Einstellungen, Datum des letzten Abschlusses | Gelten für beide Schnittstellen und bleiben bestehen. |
Lohnarten: Festbezüge (monatlich und jährlich), Stundenlohn, feste zusätzliche Zahlungen, variable Zahlungen | Kenjo übernimmt sie automatisch, wenn Du sie in der Datei-Schnittstelle konfiguriert hattest. |
Ausgeblendete Felder | Felder, die Du in der Datei-Schnittstelle ausgeschaltet hattest, bleiben beim Lohnaustauschdatenservice aus. Ausnahme sind Pflichtfelder, die DATEV immer braucht: Nachname, Land, Postleitzahl, Geschlecht und die vier Beitragsgruppen der Sozialversicherung. |
Einstellungen nach der Umstellung einrichten
Nach der Umstellung musst Du vier Dinge einrichten oder prüfen, bevor Du das erste Mal sendest:
Abwesenheiten zuordnen: Die Zuordnung der Abwesenheitstypen gibt es nur beim Lohnaustauschdatenservice. Sie ist nach der Umstellung immer leer. Ordne jedem Abwesenheitstyp in Kenjo einen DATEV-Ausfallschlüssel zu.
Zuschläge zuordnen: Wenn Du Zuschlagsregeln in Kenjo nutzt, ordne ihnen beim Lohnaustauschdatenservice eine Lohnart zu. Kenjo übernimmt Zuschläge nicht aus der Datei-Schnittstelle.
Lohnarten prüfen: Kontrolliere die übernommenen Lohnarten und Festbezug-IDs. Wenn eine Festbezug-ID außerhalb des beim Lohnaustauschdatenservice erlaubten Bereichs von 1 bis 99 liegt, übernimmt Kenjo sie nicht, und sie steht auf dem Standardwert. Die Überstunden-Lohnart übernimmt Kenjo nie, trage sie bei Bedarf selbst ein. Ordne jede Zahlungsart nur einmal zu, sonst kommt sie doppelt in DATEV an.
Stammdaten abgleichen: Gleiche vor dem ersten Monatsabschluss die Stammdaten im DATEV Sync Center ab. Kenjo überträgt beim Senden die Stammdaten aller Mitarbeiter an DATEV und überschreibt dort abweichende Werte.
Hinweis: Das Sync Center steht für LODAS und für Lohn und Gehalt zur Verfügung.
Zur Datei-Schnittstelle zurückwechseln
Ein Wechsel zurück zur Datei-Schnittstelle ist jederzeit möglich. Kenjo verändert Deine Einstellungen der Datei-Schnittstelle bei der Umstellung nicht. Nach dem Wechsel musst Du die Verbindung zu DATEV erneut herstellen. Sprich dafür Dein Kenjo-Team an.
Häufige Fragen
Funktioniert der Lohnaustauschdatenservice mit LODAS und Lohn und Gehalt?
Ja, die Schnittstelle ist von DATEV zertifiziert und funktioniert mit beiden. Bei Lohn und Gehalt brauchst Du mindestens Version 14.76.
Kann ich selbst auf den Lohnaustauschdatenservice umstellen?
Nein, aktuell nimmt das Kenjo-Team die Umstellung gemeinsam mit Dir vor. Sprich dafür Deine Ansprechperson bei Kenjo an.
Warum sehe ich nach der Umstellung meine alten Einstellungen nicht?
Kenjo übernimmt nur Einstellungen, die Du in der Datei-Schnittstelle aktiv geändert hattest. Wenn dort nur Standardwerte standen, startet der Lohnaustauschdatenservice ebenfalls mit Standardwerten.
Warum ist die Abwesenheitszuordnung leer?
Das ist erwartet. Die Zuordnung der Abwesenheiten gibt es nur beim Lohnaustauschdatenservice, deshalb musst Du sie nach der Umstellung neu einrichten.
Kann ich einen Monat über beide Schnittstellen senden?
Nein. Wenn Du einen Monat über beide Schnittstellen sendest, können sich die Bewegungsdaten verdoppeln. Stelle erst um, wenn der letzte Monat mit der Datei-Schnittstelle abgeschlossen ist.
Überträgt Kenjo Lohnabrechnungen automatisch von DATEV nach Kenjo?
Noch nicht. Nutze bis dahin den Import der Gehaltsabrechnungen in Kenjo.
Wir nutzen schon "An DATEV senden". Reicht das?
Nein. Der Lohnaustauschdatenservice ist ein anderer DATEV-Dienst. Er muss für jeden Mandanten separat freigeschaltet werden.
Kann ich einzelne Abrechnungsgruppen später umstellen?
Ja. Die Umstellung erfolgt je Abrechnungsgruppe. Gruppen, die Du nicht umgestellt hast, bleiben bei der Datei-Schnittstelle.
Wo sieht meine Steuerberatung, was Kenjo in DATEV geändert hat?
Wenn Du das Änderungsprotokoll aktiviert hast, sieht sie es in LODAS im Änderungsprotokoll und in Lohn und Gehalt im Stammdatenänderungsprotokoll.