Dieser Artikel gilt für die DATEV-Schnittstelle v2.
Daten prüfen
Prüfe Deine Daten vor dem Senden in den Tabs der Abrechnungsgruppe und behebe alle Fehler. Kenjo sendet die Stammdaten von Mitarbeitern mit Fehlern nicht mit.
Gehe zu Lohnabrechnung, wähle Deine DATEV-Abrechnungsgruppe und den Abrechnungsmonat.
Prüfe die Tabs:
Mitarbeiterdaten: alle Stammdaten, die an DATEV gehen. Mit einem Klick auf einen Mitarbeiter öffnest Du ein Seitenpanel, in dem Du einzelne Werte direkt bearbeitest. Felder, die Kenjo aus anderen Angaben berechnet, sind gesperrt. Ändere sie im Mitarbeiterprofil.
Abwesenheiten: alle zugeordneten Abwesenheiten, tageweise.
Vergütung & Anwesenheit: mit den Bereichen Bruttozahlungen, Stundenlöhne und Monatsdaten (variable Zahlungen, Zuschläge und, falls eingerichtet, Überstunden).
Behebe alle angezeigten Fehler.
Lege neue Mitarbeiter, die noch keine Personalnummer in DATEV haben, mit In DATEV anlegen an. Kenjo hinterlegt die Personalnummer automatisch im Profil.
An DATEV senden
Du sendest den Monat mit einem Klick an DATEV, und Kenjo überträgt die Daten pro Mitarbeiter und Datenart.
Klicke auf Lohnabrechnung an DATEV senden.
Bestätige mit Ja, senden und schließen.
Warte auf den Status. DATEV verarbeitet die Daten asynchron, deshalb ist der Status nicht sofort da. Kenjo fragt ihn automatisch jede Minute ab.
Klicke auf Status aktualisieren, wenn Du den Stand selbst abrufen willst.
Wichtig: Kenjo sendet die Stammdaten aller Mitarbeiter ohne Fehler, nicht nur geänderte. DATEV übernimmt dabei die Werte aus Kenjo. Gleiche die Stammdaten vor dem ersten Abschluss im DATEV Sync Center ab, sonst überschreibt Kenjo korrekte Werte in DATEV.
Status verstehen
Der Status zeigt, wie weit die Übertragung ist.
Status | Bedeutung |
Offen | Der Monat wurde noch nicht gesendet. |
Ausstehend | Kenjo hat die Daten gesendet, DATEV verarbeitet sie noch. Das kann einige Minuten dauern. |
Abgeschlossen | Alle Daten sind in DATEV angekommen. |
Abgeschlossen mit Fehlern | DATEV hat einzelne Zeilen abgelehnt. |
Fehler beheben
Bei Abgeschlossen mit Fehlern zeigt Kenjo pro Zeile den Mitarbeiter, die Personalnummer, den Bereich und die Fehlerursache.
Behebe die Ursache.
Klicke auf fehlgeschlagene Zeilen erneut senden.
Alle übrigen Daten sind bereits in DATEV. Kenjo sendet sie nicht noch einmal.
Wenn jede Übertragung mit einer Berechtigungsmeldung fehlschlägt, hat Kenjo die Verbindung zu DATEV ohne die Berechtigung für v2 hergestellt. Das passiert zum Beispiel, wenn die Verbindung nach der Umstellung selbst neu aufgebaut wurde. Wende Dich an Dein Kenjo-Team und stelle die Verbindung nicht selbst neu her.
Sendung abbrechen
Mit Sendung abbrechen setzt Du den Monat zurück auf Offen. Daten, die DATEV bereits angenommen hat, bleiben dort bestehen.
Wer die Sendung gestartet hat, kann sie jederzeit abbrechen. Andere Admins können eine Sendung übernehmen oder abbrechen, wenn sie seit mehr als 30 Minuten keinen Fortschritt zeigt.
Abschluss nachbereiten
Nach dem Abschluss kannst Du die gesendeten Daten nachvollziehen und den Monat bei Bedarf wieder öffnen.
Excel herunterladen: Speichert eine Übersicht der gesendeten Daten.
Logs anzeigen: Zeigt, was wann an DATEV gesendet wurde.
Lohnabrechnung wiedereröffnen: Öffnet den Monat zur Bearbeitung. Kläre vorher mit Deiner Steuerberatung, ob die Abrechnung in DATEV bereits gelaufen ist.
Häufige Fragen
Warum bleibt der Status lange auf "Ausstehend"?
DATEV verarbeitet die Daten asynchron, das kann einige Minuten dauern. Klicke auf Status aktualisieren. Wenn die Sendung länger hängt, kannst Du sie abbrechen.
Jede Übertragung schlägt mit einer Berechtigungsmeldung fehl. Was tun?
Die Verbindung zu DATEV wurde ohne die Berechtigung für v2 hergestellt, zum Beispiel weil Du sie nach der Umstellung selbst neu aufgebaut hast. Wende Dich an Dein Kenjo-Team, damit die Verbindung korrekt hergestellt wird. Stelle sie nicht selbst neu her.
Warum fehlt eine Abwesenheit in DATEV?
Wenn Du den Abwesenheitstyp keinem Ausfallschlüssel zugeordnet hast, sendet Kenjo ihn nicht. Prüfe die Zuordnung unter Lohnabrechnung > DATEV-Einstellungen > Lohnarten & Abwesenheiten.
Warum wurde ein Mitarbeiter nicht mitgesendet?
Prüfe, ob der Mitarbeiter in der Abrechnungsgruppe für die Abrechnung aktiviert ist, eine Personalnummer hat und in der Vorschau keine Fehler zeigt. Kenjo sendet die Stammdaten von Mitarbeitern mit Fehlern nicht.
Warum wurden Werte in DATEV überschrieben?
Beim Senden übernimmt DATEV die Stammdaten aus Kenjo. Lege vor dem Senden im DATEV Sync Center fest, welches System für welches Feld richtig ist.
Was passiert mit bereits gesendeten Daten, wenn ich die Sendung abbreche?
Daten, die DATEV bereits angenommen hat, bleiben dort bestehen. Kenjo setzt nur den Monat zurück auf Offen.
Kann ich einen abgeschlossenen Monat noch bearbeiten?
Ja, klicke auf Lohnabrechnung wiedereröffnen. Kläre vorher mit Deiner Steuerberatung, ob die Abrechnung in DATEV bereits gelaufen ist.