Dieser Artikel gilt für die DATEV-Schnittstelle v2.
Verstehen, was v2 kann
Mit v2 sendet Kenjo Deine Lohndaten direkt an DATEV, ohne Datei. Bisher hat Kenjo die Lohndaten als Datei an DATEV übergeben (v1).
v2 nutzt den DATEV Lohnaustauschdatenservice, den DATEV-Dienst für den direkten Datenaustausch. Die Schnittstelle ist von DATEV zertifiziert und funktioniert mit LODAS und Lohn und Gehalt.
Direkte Übertragung: Kein Datei-Export und -Import mehr. Kenjo sendet Stammdaten, Abwesenheiten, Festbezüge, Stundenlöhne und variable Zahlungen direkt an DATEV.
Ergebnis pro Mitarbeiter: Du siehst für jeden Mitarbeiter, ob die Daten angekommen sind.
DATEV Sync Center: Ein Abgleich zeigt Dir, wo Stammdaten in Kenjo und DATEV voneinander abweichen und wer nur in einem der beiden Systeme angelegt ist. Bei Abweichungen gleichst Du einzelne Felder ab oder nimmst sie vom Abgleich aus, wenn die Abweichung gewollt ist.
Neue Mitarbeiter direkt in DATEV anlegen: Kenjo hinterlegt die Personalnummer anschließend automatisch im Profil.
Mehrere Abrechnungsgruppen pro Unternehmen: Eine Abrechnungsgruppe fasst die Mitarbeiter zusammen, die Du gemeinsam an DATEV überträgst. Mit mehreren Gruppen überträgst Du zum Beispiel Stundenlöhner und Festgehälter zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Eigene Zuordnung für Abwesenheiten und Zuschläge: Du legst selbst fest, welche DATEV-Schlüssel Kenjo verwendet.
Gleich bleibt: Du pflegst Deine Daten weiterhin in Kenjo und schließt die Lohnabrechnung monatlich unter Lohnabrechnung ab. Die Lohnabrechnung selbst läuft wie gewohnt in DATEV bei Dir oder Deiner Steuerberatung. Der Abruf der eAU funktioniert wie bisher.
Verstehen, was v2 nicht abdeckt
Drei Bereiche übernimmt v2 (noch) nicht.
Bereich | Was gilt |
Gehaltszettel aus DATEV | Kenjo überträgt Lohnabrechnungen noch nicht automatisch von DATEV nach Kenjo. Nutze bis dahin den Import der Gehaltsabrechnungen in Kenjo. |
Rückrechnungen | Korrekturen für bereits abgerechnete Monate nimmt Deine Steuerberatung direkt in DATEV vor. Ausnahme: Korrekturen an gearbeiteten Stunden, die nach dem Abrechnungszeitpunkt erfasst wurden. Kenjo überträgt sie als Korrektur für die Vormonate. |
Einzelne Stammdatenfelder | Familienstand, Schwerbehinderung, der Urlaubsanspruch des laufenden Jahres und der Resturlaub aus dem Vorjahr überträgt Kenjo nicht. Pflege diese Felder direkt in DATEV. |
Voraussetzungen prüfen
Du kannst auf v2 umstellen, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:
Der DATEV Lohnaustauschdatenservice ist für Deinen Mandanten eingerichtet. Das geschieht in DATEV und übernimmt meist Deine Steuerberatung.
Bei Lohn und Gehalt hast Du mindestens Version 14.76.
Der letzte Monat mit der Datei-Schnittstelle ist abgeschlossen.
Beim Umstellungstermin ist eine Person mit DATEV-Zugang für Deinen Mandanten dabei. Sie verbindet Kenjo einmalig mit DATEV.
Wichtig:
Stelle nicht während einer laufenden Lohnabrechnung um.
Sende einen Monat nie über beide Schnittstellen, sonst können sich die Bewegungsdaten verdoppeln.
Hinweis: Die Umstellung nimmt aktuell das Kenjo-Team gemeinsam mit Dir vor. Sprich dafür Deinen Ansprechpartner bei Kenjo an.
Auf v2 umstellen
Bei der Umstellung stellt das Kenjo-Team die API-Version in Deiner Abrechnungsgruppe auf v2 und verbindet Kenjo neu mit DATEV.
Stelle in der Abrechnungsgruppe unter Allgemeine Einstellungen die API-Version auf v2 - DATEV Lohnaustauschdatenservice und speichere.
Kenjo trennt dabei die bisherige Verbindung zu DATEV, weil v2 andere Berechtigungen braucht. Das ist so gewollt.
Verbinde Kenjo anschließend unter DATEV-Datenservices erneut mit DATEV.
Kenjo übernimmt dabei automatisch die Einstellungen, die es in beiden Versionen gibt.
Verstehen, was Kenjo übernimmt
Kenjo übernimmt Einstellungen, die Du in v1 geändert hattest. Werte, die in v2 bereits eingetragen waren, überschreibt Kenjo nie. Wenn Du in v1 nichts von den Standardwerten geändert hast, übernimmt Kenjo nichts. Das ist korrekt und kein Fehler.
Bereich | Was passiert |
Name der Abrechnungsgruppe, Schnittstelle (LODAS oder Lohn und Gehalt), Berater- und Mandantennummer, zugeordnete Mitarbeiter, Abrechnungszeitraum, Stundenberechnung, eAU-Einstellungen, Datum des letzten Abschlusses | Gelten für beide Versionen und bleiben bestehen. |
Lohnarten: Festbezüge (monatlich und jährlich), Stundenlohn, feste zusätzliche Zahlungen, variable Zahlungen | Kenjo übernimmt sie automatisch, wenn Du sie in v1 konfiguriert hattest. |
Ausgeblendete Felder | Felder, die Du in v1 ausgeschaltet hattest, bleiben in v2 aus. Ausnahme sind Pflichtfelder, die DATEV immer braucht: Nachname, Land, Postleitzahl, Geschlecht und die vier Beitragsgruppen der Sozialversicherung. |
Einstellungen nach der Umstellung einrichten
Nach der Umstellung musst Du vier Dinge einrichten oder prüfen, bevor Du das erste Mal sendest:
Abwesenheiten zuordnen: Die Zuordnung der Abwesenheitstypen gibt es nur in v2. Sie ist nach der Umstellung immer leer. Ordne jedem Abwesenheitstyp in Kenjo einen DATEV-Ausfallschlüssel zu.
Zuschläge zuordnen: Wenn Du Zuschlagsregeln in Kenjo nutzt, ordne ihnen in v2 eine Lohnart zu.
Lohnarten prüfen: Kontrolliere die übernommenen Lohnarten und Festbezug-IDs. Wenn eine Festbezug-ID außerhalb des in v2 erlaubten Bereichs liegt, übernimmt Kenjo sie nicht, und sie steht auf dem Standardwert.
Stammdaten abgleichen: Gleiche vor dem ersten Monatsabschluss die Stammdaten im DATEV Sync Center ab. Kenjo überträgt beim Senden die Stammdaten aller Mitarbeiter an DATEV und überschreibt dort abweichende Werte.
Zu v1 zurückwechseln
Ein Wechsel zurück zur Datei-Schnittstelle ist jederzeit möglich. Kenjo verändert Deine v1-Einstellungen bei der Umstellung nicht. Nach dem Wechsel musst Du die Verbindung zu DATEV erneut herstellen. Sprich dafür Dein Kenjo-Team an.
Häufige Fragen
Funktioniert v2 mit LODAS und Lohn und Gehalt?
Ja, die Schnittstelle ist von DATEV zertifiziert und funktioniert mit beiden. Bei Lohn und Gehalt brauchst Du mindestens Version 14.76.
Kann ich selbst auf v2 umstellen?
Nein, aktuell nimmt das Kenjo-Team die Umstellung gemeinsam mit Dir vor. Sprich dafür Deine Ansprechperson bei Kenjo an.
Warum sehe ich nach der Umstellung meine alten Einstellungen nicht?
Kenjo übernimmt nur Einstellungen, die Du in v1 aktiv geändert hattest. Wenn dort nur Standardwerte standen, startet v2 ebenfalls mit Standardwerten.
Warum ist die Abwesenheitszuordnung leer?
Das ist erwartet. Die Zuordnung der Abwesenheiten gibt es nur in v2, deshalb musst Du sie nach der Umstellung neu einrichten.
Kann ich einen Monat über beide Schnittstellen senden?
Nein. Wenn Du einen Monat über beide Schnittstellen sendest, können sich die Bewegungsdaten verdoppeln. Stelle erst um, wenn der letzte Monat mit der Datei-Schnittstelle abgeschlossen ist.
Überträgt Kenjo Lohnabrechnungen automatisch von DATEV nach Kenjo?
Noch nicht. Nutze bis dahin den Import der Gehaltsabrechnungen in Kenjo.