Im Bereich Smart Docs hast du die Möglichkeit alle deine Unternehmens- und Mitarbeiterdokumente zu verwalten. Falls der Smart Docs Button im Seitenmenü nicht angezeigt wird stelle bitte sicher, dass du dieses Feature in den Grundeinstellungen aktiviert hast. Weitere Infos zum Aktivieren von Funktionen findest du um entsprechenden Helpcenter Artikel. 


Im Bereich Smart Docs hast du fünf verschiedene Bereiche: 


Meine Dokumente

 

In diesem Bereich findet jeder Mitarbeiter seine persönliche Dokumente. 

Diese können zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder Krankschreibungen sein. 

Mithilfe von Markierungen kannst du Dokumente noch schneller finden. Du kannst jedes Dokument mit einer Vielzahl von Markierungen versehen und diese danach filtern. 

Markierungen legst du an, indem du unter Einstellungen > Smart Docs > Markierung hinzufügen die Option Markierung hinzufügen wählst. 

 

Abhängig von der Berechtigung, die der Mitarbeiter in Kenjo hinterlegt hat, kann er eine Lesebestätigung einfordern, Dokumente bearbeiten und herunterladen. 

Die vorhandenen Berechtigungen kannst du unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen einsehen oder verändern. 



Unternehmensdokumente 


Der Bereich Unternehmensdokumente ist für alle Mitarbeiter sichtbar. 

Hier kannst du alle Dokumente hochladen, die für dein gesamtes Unternehmen jederzeit zugänglich sein sollen. Das bietet sich vor allem für interne Handbücher, Richtlinien oder Gesetzestexte an. 



Mitarbeiterdokumente

 

Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar. 

Unter Mitarbeiterdokumente hast du Zugriff auf die Dokumente aller Mitarbeiter des Unternehmens. Als Admin kannst du die Dokumente anzeigen, bearbeiten und löschen. Außerdem kannst du Dokumente hochladen, herunterladen sowie eine Lesebestätigung für jedes Dokument anfordern.


Im Bereich der Mitarbeiterdokumente gibt es nochmals zwei Unterscheidungen: Dokumente, die für den Mitarbeiter sichtbar sind und Dokumente, die für den Mitarbeiter unsichtbar sind. 

Wenn du ein Dokument für den Mitarbeiter sichtbar hochlädst, sieht dieser das Dokument später in "Meine Dokumente". Wenn du das Dokument für den Mitarbeiter unsichtbar hochlädst, siehst nur du und weitere Mitarbeiter mit dieser Berechtigung das Dokument. 


Die Dokumente kannst du in den jeweiligen Bereichen per Drag and Drop verschieben. 



Vorlagen

 

Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar. 

Im Bereich Vorlagen kannst du Dokumente hochladen und anschließend für einzelne Mitarbeiter bearbeiten. 

Wenn du ein individuelles Dokument für einen Mitarbeiter erstellen möchtest, kannst dies durch Platzhalter personalisieren. Platzhalter können alle Angaben aus dem Kenjo Profil sein.

 

Im dies zu gewährleisten musst du den Feldnamen einfach in geschweifte Klammern setzen. 


Beispiel:



Die genaue Benennung in den Platzhaltern muss nicht identisch dem Feldnamen in Kenjo sein, sie sollen dir nur bei der Orientierung helfen. 

Sobald du das Dokument mit allen Platzhaltern erstellt hast, kannst du es über das + Symbol in Kenjo hochladen. 

Anschließend wirst du aufgefordert, allen Feldern mit Platzhaltern ein entsprechendes Feld von Kenjo zuzuweisen. Danach kannst du das Dokument für deine Mitarbeiter verwenden.


Wenn du ein Dokument für einen bestimmten Mitarbeiter erstellen möchtest, kannst du dies tun indem du auf die entsprechende Vorlage klickst. Wähle dann die Option "Dokument erstellen" und du erhältst eine Liste aller Mitarbeiter. Nach dem speichern des Dokuments kannst du erneut festlegen, ob es für den Mitarbeiter sichtbar sein soll. 


Import


Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen sichtbar. 

Wenn du mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen möchtest und diese dann automatisch einzelnen Mitarbeiter zuordnen willst, dann kannst du den Import wählen. 

 
Der Massenimport beinhaltet zwei Varianten:


  • Lohnabrechnungen 

Füge hier die Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter ein und Kenjo identifiziert automatisch den entsprechenden Kollegen. Anhand des Namen oder der Ausweisnummer im Dokument erkennt Kenjo aden Mitarbeiter. Mit dieser Funktion kannst du sowohl eine als auch mehrere Gehaltsabrechnungen für vioele Mitarbeiter gleichzeitig hochladen. 

  • Andere

Hier kannst du alle anderen Arten von Dokumenten hochladen und sie anschließend manuell den Mitarbeitern zuordnen. Falls du hier einen Massenupload vornehmen möchtest ist der einfachste Weg, das Dokument in einem gewissen Format vorab auf deinem Computer zu speichern. Hier ein Beispiel: Dateiname#email.extension (Arbeitsvertrag#frank.pdf). Im Bereich E Mail setzt du einfach den Namen ein, der in der Unternehmensemail (in Kenjo angegeben) vor dem @ Zeichen steht. 



Zur Kontrolle kannst du deine hochgeladenen Dateien immer noch einmal überprüfen, bevor sie dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Außerdem kannst du hier auch nochmals die Sichtbarkeit auswählen.

Wenn du alle Angaben überprüft hast, kannst du deine Dateien final hochladen.