Wenn du die Anwesenheitsverfolgung für deine Mitarbeiter aktivierst, können sie ihre Arbeitszeiten mit nur einem Klick verfolgen.

Hinweis: Dieser Inhalt ist besonders nützlich für Verwaltungen, die verstehen möchten, wie die Anwesenheitsverfolgung bei Kenjo funktioniert, oder für Administratoren als Zusammenfassung für die Anwesenheitsverfolgung. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Erste Schritte
• One-Click-Zeiterfassung vs. Manuelle Erfassung
• Berechnung der erwarteten Stunden
• Erfasste vs. erwartete Stunden
• Anwesenheitseinträge verwalten
• Anwesenheitseinträge genehmigen
• Anwesenheitsliste exportieren
• Zeiterfassung Übersicht
• Zusammenfassung der Berechtigungen für Profile auf Kenjo bezüglich der Teilnahme

Erste Schritte

Um die Anwesenheitsverfolgung richtig nutzen zu können, müssen die Administratoren zuvor Folgendes getan haben:

• die Anwesenheit für das Unternehmen (oder für bestimmte Mitarbeiter) aktiviert,
• den Arbeitsplan erstellt,
• und haben dieses ihren Mitarbeitern zugewiesen.
• Optional hätten sie auch Limits und Erinnerungen setzen können.

Wenn Mitarbeiter beginnen, ihre Stunden zu erfassen, rechnet Kenjo automatisch ihre erwarteten Stunden mit den erfassten Stunden ab.

One-Click-Zeiterfassung vs. Manuelle Erfassung

Kenjo bietet zwei Möglichkeiten, wie deine Mitarbeiter ihre Stunden erfassen können (auf dem Handy und auf dem Desktop). Sie werden "Anwesenheits-Widgets" genannt:

• Die One-Click-Zeiterfassung - die aus einer Schaltfläche besteht, auf die die Mitarbeiter jedes Mal klicken, wenn sie einchecken, eine Pause machen oder auschecken möchten.
  
• Die Manuelle Zeiterfassung - welche die Option gibt, die Start- und Endzeiten manuell einzugeben.

Dies ist ein Beispiel für die One-Click-Zeiterfassung.

Dies ist ein Beispiel für die Manuelle Zeiterfassung. 

Berechnung der erwarteten Stunden

Die erwarteten Stunden richten sich nach dem Arbeitsplan und den Wochenstunden. Die Wochenstunden werden gleichmäßig auf jeden Arbeitstag pro Woche verteilt und dann mit den Arbeitstagen in jedem Monat multipliziert.

Beispiel: Von einem Mitarbeiter mit 24 Wochenstunden und einem Arbeitsplan, der aus Montag, Dienstag, Mittwoch besteht, wird erwartet, dass er an jedem der 3 Tage 8 Stunden arbeitet.

• Im Februar ergibt dies 96 erwartete Stunden: 12 Arbeitstage x 8 = 96 Stunden.
  

• Im März ergibt dies jedoch (3 x 8 x 5) - 8 = 104 Stunden.
  

Bei der Berechnung der erwarteten Stunden werden Urlaubs- und Urlaubsanträge berücksichtigt.

Erfasste vs. erwartete Stunden

Der Mitarbeiter erfasst dann täglich seine Arbeitszeit und Kenjo führt die Aufzeichnungen. Unter Mitarbeiter > Anwesenheit können der Administrator, der Manager und der Mitarbeiter selbst die Anwesenheitsliste dieses Mitarbeiters einsehen. Folgende Informationen werden angezeigt:

• Bisher erfasst: Guthaben für die erfassten Stunden
• Erwartet (Datum): Erwartete Arbeitsstunden an dem Tag, an dem der Benutzer überprüft
• Diesen Monat erwartet: Erwarteter Gesamtsaldo für den Monat

Informationen zu Überstunden (falls aktiviert) werden ebenfalls angezeigt:

• Startbilanz: Enthält das Restguthaben des Vormonats. Dieser Saldo kann positiv (um die noch nicht vergüteten Überstunden anzuzeigen) oder negativ (um die Stunden anzugeben, die der Mitarbeiter noch arbeiten muss) sein.
  
• Diesen Monat verdient: Überstunden, die der Mitarbeiter in diesem Monat geleistet hat
• Diesen Monat kompensiert: Überstunden, die belohnt werden müssen
• Aktuelle Bilanz: Gesamtüberstundensaldo. Genau wie das Startguthaben kann es positiv oder negativ sein.

Anwesenheitseinträge verwalten

Mitarbeiter vergessen manchmal, ihre Stunden zu erfassen, insbesondere nach einer Pause. Daher ermöglicht das Standardprofil eines Mitarbeiters bei Kenjo ihm, den Anwesenheitseintrag zu bearbeiten und die Start- und Endzeit eines Arbeitstages sowie eine beliebige Pause hinzuzufügen.

Für eine längere Pause könnten sie einfach 2 oder mehr Zeitfenster pro Tag über das (+)-Symbol nutzen. Sie können auch pro Zeitfenster einen Kommentar hinzufügen, damit sie nicht vergessen, was passiert ist.

Manager können den Anwesenheitseintrag ihrer Untergebenen, Administratoren können die des gesamten Unternehmens bearbeiten.

Anwesenheitseinträge genehmigen

Im nächsten Schritt werden die Anwesenheitseinträge genehmigt. Diese können nur entweder von den Administratoren, HR-Administratoren oder dem Vorgesetzten des Mitarbeiters genehmigt werden. Sobald ein Anwesenheitseintrag genehmigt wurde, kann der Mitarbeiter den Anwesenheitseintrag nicht mehr bearbeiten.

Anwesenheitsliste exportieren

Sobald sich Mitarbeiter und Vorgesetzter auf die endgültige Anwesenheitshistorie geeinigt haben und diese vom Vorgesetzten genehmigt wurde, ist die Anwesenheitsdatei für den Export bereit. Unter AKTIONEN > Exportieren kann der Benutzer entweder als PDF exportieren oder als Dokument exportieren.

An die PDF-Version wird ein digitales Signaturzertifikat angehängt, damit sie für jede Behörde gültig ist. Das bedeutet, dass jede an der PDF-Datei vorgenommene Änderung im Verlauf der Datei registriert wird.

Die PDF-Datei des Anwesenheitsberichts würde etwa so aussehen:

Die Anwesenheits-PDF-Datei würde nicht nur Informationen über den Arbeitszeitplan, die Abwesenheiten, die erwarteten und erfassten Stunden enthalten, sondern auch eine Spalte, die angibt, wann das letzte Änderungsdatum eines Anwesenheitseintrags war, und eine weitere Spalte, die bestätigt, ob der Anwesenheitseintrag genehmigt wurde.

Zeiterfassung Übersicht

Unter Mitarbeiter > Zeiterfassung Übersicht können die Benutzer mit der Berechtigung die nachverfolgten Stunden wöchentlich und monatlich pro Mitarbeiter sehen. Die Daten haben unterschiedliche Hintergrundfarben und Prozentangaben, abhängig von der Differenz zwischen den erwarteten und erfassten Stunden, wie folgt:

• Wenn die Nummern übereinstimmen, grün.
• Wenn mehr erfasste Stunden als erwartet vorhanden sind, gelb.
• Wenn weniger erfasste Stunden als erwartet vorhanden sind, grau.

Manager können nur die nachverfolgten Stunden ihrer Untergebenen sehen. Um mehr über die Anwesenheitsverwaltung zu erfahren, besuche diesen Artikel.

Zusammenfassung der Berechtigungen für Profile auf Kenjo bezüglich der Teilnahme