Übersicht - Erste Schritte zur Einrichtung von DATEV mit Kenjo

DATEV ist einer der führenden Anbieter von Steuer- und Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen in Deutschland. Es bietet eine integrierte Lösung für deine Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte in allen Bereichen rund um Lohnabrechnung, Rechnungswesen, Buchführung und betriebswirtschaftliche Beratung.

Um Deine Lohnabrechnung noch einfacher zu gestalten, bietet Dir Kenjo die DATEV LODAS Anbindung. Der Funktionsumfang enthält den Import von Daten aus DATEV nach Kenjo und die Erstellung einer DATEV kompatiblen Lohnabrechnungsdatei, welche Du einfach exportieren und zu DATEV hochladen kannst.

Beachte, dass diese DATEV Schnittstelle sich noch in einer frühen Phase befindet. Wir werden weiter daran arbeiten und in den nächsten Releases weitere Funktionen zur Verfügung stellen. Um immer auf dem aktuellen Stand der kommenden Releases zu sein, schau doch am besten hier vorbei: Was ist neu bei Kenjo?

In diesem Artikel findest du einen Überblick über die ersten Schritte zur Einrichtung von DATEV mit Kenjo. 

Hier findest du einen Überblick über den Prozess:

Hinweis: Klicke auf das Bild, wenn du es größer sehen möchtest.

INHALTSVERZEICHNIS

• Schritt 1: Aktiviere Deine DATEV Anbindung 
• Schritt 2: Der Support bestätigt die Aktivierung
• Schritt 3: Verwalte Deine DATEV Anbindung 
• Schritt 4: Importiere Daten aus DATEV nach Kenjo
• Schritt 5: Exportiere Dateien aus Kenjo zu DATEV

Schritt 1: Aktiviere Deine DATEV Anbindung 

Um Deine DATEV Anbindung erstmalig einzurichten, öffne die Einstellungen unter Einstellungen > Anbindungen > DATEV und stelle den Schalter auf aktiv. Anschließend wird Dir ein neues Fenster angezeigt. Klicke auf SUPPORT TEAM BENACHRICHTIGEN, damit wir Deine Anfrage erhalten und Deine Anbindung aktivieren können.

Schritt 2: Der Support bestätigt die Aktivierung

Sobald alles auf unserer Seite fertig ist, werden wir dich per E-Mail benachrichtigen, dass die Integration zur Nutzung bereit ist.

Schritt 3: Verwalte Deine DATEV Anbindung 

Sobald sich das Support-Team meldet, um dir mitzuteilen, dass die Integration bereit ist, musst du die Schnittstelleneinstellungen konfigurieren. 

Klicke auf Einstellungen > DATEV > Einstellungen. Hier kannst du die Details deines DATEV-Kontos hinzufügen und die Einstellungen konfigurieren, unter denen dein Export funktionieren soll. In diesem Abschnitt kannst du den Lohnzeitraum und die Mitarbeiter mit ihren DATEV-Feldern festlegen, die du in den Export aufnehmen möchtest. 

Hinweis: Spare Zeit beim Onboarding, indem du deinen Mitarbeitern die Möglichkeit gibst, ihre eigenen DATEV-bezogenen Informationen in ihr persönliches Profil einzugeben. Füge den Mitarbeiter einfach zu einer DATEV-Lohngruppe hinzu und teile ihm dies mit.

Mehr Infos: Verwalte Deine DATEV Anbindung

Schritt 4: Importiere Daten aus DATEV nach Kenjo

Sobald die DATEV-Integration in deinem Konto aktiv ist und du die Mitarbeiter in den Einstellungen hinzugefügt hast, kannst du nun die DATEV-Mitarbeiterdaten hinzufügen. Du kannst entweder: 

a. Die DATEV-Daten manuell hinzufügen, indem du zu Mitarbeiter > Mitarbeiterprofil > Aktionen gehst und auf DATEV-FELDER ANZEIGEN klickst. Die Mitarbeiter können auch DATEV-spezifische Felder eingeben, eine vollständige Liste findest du hier. Wenn du diese Option wählst, überspringe Schritt 5. 

b. Stammdaten aus DATEV extrahieren. Sobald der Exportvorgang abgeschlossen ist, kannst du eine Excel-Datei herunterladen. Wenn du diese Option wählst, fahre mit Schritt 5 fort, um zu erfahren, was du als nächstes tun musst.

Mehr Infos: Importiere Daten aus DATEV nach Kenjo

Wenn du oder deine Mitarbeiter im Laufe des Monats persönliche Daten ändern, werden die Änderungen beim nächsten Download der ASCII-Datei berücksichtigt. So ist sichergestellt, dass Kenjo und DATEV immer auf dem gleichen Stand sind. 

Schritt 5: Exportiere Dateien aus Kenjo zu DATEV

Wenn du im vorherigen Schritt Option b. gewählt hast, musst du die extrahierten Daten aus DATEV in Kenjo importieren. Es gibt zwei Möglichkeiten, Stammdaten in Kenjo zu importieren:

a. Verwenden des den Importassistenten: 

Mit dem DATEV-Importassistenten kannst du alle DATEV-Felder für deine Mitarbeiter in großen Mengen hinzufügen. Gehe einfach zu Einstellungen > Datenimport > DATEV und lade die Vorlage herunter, um loszulegen. 

Verwende diese Option, wenn du die bereits in Kenjo gespeicherten Informationen nicht überschreiben möchtest. Mit anderen Worten, dies ist die ideale Option, wenn du dir absolut sicher bist, dass die Informationen, die du in Kenjo über deine Mitarbeiter gespeichert hast, mit den Informationen übereinstimmen, die du in DATEV hast.

Mehr Infos: Exportiere Dateien aus Kenjo zu DATEV

Hinweis: Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, müssen die restlichen Daten, die du für die Erstellung deiner DATEV-ASCII-Datei am Ende dieses Prozesses benötigst, importiert werden, bevor du die anderen entsprechenden Importoptionen (Mitarbeiterdaten, variable Zahlungen, Gehalt usw.) verwendest. Der DATEV-Datenimport bezieht sich NUR auf Daten, die sich auf die DATEV-Felder beziehen.

b. Kontaktiere den Support, um den Import für dich durchzuführen

Wenn du dir nicht sicher bist, ob die Informationen, die du in Kenjo über deine Mitarbeiter gespeichert hast, mit den in deinem DATEV-Konto hinterlegten Informationen übereinstimmen, empfehlen wir dir diese Option. Wende dich an unseren Support und sende ihm die extrahierten Stammdaten aus DATEV als Excel-Datei. Bitte teile unserem Support-Team mit, ob du nur die Informationen für die neuen DATEV-Felder hinzufügen möchtest oder die Informationen in den Kenjo-Feldern überschreiben willst.

Am Ende des gesamten Prozesses müssen deine Arbeitnehmerdaten in Kenjo mit deinen Arbeitnehmerdaten in DATEV übereinstimmen. Auf diese Weise kannst du deine monatliche Gehaltsabrechnung problemlos und fehlerfrei durchführen. Bitte beachte, dass ab diesem Zeitpunkt Kenjo die Quelle der Wahrheit ist. Das bedeutet, dass die Informationen, die du über deine Mitarbeiter ändern möchtest, zuerst in Kenjo geändert und dann in DATEV übersetzt werden müssen.

 ℹ️ Hinweis: Nachdem du die Einstellungen für DATEV in Kenjo vorgenommen haben, kannst du die monatliche DATEV-Lohnabrechnung verwalten. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.