Whistleblower für Admins

Über Kenjo kannst du die Whistleblower-Funktion einrichten, einen Überblick über die Fälle in deinem Unternehmen erhalten und alle dir zugewiesenen Fälle bearbeiten.

Inhaltsübersicht

• Aktivierung des Features
• Einstellungen
  • Kategorien
  • Automatisierungen
  • Fälle übertragen
• Überblick des Whistleblower Moduls
  • Globaler Status
  • Ihre Whistleblower-Fälle 
  • Ihre Whistleblower-Kategorien
• Berbeitung von gemeldeten Fällen
• Was kann in einem Whistleblower-Fall aktualisiert werden?

Aktivierung des Features

Aktiviere zunächst die Whistleblower-Funktion in den Einstellungen> Funktionen> Whistleblower. Wie bei jeder anderen Funktion musst du nur auf die graue Schaltfläche klicken, die dann blau wird.

Hinweis: Um diese Funktion zu aktivieren, musst du ein Admin oder HR-Admin sein.

Nach der Aktivierung können Administratoren und Mitarbeiter, die einer Kategorie oder einem Fall zugewiesen sind, die neue Funktion in der Seitenleiste sehen.

Wichtig: Gehe zu den Einstellungen und vergewissere dich, dass das Firmenlogo und der Firmenname zuvor korrekt eingegeben wurde. Dies wird später eine wichtige Rolle spielen, da es für Whistleblower sichtbar sein wird.

Einstellungen

Über Whistleblower > Einstellungen kannst du alle relevanten Aspekte dieser Funktion konfigurieren.

Kategorien

Whistleblower-Kategorien bestimmen die Art der von Whistleblowern gemeldeten Fälle. Es gibt 15 Standardkategorien, aber du kannst weitere hinzufügen, indem du auf [+] Whistleblower-Kategorie erstellen klickst.

Kategorien müssen immer mindestens einen Besitzer haben und bei den Standardkategorien ist dies derjenige, der die Whistleblower-Funktion zuerst aktiviert hat.

Für jede Kategorie, die später erstellt wird, muss der/die Kategorieverantwortliche(n) während des Erstellungsprozesses definiert werden:

Du kannst diese Zuständigkeit für jede Kategorie ändern, indem du die von Kenjo vorbereiteten Kategorien bearbeist, indem du auf die drei Punkte rechts neben der Kategorie klickst und Zuständigkeit für diese Kategorie ändern wählst.

Bei der Eingabeaufforderung Verantwortliche für diese Kategorie ändern kannst du die derzeit zuständigen Mitarbeiter entfernen und/oder neue Mitarbeiter zu dieser Kategorie hinzufügen.

Klicke auf Kategorie aktualisieren und du hast die Zuständigkeit erfolgreich geändert.

Automatisierungen

Viele Aktivitäten können durch Automatisierungen konfiguriert werden, so dass Aufgaben automatisch und ohne manuelle Beteiligung erledigt werden.

Schalte Automatisierungen im Hinweis-Kanal für die Whistleblower-Funktion ein, um automatische E-Mail-Antworten einrichten zu können.

Mit dieser Funktion kannst du eine automatische Benachrichtigung an den Hinweisgeber und/oder die zuständige Kategorie auslösen, sobald eine Meldung erstellt oder aktualisiert wurde.

Fälle übertragen

In diesem Bereich kannst du Fälle von einem Beauftragten auf einen anderen übertragen, basierend auf dem aktuellen Beauftragten, der Kategorie oder den Beauftragten eines bestimmten Falles ändern.

Klicke auf die Schaltfläche Fälle übertragen auf der rechten Seite, um den Assistenten für die Übertragung von Whistleblower-Fällen aufzurufen, der dich durch den Prozess führen wird:

Überblick des Whistleblower Modules

Der Übersichtsbereich ermöglicht es jedem, der die Whistleblower-Rechte hat, die Fälle zu verwalten und zu überprüfen, zu denen er berechtigt ist.

Globaler Status

Dieser Bereich ist nur für Admin- und HR-Admin-Rollen zugänglich und bietet einen allgemeinen Überblick über alle Whistleblower-Fälle in deiner Organisation, aufgeteilt in die wichtigsten Metriken für diese Funktion:

• Anzahl der offenen Fälle
• Anzahl der Fälle, die in den letzten 7 Tagen aktualisiert wurden
• Anzahl der Fälle, die in den letzten 30 Tagen erstellt wurden
• Anzahl der Fälle, die in den letzten 30 Tagen geschlossen wurden

Darüber hinaus werden gefährdete Fälle in Rot hervorgehoben, damit du weißt, welche kritischen Fälle deine Aufmerksamkeit erfordern.

Oben rechts kannst du auf die URL zum Whistlerblower-Portal zugreifen.

Ihre Whistleblower-Fälle 

Hier kannst du die dir zugewiesenen Fälle einsehen.

Die Fälle mit ungelesenen Kommentaren werden bei der Standardsortierung zuerst angezeigt. Daraufhin werden die Fälle in alphabetischer Reihenfolge (von oben nach unten) sortiert:

 1. Ungelesene Kommentare (Fälle mit ungelesenen Kommentaren stehen immer oben) 

 2. Im Falle einer Überfälligkeit 

 3. Risikofälle (innerhalb von 15 Tagen überfällig) 

 4. Laufender Fall 

 5. Fälle gelöst 

 6. Archivierte Fälle (Archivierte Fälle werden immer unten aufgeführt)

Wenn es Fälle mit ungelesenen Kommentaren gibt, werden diese oben in Fettschrift angezeigt und neben dem Betreff wird ein kleines Symbol angezeigt. 

Bitte beachte, dass Fälle aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden können. Es ist nur eine Archivierung möglich. Fälle, die archiviert und gelöst wurden, gelten aufgrund ihres endgültigen Status als „abgeschlossene“ Fälle. Das bedeutet, dass diesem Fall keine neuen Kommentare hinzugefügt werden können. Ein abgeschlossener Fall kann jedoch jederzeit wieder eröffnet werden, auch durch die für den Fall verantwortliche Person oder den Hinweisgeber.

Durch das Klicken auf die Fallnummer oder auf den Betreff kannst du auch die Details der dir zugewiesenen Fälle einsehen.

Ihre Whistleblower-Kategorien

Wenn du einer Kategorie zugeordnet bist, wird dir auch eine Liste der dir zugewiesenen Kategorien angezeigt.

Berbeitung von gemeldeten Fällen

Wie bereits erwähnt, kannst du eine detaillierte Zusammenfassung jeder Whistleblower-Meldung einsehen, einschließlich der ursprünglich vom Whistleblower gelieferten Beschreibung und aller von dieser Person als relevant erachteten Anhänge, indem du auf die Fallnummer oder den Fallbetreff klickst.

Im Bereich Fallgespräch hast du die Möglichkeit, mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren und interne Notizen auf der rechten Seite zu hinterlassen. Nur diejenigen, die für die Meldung verantwortlich sind, haben Zugriff auf diese Notizen.

Was kann in einem Whistleblower-Fall aktualisiert werden?

Nur über das Whistleblower-Portal kann der Whistleblower Kommentare und Anhänge zu dem Fall einreichen. Der/die Fallverantwortliche(n) kann/können interne Notizen hinzufügen, den Status und den Dringlichkeit eines Falls ändern, direkt über den Abschnitt Whistleblower-Falldetails in Kenjo.

Darüber hinaus können die Fallverantwortlichen oben rechts auf Verlauf anzeigen klicken, um den Fallverlauf zu sehen, in dem die folgenden Ereignisse mit ihren Zeitstempeln aufgezeichnet sind:

• Es wird ein Fall erstellt
• Ein Fallverantwortlicher oder Whistleblower reicht einen neuen Kommentar ein.
• Whistleblower eröffnet das Verfahren.
• Jede Änderung durch die Person, die für den Fall verantwortlich ist.
• Jede Veränderung des Status des Falls durch den/die Verantwortlichen.