Canal de denuncias - Administrador

A través de Kenjo podrás configurar la función del Canal de denuncias, tener una visión general de los casos dentro de tu empresa y procesar cualquier caso que te asignen.

Contenido:

• Activación del Canal de denuncias.
• Ajustes
  • Categorías
  • Automatizaciones
  • Transferir denuncias.
• Vista General.
  • Estado global
  • Sus casos de denuncia
  • Categorías asignadas
• Gestión de los casos denunciados
• ¿Qué puede ser actualizado en una denuncia?

Activación del Canal de denuncias.

En primer lugar, debes activa la funcionalidad yendo a Ajustes> Funcionalidades> Canal de denuncias al igual que otras funcionalidades, solo debes hacer clic en el botón gris y pasará a azul. 

Nota: esta funcionalidad solo puede ser activada por usuarios con perfil Administrador o Admin de RRHH

Tras activarla, los administradores y demás usuarios asignados a una categoría o caso podrán ver la nueva funcionalidad en la menú lateral.

Importante: Ve a Ajustes y asegúrese de que el logotipo y el nombre de la empresa se han introducido correctamente. Esto jugará un papel importante más adelante, ya que será visible para los denunciantes.

Ajustes

Ve a Canal de denuncias y en el menú superior podrás ver el botón de Ajustes, aqui podrás configurar todos los aspectos relevantes de la función.

Categorías

Las categorías determinarán el tipo de caso reportado por los denunciantes. Hay 15 categorías que ya vienen cargadas por defecto, pero puedes añadir más haciendo clic en [+] CREAR CATEGORÍA DE DENUNCIA.

Las categorías siempre deben tener al menos un Responsable y, en el caso de las categorías predeterminadas, será la persona que activó por primera vez la funcionalidad del Canal de denuncias.

Para cualquier categoría creada después, el/los responsable(s) de la categoría tendrá(n) que ser definido(s) durante el proceso de creación:

En la opción Editar categoría de denuncia, podrás eliminar al responsable actual y/o añadir nuevos empleados a esta categoría desde el campo de busqueda.

Automatizaciones

Muchas actividades pueden configurarse mediante las automatizaciones para que las tareas se realicen automáticamente sin intervención manual. Habilita Activar las automatizaciones en el canal de denuncias para poder configurar respuestas automáticas por correo electrónico.

A través de esta función, podrás activar una notificación automática al denunciante y/o a la categoría responsable una vez que se haya creado o actualizado una denuncia.

Transferir denuncias.

A través de esta sección, podrás transferir por completo las denuncias de un asignado a otro, basándote en el actual asignado o categoría, tambien podrás modificar el asignado de una denuncia específica.

Haz clic en el botón TRANSFERIR DENUNCIAS situado a la derecha, para que aparezca el asistente Transferir denuncia que te guiará a lo largo del proceso según lo selecciones.

Vista General.

La sección de Vista General le permitirá a cualquier usuario con derechos a la funcionalidad del Canal de denuncias de gestionar y revisar las denuncias a las que esté asignado, asi como sus propias denuncias a ver.

Estado global

Esta sección sólo está disponible para Administradores y Adminis de RR.HH. y ofrece una visión general de todas las denuncias de su organización, dividida en las métricas clave de esta función:

• Número de denuncias abiertas
• Número de denuncias actualizadas en los últimos 7 días
• Número de denuncias creadas en los últimos 30 días
• Número de denuncias cerradas en los últimos 30 días

Además, cualquier caso en riesgo se resaltará en rojo, para que seas consciente de los escenarios críticos que requieren atención.

Sus casos de denuncia

Aquí puede ver los casos que se le han asignado. Con la clasificación por defecto, los casos con comentarios no leídos se muestran en primer lugar. 

Las denuncias se ordenan alfabéticamente (de arriba a abajo) en el siguiente orden:

1. Comentarios no leídos (los casos con comentarios no leídos están siempre al principio)

2. Casos atrasados

3. Casos en riesgo (atrasados dentro de los 15 días, los verás en color rojo)

4. Casos en curso

5. Casos resueltos

6. Casos archivados (los casos archivados aparecen siempre a continuación)

Si hay denuncias con comentarios sin leer, se mostrarán en negrita en la parte superior y aparecerá un pequeño icono de un sobre, junto al asunto.

Ten en cuenta que las denuncias no pueden borrarse por motivos legales, sólo es posible archivarlas. Las denuncias  archivadas o resueltas se considerarán denuncias "cerradas" debido a su estado final. Esto significa que no se les pueden añadir nuevos comentarios. En caso de necesitar hacerlo en una denuncia cerrada, esta puede ser reabierta en cualquier momento, por el administrador, la categoría responsable o el denunciante.

Haciendo clic en el Código de denuncia o en el Título, podrás ver los detalles de los casos que se te hayan asignado.

Categorías asignadas

En esta sección podrás ver una lista de todas las categorías que se le han asignado.

Gestión de los casos denunciados

Como se ha indicado anteriormente, haciendo clic en el Código de denuncia o en el Título de cualquier denuncia, accederás a los detalles de la denuncia y podrás ver un resumen detallado de cada informe, incluida la Descripción proporcionada originalmente por el denunciante y cualquier Anexo que esta persona considere relevante.

La sección Conversación del caso le permitirá comunicarse con el denunciante y podrá dejar cualquier nota interna a la derecha. Estas notas sólo serán accesibles por el/los Responsable(s) de la denuncia.

¿Qué puede ser actualizado en una denuncia?

El denunciante sólo puede enviar comentarios y archivos adjuntos al caso a través del Portal del Denunciante. Los responsables de la denuncia pueden cambiar el estado y la prioridad de una denuncia y añadir notas internas, directamente a través de la sección de detalles de cada denuncia registrada en Kenjo.

Además, en la sección superior derecha, los responsables del caso podrán hacer clic en Mostrar histórico, lo que mostrará el historial del caso, donde se registrarán los siguientes eventos junto con su fecha y hora:

• Se crea un caso.
• El responsable del caso o el denunciante envían un nuevo comentario.
• El denunciante abre el caso.
• Cualquier cambio en el responsable o responsables del caso.
• Cualquier cambio en el estado del caso por parte de los responsables del caso.