Lesebestätigung anfordern

In diesem Artikel erfährst du alles zum Thema Lesebestätigungen. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Lesebestätigungen für Unternehmensdokumente
• Lesebestätigungen für Mitarbeiterdokumente
• Markierungen verwenden 
• Lesen bestätigen und Gelesenstatus überprüfen
• Eine Lesebestätigung im Nachhinein anfordern
• Sichtbarkeit im Nachhinein begrenzen

Lesebestätigungen für Unternehmensdokumente

Sobald du ein Dokument unter Smart Docs > Unternehmensdokumente in Kenjo hochlädst, kannst du eine  Lesebestätigung anfordern. Mit dieser Funktion kannst du sicherstellen, dass wichtige Dokumente gelesen werden und kannst überprüfen, wer ein Dokument bereits als gelesen markiert hat. 

• Klicke auf Smart Docs > Unternehmensdokumente.
• Klicke auf (+) Dokument hochladen.
• Wähle die Datei aus und füge ggf. Markierungen hinzu.
• Setze das Häkchen bei Lesebestätigung anfordern. 

Lesebestätigungen für Mitarbeiterdokumente

Du kannst Lesebestätigungen auch für Mitarbeiterdokumente anfordern. Hier kannst du sie jedoch erst nachträglich, also nachdem du das Dokument hochgeladen hast, hinzufügen. 

• Gehe zu Smart Docs > Mitarbeiterdokumente.
  
• Klicke auf einen Mitarbeiter.
  
• Klicke auf (+) Dokument hinzufügen und wähle die Datei aus.
• Klicke auf das hochgeladene Dokument und wähle in der rechten Menüleiste unter Aktionen Lesebestätigung anfordern aus. 
• Der Mitarbeiter erhält per E-Mail die Lesebestätigungsanfrage und klickt im Dokument auf Ich bestätige, dass ich das Dokument gelesen habe. 

Um den Gelesen-Status des Dokuments zu überprüfen, klicke auf das Dokument im Mitarbeiterordner und sehe den Status in der rechten Menüleiste.

Markierungen verwenden 

Beachte, dass du Markierungen verwenden kannst, um die Sichtbarkeit von Dokumenten für deine Mitarbeiter einzuschränken. Hierzu wähle die Markierung für z.B. eine Abteilungen deines Unternehmens aus.  Wenn du jedoch keine Einschränkungen für die Sichtbarkeit des Dokuments festlegst, ist das Dokument für alle verfügbar.

Wenn du das Dokument ohne eine Markierung hochlädst, erhalten alle Personen im Unternehmen (alle aktiven Mitarbeiter) die Lesebestätigung. Auch wenn du ein Unternehmensdokument auswählst, wählst du zu diesem Zeitpunkt keine spezifische Firma aus, sodass es an alle gesendet wird. Wenn du zwei Unternehmen hast, würde die Leseanforderung für beide Unternehmen gelten. Unternehmensdokumente sind nicht spezifisch für ein einzelnes Unternehmen, sondern für die gesamte Organisation.

Lesen bestätigen und Gelesenstatus überprüfen

Als Mitarbeiter siehst du die Bestätigungsaktion direkt im Dokument bei Kenjo oder kannst in der automatisierten E-Mail auf Dokument öffnen klicken, um zum Dokument weitergeleitet zu werden.  Auf der rechten Menüleiste siehst du den Button Hiermit bestätige ich, dass ich es gelesen habe. Klicke auf diesen Button, um zu bestätigen.

Als Admin siehst du eine neue Aktion: Gelesenstatus überprufen.

Klickst du auf Gelesenstatus überprüfen,  siehst du die folgende Übersicht:  

1.  Angefragt: Zeigt an, ob vom jeweiligen Mitarbeiter eine Lesebestätigung angefordert wurde oder nicht.

2. Status: zeigt an, ob das Dokument vom Mitarbeiter als gelesen bestätigt wurde oder noch nicht.

3.  Sichtbar: zeigt an, ob das Dokument für den jeweiligen Mitarbeiter sichtbar ist oder nicht. 

Über  4. Aktionen kannst du die folgende (Massen-)Aktionen ausführen:

• Anfrage zum Lesen senden
  
• Erinnerung zum Lesen senden
• Exportieren

1.  Pfeil-Symbol: Sende eine Lesebestätigung 

2. Brief-Symbol: Sende eine Erinnerung

Hinweis: Der Lesebestätigungsprozess ist nicht dynamisch, das heißt: Wenn du nach dem Senden der Anfrage einen neuen Mitarbeiter zu einer Abteilung hinzufügst, wird der neue Mitarbeiter zwar Zugriff auf das Dokument haben, aber keine Lesebestätigung erhalten, da er nach dem Senden der Anfrage hinzugefügt wurde.

Eine Lesebestätigung im Nachhinein anfordern

Hast du die Lesebestätigung beim Hochladen eines Dokuments nicht aktiviert, kannst du das mit diesen Schritten nachholen:

• Klicke auf das Dokument. 
• Klicke auf Lesebestätigung anfordern.

Falls du Markierungen in deinem Dokument verwendest, wird die Lesebestätigung an alle Mitarbeiter dieser Markierungs-Gruppe gesendet (z.B. Finance oder Marketing etc.). Verwendest du keine Markierungen, erhalten alle Mitarbeiter deines Unternehmens eine Lesebestätigungsanfrage.

Sichtbarkeit im Nachhinein begrenzen

Wenn du im Nachhinein entscheidest, dass das Dokument nicht mehr für alle sichtbar sein soll, bedenke folgende Punkte:

• Wenn du Gelesenstatus überprüfen klickst, siehst du dass viele Mitarbeiter mit der Lesebestätigungsanfrage keinen Zugriff mehr auf das Dokument haben. 
• Das Dokument ist für diese Mitarbeiter nicht mehr sichtbar, die Aktion eine Erinnerung senden nicht mehr möglich.
• Wenn diese Mitarbeiter versuchen, in der Lesebestätigungs-E-Mail auf Dokument öffnen zu klicken, erhalten sie eine Fehlermeldung (Dokument ist nicht verfügbar).