Arbeitspläne definieren die vertraglichen Arbeitsstunden und Arbeitstage der Mitarbeiter, sodass das System die Sollstunden, die Iststunden und die Mehrarbeit genau erfassen kann.

Übersicht: Einen Arbeitsplan erstellen

Befolge diese Schritte, um einen neuen Arbeitsplan zu erstellen:

1. Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen.

2. Wähle Arbeitspläne im linken Menü. 

3. Klicke auf Neuer Arbeitsplan.

4. Gib die Informationen zum Arbeitsplan ein.

5. Konfiguriere die Arbeitstage und Stunden.

6. Klicke auf SPEICHERN.

Nach dem Speichern kannst Du den Arbeitsplan Mitarbeitern zuweisen. Aber lass uns Schritt für Schritt beginnen. 

Schritt 1: Basisinformationen definieren

1. Name des Arbeitsplans* (Pflichtfeld) 

Gib dem Arbeitsplan einen klaren und erkennbaren Namen.

Beispiele: Vollzeit Büro, Flexible Schicht Einzelhandel, Wochenende Einzelhandel etc.

Ein klarer Name erleichtert es, den richtigen Arbeitsplan später zu identifizieren und zuzuweisen.

Schritt 2: Vertragliche Stunden und gesetzliche Grenzen definieren

1. Wochenstunden und Limits konfigurieren* (Pflichtfeld)

In diesem Abschnitt definierst Du den vertraglichen Rahmen für den Mitarbeiter.

2. Vertragliche Wochenstunden (0-48)* (Pflichtfeld)

Gib die im Vertrag des Mitarbeiters garantierten Wochenstunden an.

3. Gesetzliches/Vertragliches Wochenlimit (1-48)* (Pflichtfeld)

Gib die maximal zulässige Anzahl an Stunden pro Woche an. Jede erfasste Zeit über diesem Limit wird als Überstunden eingestuft.

4. Tägliches gesetzliches Limit

Gib die maximal zulässige reguläre Arbeitszeit pro Tag an (zum Beispiel 10 oder 12 Stunden, je nach lokalen Vorschriften).

Schritt 3: Die Arbeitswoche in der Plananpassung konfigurieren

Wähle die Option (Ja oder Nein) für Gleiche Anzahl an Tagen pro Woche, die am besten zum Arbeitsmuster des Mitarbeiters passt.

Dieser Abschnitt bestimmt, wie sich die Arbeitswoche des Mitarbeiters verhält.

Anstelle von festen Plantypen verwendet das System eine logikbasierte Konfiguration.

Option: Nein

1. Wähle Nein aus, wenn die Anzahl der Arbeitstage von Woche zu Woche variieren kann.

Minimale und maximale Arbeitstage pro Woche (0-7)* (Pflichtfeld)

2. Definiere die minimalen Arbeitstage einer Woche und die maximalen Tage einer Woche. 

Beispiel:

Woche 1: 2 Arbeitstage --> die minimalen Tage sind 2

Woche 2: 6 Arbeitstage --> die maximalen Tage sind 6

Diese Konfiguration ist ideal für schichtbasierte Rollen oder stark variierende Pläne, wie im Gastgewerbe oder Einzelhandel.

3. Definiere das Arbeitstag-Fenster (Mo-So), in dem der Mitarbeiter potenziell arbeiten könnte.

Beispiel: Das ist Liza, eine Hotel-Bartenderin, die einem rotierenden Drei-Wochen-Plan folgt. Ihre Stunden verschieben sich in einem beständigen Zyklus: Sie arbeitet vier Tage in Woche A, hat eine kürzere Drei-Tage-Phase in Woche B, und steigert sich auf eine Sechs-Tage-Woche in Woche C.

Option: Ja

1. Wähle Ja aus, wenn der Mitarbeiter immer die gleiche Anzahl an Tagen pro Woche arbeitet.

Beispiel:

5 Arbeitstage pro Woche

Wenn Du Ja wählst, musst Du außerdem Folgendes definieren:

2. Gib die Anzahl der Arbeitstage an, die der Mitarbeiter jede Woche arbeitet.

3. Wähle ein Arbeitstag-Fenster aus.

Der Zeitraum, in dem diese Arbeitstage stattfinden können.

Beispiel:

Arbeitstage pro Woche: 5

Arbeitsfenster: Montag–Samstag

Diese Konfiguration bietet Flexibilität bei der Wahl, welche spezifischen Tage pro Woche gearbeitet werden.

Beispiel: Das ist Moníca, sie ist Product Managerin und arbeitet immer 5 Tage die Woche, meistens von Montag bis Freitag. Einmal im Quartal arbeitet sie an einem Samstag und nimmt sich dafür den Montag frei. Das ist jedoch ein Sonderfall, die meisten ihrer Kollegen immer von Montag bis Freitag. 

Schritt 4. Den Verteilungsmodus für tägliche Stunden wählen

1. Wähle aus, wie die täglichen Stunden definiert werden

Wenn Du Ja für die gleiche Anzahl an Tagen pro Woche ausgewählt und die Tage* festgelegt hast, kannst Du verschiedene Optionen für die tägliche Stundenverteilung wählen. 

Option 1: Nur Arbeitstage festlegen

Bestens geeignet für:

• sehr flexible Rollen

• schichtbasierte Arbeit

• variable tägliche Arbeitsstunden

Das System erfasst nur die gesamten Wochenstunden und erzwingt keine festen Stunden pro Tag.

Option 2: Arbeitstage mit Gesamtstunden festlegen

Bestens geeignet für Mitarbeiter, die eine feste Anzahl von Stunden pro Tag arbeiten, aber keine festen Start- und Endzeiten haben.

Beispiel:

• 8 Stunden pro Tag

• flexible Startzeit

Option 3: Arbeitstage mit Start- und Endzeiten festlegen

Bestens geeignet für traditionelle feste Arbeitspläne.

Beispiel:

• 09:00 – 18:00 (nur bezahlte Zeit, könnte auch beinhaltete bezahlte Pausen)

Das System erfasst die exakten Start- und Endzeiten für jeden Arbeitstag. Weitere Details findest Du unten im Abschnitt Umgang mit Pausen 

6. Konfigurationsbeispiele

Beispiel A: Büroangestellte mit rotierenden Tagen wie Moníca

Profil

• 35 Stunden pro Woche

• Arbeitet 5 Tage pro Woche

• Arbeitstage können jeder Tag zwischen Montag und Samstag sein

Konfiguration

1. Setze Gleiche Anzahl an Tagen? auf Ja.

2. Gib 5 Tage bei Arbeitstage pro Woche ein.

3. Wähle Mo–Sa im Arbeitsfenster aus.

4. Wähle Arbeitstage mit Gesamtstunden festlegen unter Tägliche Verteilung.

5. Gib 07:00 Stunden pro Tag ein.

Ergebnis

Das System erwartet 35 Stunden an 5 Tagen, aber die exakten Arbeitstage können innerhalb des Fensters von Montag bis Samstag variieren.

Beispiel B: Restaurantpersonal mit hoher Variabilität wie Liza

Profil

• 32 Stunden pro Woche

• Arbeitet zwischen  2 und 7 Tagen pro Woche

• Arbeitstage hängen vom wöchentlichen Dienstplan ab

Konfiguration

1. Setze Gleiche Anzahl an Tagen? auf Nein.

2. Wähle Mo–So im Arbeitsfenster aus.

3. Wähle Nur Arbeitstage festlegen unter Tägliche Verteilung.

Ergebnis

Das System konzentriert sich auf das wöchentliche Ziel von 32 Stunden.

Die Stunden können auf weniger lange Schichten oder mehr kurze Schichten verteilt werden, je nach betrieblichem Bedarf.

7. Pausen korrekt handhaben

Verstehe, wie Pausen die Arbeitszeit beeinflussen

Die Gesamtstunden, die im Plan eingegeben werden, sollten nur die bezahlte Arbeitszeit widerspiegeln.

Wenn Mitarbeiter eine unbezahlte Pause haben, kannst Du dies auf zwei Arten handhaben:

Option 1: Zwei Schichten erstellen

Beispiel:

• 09:00–13:00

• 14:00–18:00

Option 2: Die Pause von der täglichen Gesamtsumme abziehen

Beispiel:

• 8-Stunden-Arbeitstag mit einer 1-stündigen unbezahlten Pause

• Gib 7:00 Stunden als tägliche Arbeitszeit ein.

8. Den Arbeitsplan Mitarbeitern zuweisen

Mitarbeiter während der Erstellung des Plans zuweisen

Beim Erstellen eines Arbeitsplans kannst Du direkt die Mitarbeiter auswählen, die diesen Plan nutzen sollen.

Du kannst Arbeitspläne auch später zuweisen.

1. Öffne ein Mitarbeiterprofil.

2. Gehe zum Tab Persönliches Profil.

3. Scrolle nach unten zum Abschnitt Arbeitsplan .

4. Wähle ARBEITSPLAN ZUWEISEN.

5. Wähle ein Gültigkeitsdatum für die Zuweisung.

6. Wähle Einen Arbeitsplan zuweisen.

7. Klicke auf SPEICHERN.