Crear horarios de trabajo

Modificado el Lun, 3 Feb a 2:30 P. M.

Kenjo ofrece la flexibilidad de crear distintos horarios de trabajo para tu organización. Puedes asignar tus empleados a los horarios - periodo (fecha de efecto) que necesiten.

TABLA DE CONTENIDO

Crear un horario de trabajo
Horarios de trabajo estacionales o rotativos

Conoce a Liza
Liza es una empleada en nuestra organización. Sus horas semanales contratadas y días de trabajo están definidos en su perfil de empleado, con 22 horas por semana, los viernes y sábados. Actualmente, no tiene un horario de trabajo asignado.
A lo largo de este proceso, exploraremos dos escenarios:
1) Crearemos un nuevo horario de trabajo en la organización y asignaremos a Liza.
2)Asignaremos a Liza a un horario de trabajo existente.
 
¡Empecemos!

Crear un horario de trabajo

Sigue los siguientes pasos para crear un horario de trabajo:

Ve a la pestaña Mi registro de horas y haz clic en Ajustes
Haz clic en la opción Horarios de trabajo del menú lateral izquierdo
Haz clic en CREAR HORARIO DE TRABAJO

Paso 1: Agregar nuevo horario de trabajo

1 Nombre del horario de trabajo: Especifica un nombre para este horario.

2 Tiempo esperado calculado a partir del horario de trabajo: Actualmente, esta es nuestra única fuente para calcular el tiempo esperado de un empleado.

3 Tipo de horario de trabajo:

Flexible: Define el total de horas para cada día laboral seleccionado. Las horas reales se obtendrán de las entradas de tiempo del empleado.
Fijo: Permite definir horas de trabajo específicas para cada día laboral seleccionado.

Ejemplo de un horario de trabajo flexible	Ejemplo de un horario de trabajo Fijo

Nota: Ingresa las horas esperadas para los días laborales activos en formato HH:MM.	Nota: Ingresa la hora de inicio y fin del turno del empleado en formato de 24 horas. Puedes agregar múltiples turnos por día laboral haciendo clic en el botón azul (+) en el día correspondiente o eliminar un turno haciendo clic en el icono de papelera roja.

Liza, nuestra empleada de ejemplo, será asignada al horario de fin de semana del Hotel Restaurante, que es un horario fijo, solo los viernes y sábados de 11:00 a 22:00. Su total de horas esperadas por semana es de 22 horas.

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Paso 2: Asignar empleados a horarios de trabajo

Tienes dos opciones para asignar empleados a un horario de trabajo:

Opción 1: Asignarlos inmediatamente después de crear el horario de trabajo.
Opción 2: Asignarlos más tarde desde las opciones de administración del propio horario.

Para Opción 1: Asignar empleados inmediatamente

Haz clic en Sí, asignar empleados.

En la siguiente página, puedes asignar empleados a tu horario de trabajo. Puedes encontrarlos fácilmente aplicando filtros o escribiendo sus nombres en el campo de búsqueda.

Haz clic en SIGUIENTE cuando hayas agregado a todos los empleados que deseas asignar a este horario de trabajo.

Para Opción 2.1: Asignar empleados a un horario de trabajo existente más tarde

Ve a Asistencia > Configuración > Horarios de trabajo.
Busca el horario de trabajo existente al que deseas asignar empleados.
Haz clic en el enlace de Empleados asignados o pulsa en los tres puntos > administrar empleados.
Ahora, haz clic en Asignar empleados.
Continúa con Paso 2 y Paso 3.

Para Opción 2.2: Asignar empleados a través del perfil del empleado

Ve al Directorio de personas y haz clic en el nombre del empleado para abrir su perfil
Desplázate hacia abajo hasta la sección de Horario de trabajo
Haz clic en ASIGNAR HORARIO DE TRABAJO
Deja la opción recomendada - Asignar a un horario de trabajo
Elige el horario predeterminado o abre el menú desplegable para seleccionar otro horario de trabajo existente

Paso 3: Establecer la fecha de efecto del horario de trabajo

En la página de configuración, debes definir la fecha de efecto (Inicio) del horario de trabajo, y te proponemos dos opciones para ayudarte a establecer dicha fecha.

1 Fecha de inicio del empleado: Es la fecha en que el empleado comenzó a trabajar en la organización, definida en su perfil en Kenjo, si algún empleado no la tiene informada, será obligatorio poner una fecha.

La fecha de inicio de Liza como empleada fue el 01.01.2023. Ten en cuenta que si la fecha de inicio del empleado está en el pasado, el horario de trabajo recalculará la asistencia según los días y horas esperados definidos en el horario de trabajo. Esto sobrescribirá todas las entradas de tiempo previamente registradas y los cálculos de horas extras.

2 Fecha de efecto personalizada: Puedes definir cualquier fecha para cada persona a la que asignes el horario de trabajo:

Establecer una única fecha de efecto personalizada para todos los asignados, ingresándola en el campo de fecha personalizada masiva, y esta fecha se le asignará a toda tu selección de empleados.
Establecer manualmente la fecha de efecto para cada asignado según sea necesario, puedes hacerlo desde el principio, o después del proceso de fecha de efecto personalizada masivo.

Escenario 1: La fecha de inicio es en el presente

En nuestro ejemplo, solo estamos asignando a Liza con la fecha efectiva del 17 de diciembre de 2024 al horario de trabajo Hotel Restaurante fin de semana. Dado que esta fecha está en el presente, no tendrá ningún efecto sobre sus registros de tiempo creados ni sobre los cálculos de horas extra anteriores.

Escenario 2: La fecha de inicio es en el futuro

En este caso, asignamos a Liza al horario de trabajo Hotel Restaurante Cena de Fin de Semana. Como Liza ya tiene un horario de trabajo existente y no queremos afectar sus registros de tiempo creados ni sus cálculos de horas extra, debemos asegurarnos de establecer la fecha efectiva en el presente o en el futuro. En este caso, queremos que el nuevo horario de trabajo de Liza comience en el futuro, el 1 de enero de 2025.

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Horarios de trabajo estacionales o rotativos

Si tienes empleados que trabajan diferentes horarios a lo largo del año, puedes asignarlos a múltiples horarios de trabajo por períodos específicos.

Sigue los pasos para asignar empleados a un horario existente.
Establece la fecha de efecto a una fecha personalizada.
Usa la fecha de efecto que desees para cada horario.

Ahora debes repetir el proceso para el otro horario de trabajo en el que deseas asignar a los empleados. Por ejemplo, si trabajan menos horas en verano o más horas durante la temporada navideña.

Sigue los pasos de 2) Asignar empleados a un horario de trabajo existente.
Establece la fecha efectiva en una fecha de efecto personalizada.
Usa la fecha de efecto en la que deseas que el empleado comience a utilizar este nuevo horario de trabajo.

Liza, por ejemplo, cambia entre el horario de Hotel Restaurante Weekend Dinner y el horario de Hotel Restaurante Weekend aproximadamente cada 3 meses. Ella trabaja en el primer horario a partir del 1 de enero de 2025 y comienza con el segundo horario el 1 de abril de 2025.

Aquí puedes encontrar cómo gestionar horarios de trabajo y qué son los horarios de trabajo personalizados.