Définition : Heures prévues et Heures requises
Pour garder une vue d'ensemble claire, il est important de distinguer ces deux concepts :
Remarque : N'active la planification des équipes que pour les employés qui l'utiliseront réellement. Tu t'assures ainsi que les heures prévues sont calculées correctement.
Heures prévues : indiquent les heures attendues d'un employé pour la journée en cours.
Option 1 : Si tu as activé la Planification des équipes pour cet employé, les heures prévues proviennent de la Planification des équipes. Si aucune heure n'a encore été planifiée pour un jour, Prévu 00h 00m sera toujours affiché.
Option 2 : Si l'employé n'est pas activé pour la planification des équipes, les heures prévues sont calculées sur la base des heures hebdomadaires contractuelles et des jours ouvrables enregistrés dans le profil de l'employé.
Heures requises : Constituent la base pour le calcul de la paie et le respect des exigences légales du contrat.
2. Récapitulatif du suivi du temps
Va dans Employés et sélectionne un employé
Clique sur Suivi du temps dans le menu horizontal
Le grand encadré gris du Récapitulatif du suivi du temps te montre avec une barre de progression bleue combien l'employé a atteint de ses heures prévues. Nous expliquons ci-dessous chaque étiquette en détail.
Temps total (Barre bleue) — Ce sont les heures rémunérées accumulées jusqu'à présent. Inclut : Temps enregistré + Absences rémunérées + Jours fériés légaux rémunérés.
Heures prévues (Ligne objectif) — Indique combien d'heures ont été planifiées jusqu'à la date actuelle.
Récapitulatif (Cercle) — Indique s'il existe un excédent d'heures (plus d'heures travaillées que planifiées) ou un déficit d'heures.
Heures requises (en bas à gauche) — Heures nettes contractuelles accumulées (heures contractuelles − absences − jours fériés).
3. Exemple pratique
Pour un employé avec 40 heures hebdomadaires contractuelles, 5 jours ouvrables et sans planification des équipes active :
Moyenne journalière : 8 heures (40 ÷ 5)
Le 23 du mois : Les heures planifiées accumulées = 17 jours ouvrables × 8h = 136h
Avec 2 jours fériés : Les heures requises = 136h − (2 × 8h) = 120h
4. La chaîne de priorité : d'où viennent les heures prévues ?
Le système utilise une hiérarchie précise pour déterminer les heures prévues et recherche les informations dans cet ordre spécifique :
Planification des équipes (Priorité maximale) : Si la gestion des équipes est activée pour l'employé, le système prend en compte exclusivement les équipes publiées dans la planification des équipes.
Heures contractuelles : Si aucune planification des équipes n'est disponible, les heures hebdomadaires contractuelles sont divisées par les jours ouvrables pour déterminer une moyenne journalière.
5. Activer et désactiver la Planification des équipes
Pour gérer un employé via la planification des équipes plutôt qu'avec un horaire de travail fixe, procède comme suit :
Pour activer la Planification des équipes :
Va dans le profil de l'employé
Cherche Activer la planification des équipes dans le menu à droite
Active le bouton Activer l'employé pour la planification des équipes en haut à droite
⚠ Important : Une fois que l'employé est activé mais qu'aucune planification des équipes n'a été publiée pour lui, les heures prévues seront de 0h. Le système suppose que l'employé n'est pas censé travailler s'il n'apparaît pas dans la planification des équipes.
Pour désactiver la Planification des équipes :
Va dans le profil de l'employé
Cherche Désactiver la planification des équipes dans le menu à droite
Désactive le bouton Activer l'employé pour la planification des équipes en haut à droite
6. Suivi des heures supplémentaires
Si les employés travaillent avec des heures cibles fixes et régulières et que le suivi des heures supplémentaires est activé, leur récapitulatif a un aspect légèrement différent : un récapitulatif supplémentaire des heures supplémentaires s'affiche à droite, tandis que toutes les autres valeurs restent identiques.
7. Vue journalière
La vue journalière du suivi du temps peut être utilisée par les administrateurs comme tableau de bord.
Va dans Suivi du temps > Récapitulatif du suivi du temps > Jour
Ici tu peux voir tous les employés avec :
Les heures d'arrivée et de départ effectivement enregistrées
Les pauses
Les informations optionnelles sur la localisation
Le total des heures accumulées de la journée
La différence entre le temps total et les heures prévues — c'est-à-dire si plus ou moins d'heures que prévu ont été travaillées ce jour-là (excédent d'heures ou déficit d'heures)