Ansichten
Zwischen Woche und Monat wechseln
Der Schichtplan zeigt standardmäßig die aktuelle Woche an. Um zwischen Wochen- und Monatsansicht zu wechseln, klicke auf Layout oben rechts und wähle unter Ansicht die Option Woche oder Monat.
Der erste Wochentag folgt der Einstellung in Deinen Unternehmenseinstellungen, nicht der Browsersprache. Um den Wochenbeginn anzupassen, gehe als Admin zu Einstellungen > Mein Unternehmen.
Layout auswählen
Das Layout bestimmt, wie die Zeilen im Schichtplan gruppiert werden. Klicke auf Layout und wähle eine der drei Optionen unter Layout:
Layout | Zeilen zeigen | Wann sinnvoll |
Mitarbeiter | Eine Zeile pro Mitarbeiter | Überblick über einzelne Personen, tägliche Planung |
Rolle | Mitarbeiter gruppiert nach ihren Rollen | Wenn Du sicherstellen willst, dass alle Rollen besetzt sind |
Arbeitsbereich | Mitarbeiter gruppiert nach Arbeitsbereich und Standort | Mehrere Bereiche (z.B. Küche, Kasse, Lager) parallel planen |
Mitarbeiteransicht
Die Mitarbeiteransicht zeigt eine Zeile pro Mitarbeiter mit allen zugewiesenen Schichten. Pro Schicht siehst Du Rolle, Start- und Endzeit ohne Pause, Schichtdauer und Standort. Klicke auf (+) neben dem Mitarbeiternamen am gewünschten Tag, um eine neue Schicht zu erstellen.
Rollenansicht
Die Rollenansicht gruppiert Mitarbeiter nach ihren Rollen. Beim Erstellen einer Schicht ist die Rolle bereits vorausgewählt, Du musst nur noch Standort und Zeit angeben. Das reduziert Fehler bei der Rollenzuweisung und gibt Dir einen besseren Überblick, welche Rollen noch besetzt werden müssen.
Arbeitsbereichsansicht
Die Arbeitsbereichsansicht gruppiert Mitarbeiter nach Arbeitsbereich und Standort. Du kannst Mitarbeiter per Drag & Drop zwischen Arbeitsbereichen verschieben.
Kartengröße einstellen
Die Kartengröße bestimmt, wie viele Informationen auf jeder Schichtkarte sichtbar sind. Klicke auf Layout und wähle unter Kartengröße:
Kartengröße | Was angezeigt wird |
Kompakt | Die unter Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen konfigurierten Felder (max. 2 auswählbar: Rolle, Start/Ende, Dauer, Standort) |
Erweitert | Alle verfügbaren Informationen zur Schicht |
Minimal | Nur die Rolle — maximale Anzahl an Schichten gleichzeitig sichtbar |
Um die Felder für die Kompakt-Ansicht festzulegen, gehe zu Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen und wähle unter Layout anpassen bis zu zwei Felder aus.
Gehe zurück zum Schichtplan, klicke auf Layout und wähle unter Kartengröße die Option Kompakt.
So sieht Dein Schichtplan anschließend aus:
Die Kompakt-Ansicht funktioniert auch in der Rollenansicht:
Hinweis: Die Kartengröße gilt für alle Nutzer mit Zugriff auf den Schichtplan. Nur Admins und Vorgesetzte können zwischen Kompakt, Erweitert und Minimal wechseln.
Mitarbeiter filtern
Die Filterleiste oberhalb des Schichtplans bleibt beim Scrollen sichtbar. Wähle einen oder mehrere Filter und klicke auf Anwenden. Um Filter zu entfernen, klicke auf das X neben dem aktiven Filter und erneut auf Anwenden.
Verfügbare Filterkriterien: Standort, Mitarbeiter, Rollen, Arbeitsbereiche, Markierungen.
Hinweis: Um zum Anfang der Liste zu springen, klicke auf den Pfeil nach oben unten rechts im Schichtplan.
Zwei weitere Filter-Optionen:
Nur mit Schichten im Zeitraum: Blendet Zeilen von Mitarbeitern ohne Schichten im aktuell sichtbaren Zeitraum aus. Wenn dieser Filter aktiv ist, ist der Mitarbeiter-Filter deaktiviert und umgekehrt.
Schichtkonflikte: Zeigt nur Mitarbeiter, bei denen Konflikte vorliegen. Die Anzahl der aktuellen Konflikte wird oben in der Leiste angezeigt. Klicke auf Schichtkonflikte, um den Filter zu aktivieren.
Abwesenheiten, Stundensaldo und Feiertage anzeigen
Abwesenheiten: Ein farbiger Balken an einem Tag zeigt eine genehmigte Abwesenheit für diesen Mitarbeiter an. Klicke auf den Balken, um Typ und Zeitraum der Abwesenheit zu sehen.
Stundensaldo pro Mitarbeiter: Neben jedem Mitarbeiter wird ein Chip mit den geplanten Stunden angezeigt. Klicke auf den Chip, um die Time Info Card zu öffnen:
Zeile | Bedeutung |
Vertragsstunden | Vertraglich vereinbarte Stunden im Zeitraum |
Abwesenheit | Genehmigte Abwesenheitszeiten |
Feiertag | Feiertage im Zeitraum |
Erforderlich | Tatsächlich zu planende Stunden (Vertragsstunden minus Abwesenheit und Feiertage) |
Geplant | Bisher geplante Schichtstunden |
Differenz | Geplant minus Erforderlich — positiv bedeutet Überplanung, negativ bedeutet noch offen |
Hinweis: Ob der Chip das Überstundensaldo oder das Zeitkontosaldo zeigt, hängt davon ab, welches Stundenmodell Dein Unternehmen nutzt. Beide nutzen denselben Chip, aber mit unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen.
Feiertage: Wenn unter Schichtplan > Einstellungen > Anzeigeoptionen die Option Feiertage anzeigen aktiviert ist, werden Feiertage der ausgewählten Standorte direkt im Plan hervorgehoben.
Schichtverlauf ansehen
Die Schichthistorie hilft Dir bei drei wichtigen Aufgaben:
Nachverfolgbarkeit: Du siehst auf einen Blick, wer wann welche Änderung an einer Schicht vorgenommen hat, und welche Felder sich genau geändert haben, mit Namen, Zeitstempel und Alter Wert → Neuer Wert. Das ist hilfreich, wenn Mitarbeiter verstehen möchten, warum ihre Schicht anders aussieht als erwartet, und wenn mehrere Schichtplaner gemeinsam Schichten verwalten und den Überblick über alle Änderungen behalten möchten.
Compliance & Audit: Der vollständige Änderungverlauf ist ein Beweis, dass Schichten korrekt geplant und autorisiert wurden, erforderlich für gesetzliche Compliance, besonders in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, wo Arbeitszeitdokumentation geprüft wird. Auch relevant, wenn der Betriebsrat über Änderungen informiert und auf dem Laufenden gehalten werden muss.
Fehleranalyse: Wenn etwas schiefgeht (falscher Mitarbeiter, falscher Standort), kannst Du rückwärts durch die Historie gehen, um zu sehen, wie der Fehler entstanden ist und wer betroffen war.
Wenn Du eine Schicht öffnest, kannst Du eine vollständige Änderungshistorie sehen — wer sie erstellt, bearbeitet, veröffentlicht oder zugewiesen hat, und genau was sich geändert hat.
Historie anzeigen
Gehe zu Schichtplan > Schichtpläne.
Klicke auf eine Schicht, um das Detaildialog zu öffnen.
Im Dialog siehst Du zwei Reiter: Details und Verlauf.
Klicke auf Verlauf, um die Zeitleiste aller Änderungen zu sehen.
Optional: Klicke auf Verlauf herunterladen, um die gesamte Historie als Excel-Datei zu exportieren.
Für jede Änderung wird angezeigt:
Information | Das siehst Du |
Wer die Änderung vorgenommen hat | Name und Foto der Person |
Was geändert wurde | Der Aktionstyp (erstellt, bearbeitet, veröffentlicht, zugewiesen, getauscht) |
Feldänderungen | Alter Wert → neuer Wert für jedes Feld (z.B. "Anna Schmidt → Offene Schicht") |
Wann es passiert ist | Datum und Uhrzeit der Änderung (in Deiner lokalen Zeitzone) |
Wer kann die Historie sehen
Zugriff haben:
Mitarbeiter: Können die Historie nur ihrer eigenen Schichten sehen.
Vorgesetzte und Admins: Können die Historie aller Schichten sehen, auf die sie Zugriff haben.
Ein Benutzer ohne Berechtigung, eine Schicht anzusehen, kann auch deren Historie nicht sehen.
Hinweis: Die Funktion Schichtverlauf ist für Kunden mit dem Connect V4 -Plan und TAA+Admin sowie im Free Trial-Zeitraum verfügbar. Wenn Dein Unternehmen keinen dieser Pläne hat, ist der Historie-Reiter mit einer Upgradenachricht gesperrt.
Häufige Fragen
Kann ich die Historie einer Schicht sehen, die vor dieser Funktion erstellt wurde?
Ja. Schichten, die vor der Historienfunktion erstellt wurden, zeigen einen Erstellungseintrag aus den Audit-Feldern der Schicht, sodass Du immer siehst, wer sie erstellt hat und wann — aber einzelne Feldänderungen vom Erstellungsmoment werden nicht aufgezeichnet.
Zeigt die Historie, wer Abwesenheitsanfragen genehmigt hat?
Nein. Abwesenheitsgenehmigungen werden im Abwesenheit-Modul aufgezeichnet, nicht in der Schichthistorie. Die Schichthistorie erfasst nur direkte Änderungen an der Schichtkarte selbst.
Wird eine leere Bearbeitung aufgezeichnet?
Nein. Leere Bearbeitungen (Schicht öffnen und Speichern ohne Änderungen) werden bewusst nicht protokolliert, um die Zeitleiste fokussiert zu halten.
Welche Zeitzone hat der Historien-Zeitstempel?
Der Zeitstempel wird in Deiner lokalen Browserzone angezeigt, sodass Du die tatsächliche Uhrzeit siehst, zu der die Änderung passiert ist. Das Datum einer Schicht (falls geändert) ist immer UTC, sodass das Kalenderdatum niemals verschoben wird.
Warum beginnt mein Schichtplan nicht am richtigen Wochentag?
Der Wochenstart ist in den Unternehmenseinstellungen konfiguriert. Wenn der angezeigte Wochentag nicht stimmt, kann ein Admin den Wochenstart unter Einstellungen > Mein Unternehmen anpassen.
Ich sehe nicht alle Mitarbeiter im Schichtplan. Woran liegt das?
Drei mögliche Ursachen: Der Mitarbeiter ist nicht für den Schichtplan aktiviert (prüfe Schichtplan > Einstellungen > Schichtmitarbeiter), der Filter "Nur mit Schichten im Zeitraum" ist aktiv, oder Dein Berechtigungsprofil schränkt die Sichtbarkeit auf bestimmte Teams oder Standorte ein.
Was bedeutet der farbige Balken neben einem Mitarbeiter?
Ein farbiger Balken zeigt eine genehmigte Abwesenheit an diesem Tag an. Klicke auf den Balken, um Typ und Zeitraum zu sehen.
Was ist der Unterschied zwischen Kompakt und Minimal?
Kompakt zeigt die unter Anzeigeoptionen konfigurierten Felder (max. 2). Minimal zeigt nur die Rolle und ist die platzsparendste Option. Erweitert zeigt alle Informationen zur Schicht.
Kann ich die Kartengröße nur für mich persönlich ändern?
Nein. Die Kartengröße gilt für alle Nutzer mit Zugriff auf den Schichtplan. Nur Admins und Vorgesetzte können sie ändern.