Definition: Geplante Stunden und Sollstunden
Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, zwischen diesen beiden Konzepten zu unterscheiden:
💡 Tipp: Aktiviere die Schichtplanung nur für Mitarbeiter, die sie aktiv nutzen, damit die geplanten Stunden stets korrekt berechnet werden.
Geplante Stunden: zeigen an, welche Stunden heute von einem Mitarbeiter erwartet werden.
Option 1: Wenn Du für diesen Mitarbeiter den Schichtplan aktiviert hast, kommen diese geplanten Stunden vom Schichtplan. Wenn noch keine Stunden im Schichtplan für einen Tag geplant sind, werden immer Geplant 00h 00m angezeigt.
Option 2: Wenn der Mitarbeiter nicht für Schichtplanung aktiviert ist, berechnen sich die geplanten Stunden auf Grundlage seiner im Mitarbeiterprofil hinterlegten vertraglichen Wochenstunden und Wochentagen.
Sollstunden: Bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung und sind die Stunden, die rechtlich eingehalten müssen, da sie dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters entsprechen.
🔍 Schnell-Check: Die aktuelle Quelle eines Mitarbeiters ist direkt in der Kopfzeile unter Meine Anwesenheit sichtbar – dort wird ein Textfeld angezeigt, wenn dem Mitarbeiter ein Schichtmitarbeiter ist.
Zeiterfassung Übersicht
Gehe zu Mitarbeiter und wähle einen Mitarbeiter aus.
Klicke im horizontalen Menü auf Anwesenheit.
Das große graue Feld der Zeiterfassung Übersicht zeigt Dir mit einem blauen Fortschrittsbalken an, wieviel der Mitarbeiter von seinen geplanten Arbeitsstunden schon erreicht hat. Hier erklären wir die die einzelnen Bezeichnungen genau.
Gesamtzeit (Blauer Balken) | Dies sind die bisher angesammelten bezahlten Stunden. Dazu gehören: Erfasste Stunden + Bezahlte Abwesenheiten + bezahlte gesetzliche Feiertage. |
Geplante Stunden (Ziellinie) | Zeigen an, wie viele Stunden bis zum aktuellen Datum eingeplant wurden |
Arbeitszeitkonto (Kreis) | Zeigt an, ob ein Zeitplus (mehr gearbeitete Stunden als geplant) oder ein Zeitminus vorliegt. |
Sollstunden (unten links) | Kumulierte vertragliche Nettostunden (Mindestarbeitszeit − Abwesenheiten − Feiertage) |
Praktisches Beispiel
Für einen Mitarbeiter mit einem 40-Stunden-Wochenvertrag, 5 Arbeitstagen und ohne aktiven Schichtplan:
Täglicher Durchschnitt: 8 Stunden (40 / 5).
Am 23. des Monats: Die kumulierten geplanten Stunden betragen 17 Arbeitstage × 8 Std. = 136 Std.
Bei 2 gesetzlichen Feiertagen: Die Sollstunden betragen 136 Std. − (2 × 8 Std.) = 120 Std.
Die Prioritätskette: Woher kommen geplante Stunden?
Das System verwendet eine strikte Hierarchie zur Bestimmung der geplanten Stunden und sucht in dieser spezifischen Reihenfolge nach Informationen:
Schichtplan (Höchste Priorität): Wenn für den Mitarbeiter die Schichtverwaltung aktiviert ist, berücksichtigt das System ausschließlich (!) die im Schichtplan veröffentlichten Schichten.
Vertragliche Stunden: Wenn kein Schichtplan vorhanden ist, werden die wöchentlichen Vertragsstunden durch die Arbeitstage geteilt, um einen täglichen Durchschnitt zu ermitteln.
Schichtplan aktivieren und deaktivieren
Um einen Mitarbeiter über den Schichtplan statt über einen festen Arbeitsplan zu verwalten, gehst Du wie folgt vor:
Um den Schichtplan zu aktivieren:
Gehe zum Mitarbeiterprofil
Suche im Menü auf der rechten Seite nach Schichtplan aktivieren.
Aktiviere den Schalter Mitarbeiter für Schichtplanung aktivieren oben rechts.
⚠ Wichtig: Sobald der Mitarbeiter aktiviert ist, aber kein Schichtplan für den Mitarbeiter veröffentlicht wurde, betragen die geplanten Stunden 0 Std. Das System geht davon aus, dass vom Mitarbeiter nicht erwartet wird zu arbeiten, wenn er nicht im Schichtplan steht.
Um den Schichtplan zu deaktivieren:
Gehe zum Mitarbeiterprofil
Suche im Menü auf der rechten Seite nach Schichtplan deaktivieren.
Deaktiviere den Schalter Mitarbeiter für Schichtplanung aktivieren oben rechts.
Zeitkonto verstehen
Mit dem Zeitkonto haben Mitarbeiter und Führungskräfte eine transparente Übersicht über Über- und Minusstunden, unabhängig von Kenjos klassischer Überstundenverfolgung. Der Saldo des Zeitkontos ist bei Mehrstunden positiv und bei Minusstunden negativ. Die momentan nicht veränderbare Standardeinstellung ist, dass Überstunden nicht aus dem Vormonat übernommen werden.
Als Admin gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiter auswählen] > Anwesenheit
Klicke oben rechts neben Aktionen auf den Zeitsaldo mit der momentanen Stundenzahl
Im sich öffnenden Fenster siehst Du die Zusammensetzung des Saldos mit einer Periodenaufschlüsselung der Gesamtstunden nach dem Status (laufend oder abgeschlossen), den Sollstunden, den erfassten Stunden und der Abweichung.
Als Übersicht siehst Du darunter die Sollstunden gesamt für den momentan laufenden Monat aufgeschlüsselt nach vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden, gesetzlichen Feiertagen, bezahlter sowie unbezahlter Abwesenheit.
Sichtbarkeit für Mitarbeiter verwalten
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Zeitkonto & Überstundenrichtlinien.
Wähle die betreffende Richtlinie aus und klicke auf Zur Mitarbeiterliste.
Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus, in dem du die Häkchen vor dem Namen setzt.
Aktiviere oder deaktiviere den Schalter um die Sichtbarkeit des Zeitkontos für den jeweiligen Mitarbeiter zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Mitarbeiter, deren Zeitkonto deaktiviert ist, sehen in der Anwesenheitsübersicht den Status Deaktiviert statt eines Saldos. Mitarbeiter ohne aktive Zeiterfassung oder mit aktivierter Überstundenverfolgung wird der Status Nicht verfügbar angezeigt.
Überstunden erfassen
Wenn Mitarbeiter mit festen und regelmäßigen Zielstunden arbeiten und die Überstundenverfolgung aktiviert ist, sieht ihre Übersicht etwas anders aus: Auf der rechten Seite wird eine zusätzliche Überstundenzusammenfassung angezeigt, während alle anderen Werte gleich bleiben.
Tagesansicht
Die tägliche Anwesenheitsansicht kann von Administratoren als Dashboard verwendet werden.
Gehe zu Anwesenheit > Zeiterfassung Übersicht > Tag
Hier siehst Du alle Mitarbeiter mit:
tatsächlich erfassten Start- und Endzeiten
Pausen
optionalen Standort-Infos
insgesamt kumulierten Stunden für den Tag
der Differenz zwischen Gesamtstunden und geplanten Stunden – also, ob am heutigen Tag mehr oder weniger Stunden als geplant gearbeitet wurden (Zeitplus oder Zeitminuus)
