Mithilfe von Email Templates und Workflows kannst du endlos viele Prozesse und die dazugehörigen Aufgaben und Benachrichtigungen definieren. 


Bevor dein Kenjo dich bei deiner täglichen Arbeit mit automatisierten Workflows unterstützt, musst du diese einmalig aufsetzen und kannst somit die Prozesse und Bedürfnisse deines Unternehmens automatisieren. 


Email Vorlagen


Falls du einen Workflow auslösen möchtest, der automatische Emails an dich oder deine Kollegen senden soll, musst du die entsprechende Vorlage in den Einstellungen erstellen


Mit Klick auf das + Symbol in den Email Einstellungen kannst du eine neue Vorlage erstellen. Wähle nun zuerst einen Namen für die Vorlage aus, der nur für Mitarbeiter mit Zugriff zu den Einstellungen sichtbar ist. Wähle danach den Betreff für die Email aus. 


Du hast nun die Möglichkeit eine individuelle Email Benachrichtigung zu erstellen. 

  • Wähle zunächst auf der rechten Seite die Grundeinstellungen für diese Vorlage, wie zum Beispiel die Kategorie und die Sprache. 

Die Auswahl des Objekts steht im Zusammenhang mit der Auswahl des Objekts im Workflow. 

Die Objekte müssen IMMER identisch sein.


Beispiel: Du möchtest, dass du für alle Abwesenheitsanfragen deines Teams eine Email Benachrichtigung erhältst. 

→ Wähle hierzu sowohl im Template als auch im Workflow das Objekt “Abwesenheitsanfrage”. 


Nun hast du nebst deiner vorgefertigten Email auch die Möglichkeit Platzhalter hinzuzufügen. Jedes Objekt bietet dir unterschiedliche Platzhalter an, welche mit Klick auf den Namen automatisch in deine Zwischenablage kopiert werden. 


Somit hast du nun die Möglichkeit jede Email zu personalisieren und alle notwendigen Informationen an den Empfänger zu kommunizieren. 


Beispiel: {!relatedUser.displayName} hat {!_timeOffTypeName} von {!_from} bis {!_to} angefragt.


In diesem Beispiel erhält der Empfänger der Email den Namen des Anfragenden, die angefragte Abwesenheitsart sowie den Zeitraum der Abwesenheit. 


Um deine Email noch individueller zu gestalten kannst du vom Text Editor in die HTML Sicht wechseln. Hier kannst du Verlinkungen, Logos und vieles mehr einstellen. 



Workflows


Wenn du nun alle notwendigen Emails definiert hast, kannst du deinen Workflow anlegen. 

  • Wähle in den Einstellungen den Bereich Workflows und lege mit Klick auf das + Symbol einen neuen Workflow an. 
  • Benenne nun zuerst deinen Workflow und wähle dann ein Objekt aus. Denke daran, dass du in der Email Vorlage dasselbe Objekt wie im Workflow ausgewählt haben musst. 


Das Objekt bildet die Grundlage für die möglichen Auslöser deines Workflows. Du kannst vorgefertigte Auslöser verwenden oder einen benutzerdefinierten Anwendungsfall bestimmen.


  • Bei der Terminierung kannst du genau bestimmen, wann der Workflow ausgelöst werden soll. 
  • Optional kannst du nun noch einen Filter einstellen um deinen Workflow genauer zu definieren. 


Eine Übersicht einiger Beispiel-Workflows findest du im Artikel Beispielhafte Workflows.


Wenn du nun alle “Wenn”-Angaben in der Grundeinstellung vorgenommen hast, kannst du über den Button “Aktion hinzufügen” das “Dann” definieren. 


  • Beginne bei der Definition deiner Aktion zunächst mit der Angabe des Namen der Aktion und des gewünschten Aktionstyps. Du hast hier die Auswahl zwischen einer Email-Benachrichtigung und einer Aufgabe. Wenn du eine Email-Benachrichtigung wählst kannst du nun auf deine erstellen Vorlagen zurückgreifen.


Wenn du als Aktion eine Aufgabe erstellen willst erscheint diese nach Auslösen des Workflows im Menü unter Aufgaben des betroffenen Mitarbeiters. 


  • Im nächsten Schritt kannst du nun noch die Domain für ausgehende Emails festlegen. 
  • Zuletzt kannst du nun noch den Empfänger definieren. Wähle hier aus zum Beispiel dem Vorgesetzten, ganzen Teams/Abteilungen oder auch einzelnen Mitarbeitern.


 


Du kannst jedem Workflow so viele Aktionen hinzufügen, wie du möchtest. So kannst du zum Beispiel eine Kombination zwischen Email Benachrichtigungen und Aufgaben in zum Beispiel einem Onboarding Workflow kreieren.