FAQ: Abrechnung

Hier sind die häufig gestellten Fragen zum Thema Abrechnung.

Inhaltsverzeichnis:

• F: Die Rechnungsadresse in meinen Rechnungen ist nicht korrekt. Wie kann ich sie ändern?
• F: Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es bei euch?
• F: Ich möchte mein Abonnement kündigen. Was muss ich tun?
• F: Ich erhalte immer noch Rechnungen, obwohl das Enddatum meines Vertrags abgelaufen ist. Was sollte ich tun?
• F: Welcher Mehrwertsteuersatz sollte für meine Rechnung gelten? 
• F: Meine Rechnung wird als unbezahlt angezeigt, obwohl ich sie bezahlt habe. Was soll ich tun?
• F: Meine Rechnungen werden nicht beglichen, obwohl ich eine Zahlungsmethode angegeben habe. Was soll ich tun?
• F: Ich verstehe die anteiligen Gebühren nicht. Warum wird mir mehr berechnet?
• F: Was passiert, wenn ich unbezahlte Rechnungen habe?
• F: Ich möchte meinen Abrechnungsrhythmus ändern. An wen muss ich mich wenden?
• F: Wir haben ein anderes Zahlungsportal für unsere Anbieter, z. B. Kenjo. Können die Rechnungen auch dort hochgeladen werden?
• F: Wie ist die steuerliche Behandlung für mexikanische Kunden?

F: Die Rechnungsadresse in meinen Rechnungen ist nicht korrekt. Wie kann ich sie ändern?

A: Gehe in Kenjo zu Einstellungen > Abrechnung > Dein Abonnement und überprüfe, ob die Rechnungsadresse korrekt ist. Falls ein Fehler vorliegt, nimm bitte die notwendigen Änderungen vor. Dadurch wird sichergestellt, dass künftige Rechnungen die richtige Adresse enthalten. Wenn du die Rechnungsadresse für eine bereits erhaltene Rechnung ändern musst , schreibe eine E-Mail an [email protected]. Du erhältst dann die aktualisierte Rechnung in deiner E-Mail.

F: Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es bei euch?

A: Wir haben derzeit 3 Zahlungsmöglichkeiten:

• Kreditkarte
• Lastschriftverfahren (SEPA)
• Banküberweisung (nur verfügbar für Unternehmen mit Zahlungen in EUR und über 5.000 €) 

F: Ich möchte mein Abonnement kündigen. Was muss ich tun?

A: Bitte wende dich an deinen Kundenbetreuer oder sende uns eine E-Mail an [email protected]. 

Unser Compliance-Team wird dich durch die notwendigen Schritte führen, um dein Abonnement zu kündigen und das Konto zu löschen.

Hinweis: Trial-Nutzer müssen nichts tun, um ihr Konto zu kündigen. Wenn du ein Testbenutzer bist und kein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Konto wünscht, wird dein Konto automatisch gelöscht, sobald die Testphase endet.

F: Ich erhalte immer noch Rechnungen, obwohl das Enddatum meines Vertrags abgelaufen ist. Was sollte ich tun?

A: Möglicherweise erhälst du am letzten Tag des gekündigten Abonnements eine Rechnung für anteilige Gebühren. Wenn das Fälligkeitsdatum der Kündigung jedoch überschritten ist und du dennoch eine Rechnung für einen neuen Abonnementzyklus von uns erhalten hast, wenden dich bitte an den Support unter [email protected].

F: Mir wurden verschiedene Rabatte gewährt. Behalte ich diese auch in den folgenden Jahren, wenn ich Kenjo weiterhin nutze? 

A: Bei einer automatischen Vertragsverlängerung gilt nur der 10%ige Rabatt für die jährliche Vorauszahlung. Weitere Verhandlungsrabatte in deinem Angebot gelten nicht bei automatischen Vertragsverlängerungen.

F: Welcher Mehrwertsteuersatz sollte für meine Rechnung gelten? 

A: Die Kenjo GmbH ist ein deutsches Unternehmen und wendet die gesetzliche Mehrwertsteuer an, abhängig von deinem Rechnungsland und dem Status der Mehrwertsteuerregistrierung. 

• Wenn du ein deutsches Unternehmen bist, wirst du mit 19% Mehrwertsteuer belastet.
• Wenn du ein europäisches Unternehmen bist UND dein Unternehmen für die innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer (MIAS) registriert ist, wird dir nach dem Reverse-Charge-Prinzip keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt.
• Wenn du ein europäisches Unternehmen bist, aber nicht im MIAS registriert bist, wird dir die deutsche Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt. Wir empfehlen dir, eine MIAS-Registrierung zu beantragen und dich mit [email protected] in Verbindung zu setzen, damit wir dir in dieser Situation helfen können.
• Rechnungen in andere Länder werden je nach den länderspezifischen Vorschriften erstellt.

Beachte, dass wir die Mehrwertsteuer für diese Rechnung nicht erstatten, wenn wir die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht erhalten haben, bevor wir deine Rechnung ausstellen. Deine nächste Rechnung wird mehrwertsteuerfrei sein, sofern du eine korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben hast.

F: Meine Rechnung wird als unbezahlt angezeigt, obwohl ich sie bezahlt habe. Was soll ich tun?

A: Es kann bis zu 3 Tage dauern, bis die Überweisung bei uns eintrifft und im System berücksichtigt wird. Wenn diese Zeit bereits verstrichen ist und deine Rechnung unbezahlt bleibt, wenden dich mit deinem Zahlungsnachweis an den Rechnungssupport unter [email protected]. Wusstest du schon, dass du solche Verzögerungen vermeiden kannst, indem du eine Online-Zahlungsmethode hinzufügst?

F: Wie gebe ich eine Online-Zahlungsmethode ein, um meine Zahlungen zu automatisieren und in Ruhe abwickeln zu können?

A: Wie bereits erwähnt, haben wir 2 Online-Zahlungsmethoden:

Kredit-/Debitkarte

Lastschriftverfahren (SEPA)

Um eine dieser beiden Methoden einzurichten, gehe bitte zu Einstellungen > Abrechnung > Ihr Abonnement und ganz unten auf der Seite siehst du en Abschnitt Zahlungsmethode. Klicke bitte auf (+) Zahlungsmethode hinzufügen, um das Fenster aufzurufen, das du durch den Prozess der Eingabe einer der verfügbaren Online-Zahlungsmethoden führt:

F: Meine Rechnungen werden nicht beglichen, obwohl ich eine Zahlungsmethode angegeben habe. Was soll ich tun?

A: Wenn du eine Zahlungsmethode für dein Konto eingegeben hast, die Rechnungen aber nicht als bezahlt markiert werden, überprüfe bitte mit deiner Buchhaltungsabteilung, ob die Zahlungsmethode genügend Guthaben hat, um die Rechnungen zu begleichen. Wenn dies das Problem nicht löst, sende uns bitte eine E-Mail an [email protected].

F: Ich verstehe die anteiligen Gebühren nicht. Warum wird mir mehr berechnet?

A: Wenn du anteilige Gebühren siehst, kann das daran liegen, dass du neue Mitarbeiter in deinem Unternehmen eingestellt hast. Du hast zum Beispiel einen Vertrag für ein Jahr im Voraus für eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern abgeschlossen und bezahlt, oder es gelten die zuletzt abgerechneten Lizenzen. Aber zwischen zwei Abrechnungszeitpunkten hast du neue Mitarbeiter eingestellt. Diese anteiligen Gebühren sind die entsprechenden Kosten für jeden hinzugefügten Mitarbeiter und werden auf der folgenden Rechnung in Rechnung gestellt. Die anteiligen Kosten werden minutengenau berechnet, und zwar ab dem Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter sein Konto aktiviert. 

Unter jeder der anteiligen Kosten siehst du das Aktivierungs- und Deaktivierungsdatum des neuen Mitarbeiters.

Hier ist ein Beispiel für eine Rechnung mit anteiligen Kosten:

Im obigen Beispiel:

Es handelt sich um eine Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum am 1. Juli 2022.

Die erste und die zweite Rechnung beziehen sich auf Mitarbeiter, die zu diesem Zeitpunkt noch aktiv waren, da das Enddatum 01/07/2022 mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Daher wurde dem Unternehmen jeder Tag in Rechnung gestellt, an dem sie aktiv waren.

Die dritte Belastung in der Abbildung oben stammt von einem Mitarbeiter, der am 21.06.2022 aktiviert und am 22.06.2022 deaktiviert wurde. In diesem Fall wurde das Unternehmen nur für den Tag belastet, an dem der Mitarbeiter aktiv war.

In deinem Vertrag mit Kenjo wird die Mindestmenge festgelegt, zu der du dich verpflichtest. Die erste Rechnung wird immer mit dieser Mindestmenge ausgestellt.

Wenn du während eines Abrechnungszyklus Nutzer hinzufügst und die vertragliche Mindestmenge überschreitest, werden die Kosten für zusätzliche aktive Nutzer anteilig für die Zeit von der Aktivierung bis zum Ende dieses Abrechnungszyklus berechnet. Das System erfasst die zusätzlichen Nutzer automatisch, und diese Berechnung umfasst auch Zeiträume, die kürzer als ganze Tage sind. Aus Gründen der Transparenz werden alle Bewegungen auf der Rechnung mit den entsprechenden Daten angezeigt. Diese Kosten erscheinen auf der Rechnung für den folgenden Abrechnungszyklus als "anteilige Kosten", zusammen mit den Verlängerungsgebühren.

Im obigen Beispiel entspricht die erste Zeile "1" zusätzlichen Nutzer für den Zeitraum 19. Juni bis 01. Juli 2022. 

Verlängerungsgebühren: Ab dem zweiten Abrechnungszyklus wird für jeden neuen Abrechnungszyklus die Anzahl der aktiven Nutzer am Rechnungsdatum zur Ermittlung der Verlängerungsgebühren herangezogen. 

Von diesem Zeitpunkt an:

Wenn du die Anzahl der aktiven Nutzer erhöhst, gilt die gleiche anteilige Gebührenlogik. 

Wenn du die Anzahl der aktiven Nutzer verringerst, erhältst du anteilige Gutschriften, wobei diese auf den im Vertrag festgelegten Mindestbetrag begrenzt sind. 

Anteilige Gutschriften erzeugen Guthaben zu deinem Gunsten. Diese werden mit der Rechnung des nächsten Abrechnungszyklus verrechnet. Gutschriften, die auf eine Rechnung angewandt werden, sind im Abschnitt unter den Einzelposten aufgeführt und werden als "Anpassungen" bezeichnet. 

Gutschriften findest du auf Ihrer Kenjo-Rechnungsseite.

F: Was passiert, wenn ich unbezahlte Rechnungen habe?

A: Bleibt eine Rechnung nach Ablauf der Nachfrist unbezahlt, ist Kenjo berechtigt, den Zugang zu den Diensten zu sperren und den Vertrag fristlos zu kündigen. 

F: Ich möchte meinen Abrechnungsrhythmus ändern. An wen muss ich mich wenden?

A: Bitte wende dich an deinen Kundenbetreuer. Wenn dir noch kein Kundenbetreuer zugewiesen wurde, wende dich an den Support unter [email protected].

F: Wir haben ein anderes Zahlungsportal für unsere Anbieter, z. B. Kenjo. Können die Rechnungen auch dort hochgeladen werden?

A: Kenjo bietet dir einen Bereich, in dem du die Rechnungen einfach herunterladen und dort speichern kannst, wo es für dich am bequemsten ist (Einstellungen > Rechnungsstellung > Rechnungen). Kenjo ist nicht in der Lage, Rechnungen auf ein Drittanbieter-Tool hochzuladen. Denke daran, dass du die E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen gesendet werden, jederzeit ändern kannst. Gehen Sie zu Einstellungen > Abrechnung > Ihr Abonnement.

F: Wie ist die steuerliche Behandlung für mexikanische Kunden?

A: Kenjo ist ein reiner europäischer B2B-Digitaldienstleister mit einer cloudbasierten Lösung, die keine Server oder Software vor Ort in Mexiko benötigt. Das bedeutet, dass Kenjo in Mexiko weder der IVA-Zahlung noch der Quellensteuer unterliegt. Unsere Rechnungen, die von der deutschen Einheit ausgestellt werden, sind steuerlich konform und können von mexikanischen Kunden als solche akzeptiert werden.