Starten des Zeiterfassungsterminals

Geändert am Mon, 16 Jan 2023 um 10:15 AM

In diesem Artikel erfährst du, wie du das Zeiterfassungsterminal nutzen kannst, damit deine Mitarbeiter mit ihrem PIN-Code, QR-Code oder beidem ein- und auschecken können.


Nur HR Admin & Admin haben Zugriff auf die Konfiguration des Zeiterfassungsterminals.


Benutzerdefinierte Profile mit der Berechtigung "Terminal starten & PIN-Code verwalten" ermöglichen es ihnen, den Kiosk vom Gerät aus zu starten und PIN-Codes anzuzeigen/zu aktualisieren. Sie können jedoch nicht die Kioskfunktion aktivieren/aktivieren oder Sitzungen verwalten. Diese Berechtigung gilt nur für Administratoren oder HR-Administratoren.


Zu diesem Zeitpunkt solltest du das bereits getan haben:


✅  Das Zeiterfassungsterminal für dein Unternehmen wurde aktiviert 

✅ Die Standorte, an denen du das Zeiterfassungsterminal aktivieren möchtest, wurden unter Mein Unternehmen > Standorte hinzugefügt


INHALTSVERZEICHNIS




Schritt I: Wähle ein Gerät


Der erste Schritt besteht darin, das Gerät auszuwählen, das du als Zeiterfassungsterminal verwenden möchtest (Android - IOS - Windows). Wenn du einen Browser verwendest, empfehlen wir Google Chrome, Firefox oder Safari.


Hinweis: Für die QR-Check-In-Out-Methode benötigst du keinen Touchscreen. Für das PIN-Code-Verfahren müssen die Benutzer jedoch die gültige PIN über eine Touchscreen-Tastatur oder eine angeschlossene externe Tastatur eingeben.


Beispiele für Geräte, mit denen du das Zeiterfassungsterminal öffnen können solltest:


  • iPad
  • iPhone
  • Smartphone mit Android
  • Jegliches Tablet with Android
  • Smart TV von Chrome (Wenn du die PIN-Code-Verfolgungsmethode verwendest, musst du eine Tastatur hinzufügen)
  • PC oder Laptop (Windows, Linux, Mac), solange du den Webbrowser mit einer Tastatur für den PIN-Code verwendest.


Wir empfehlen dir jedoch, diese FAQ zu lesen, um eine genaue Liste der Geräte zu erhalten, die du verwenden solltest, und um zu erfahren, warum das so ist.



Schritt II: Platziere das Gerät


  • Wähle zunächst das Gerät aus, auf dem du das Zeiterfassungsterminal öffnen möchtest, dies kann sein:
    • Ein Smartphone 
    • Ein Tablet
    • Ein Desktop


  • Platziere das Gerät dort, wo deine Mitarbeiter ein- oder auschecken sollen


  • Es gibt zwei Möglichkeiten, das Zeiterfassungsterminal in diesem Gerät zu starten:
    • Via URL
    • Via QR-Code



  • Via URL
    • Kopiere die URL, indem du auf das Symbol "Kopieren" klickst
    • Öffne den Browser und füge die URL ein
    • Das Zeiterfassungsterminal wird geöffnet, so dass deine Mitarbeiter am Eingang deines Unternehmens einchecken können


  • Via QR-Code

Verwende den QR-Code, wenn du das Zeiterfassungsterminal mit einem anderen Gerät öffnen willst. Eine Kamera in dem anderen Gerät ist erforderlich.

  • Klicke auf 'QR-CODE ZUM STARTEN DES TERMINALS'
  • Du wirst einen QR-Code sehen
  • Scanne den QR-Code mit deinem Smartphone und öffne das Zeiterfassungsterminal automatisch



Schritt III: Aktiviere das Zeiterfassungsterminal

  • Sobald du den Link öffnest, erscheint der Startbildschirm des Zeiterfassungsterminal und fordert eine E-Mail zur Aktivierung an
  • Beachte, dass die Sprache auf diesem Bildschirm die Sprache deines Browsers ist. Du kannst jedoch auf die Sprache in der rechten oberen Ecke klicken, um sie zu ändern.



  • Füge deine E-Mail als Admin oder HR-Admin hinzu


Hinweis: Du kannst das Zeiterfassungsterminal nur mit der E-Mail eines Administrators oder HR-Administrators starten


  • Du wirst eine E-Mail mit einem 6-stelligen Aktivierungscode erhalten


Hinweis: Dieser Code ist nur 5 Minuten lang gültig. Andernfalls kannst du das Zeiterfassungsterminal nicht aktivieren und musst einen anderen Code eingeben.


  • Gib den Code ein und klicke auf SENDEN





Schritt IV: Wähle den Standort und die Zugriffsmethode für das Zeiterfassungsterminal


Da es ein Terminal pro Standort geben sollte, wähle den Standort aus, an dem du es konfigurieren möchtest und klicke auf Zeiterfassungsterminal aktivieren.


Zur Erinnerung! Der Standort, der als verfügbar angezeigt wird, ist derjenige, den du unter Einstellungen > Mein Unternehmen als deinen Standort hinzugefügt hast.


Nachdem du den Ort ausgewählt hast, fordert das System dich auf, die Check-in-Methode zu wählen. Standardmäßig werden die verfügbaren Methoden aktiviert.


Beachte, dass, sobald du als Benutzer erkannt wirst, die Sprache des Zeiterfassungsterminals diejenige ist, die du in deinem Kenjo-Konto konfiguriert hast (und nicht diejenige in deinem Browser). 


Hier findest du einen Überblick über diesen Prozess: 




Schritt V: Das Zeiterfassungsterminal zu einem Android- oder iPhone-Startbildschirm hinzufügen


Da das Zeiterfassungsterminal eine Seite ist, zu der du immer wieder zurückkehren wirst, kannst du einen direkten Link auf dem Bildschirm deines Geräts einrichten. Folge dazu den nächsten Schritten:


Android: 


Starte die App "Chrome". Öffne die Webseite, die du an deinen Startbildschirm anheften möchtest. Tippe auf das Menüsymbol (3 Punkte in der oberen rechten Ecke) und dann auf Zum Startbildschirm hinzufügen. Du kannst "Kenjo Zeiterfassungsterminal" als Namen für die Verknüpfung eingeben, und Chrome fügt sie dann zu deinem Startbildschirm hinzu.


Apple:


Bei Apple kannst du die Website als Symbol hinzufügen. Nachdem du die Website über Safari aufgerufen hast, tippe auf die Menüschaltfläche Teilen. Scrolle im Menü nach unten und wähle Zum Startbildschirm hinzufügen. Wenn du möchtest, kannst du den Titel der Website so bearbeiten, wie er auf deinem Bildschirm erscheinen wird. Wenn alles zu deiner Zufriedenheit ist, tippe auf Hinzufügen. Wenn du auf das Symbol klickst, wird die Seite in Safari geöffnet.



Bearbeiten oder Löschen einer offenen Sitzung


Sobald du das Zeiterfassungsterminal gestartet hast, wird die Sitzung in Anwesenheit > Einstellungen > Terminal & Sessions aufgelistet.


Du kannst eine geöffnete Sitzung bearbeiten oder löschen, indem du auf das "Bleistift"- bzw. "Mülleimer"-Symbol klickst. 



Eine offene Sitzung bearbeiten:


Klicke auf das Bleistiftsymbol um:

  • Die Willkommensnachricht zu ändern
  • Ein Foto zu ändern oder zu ersetzen 
  • Eine neue Verfolgungsmethode zu aktivieren oder deaktivieren



Eine offene Sitzung löschen:


Du kannst einzelne Sitzungen oder eine ganze Reihe von Sitzungen löschen, indem du auf Aktionen > Sessions > Session löschen oder auf das Mülltonnensymbol klickst.



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